Hur man läser och godkänner en banketthändelsesorder (BEO)

Platserna vill vara säkra på att stora händelser går av utan hitch eller om det finns en hitch vill de vara säkra på att det inte är deras fel. Med det i åtanke skapar de noggrant utformade banketthändelser (BEO) vilka händelsekoordinatorer måste signera. Även om det kan vara svårt att stämma om en BEO inte följs till brevet, är det i allt väsentligt ett lagligt avtal. Visst bör det läsas noggrant innan det undertecknas.

Vad är en banketthändelsesorder (BEO)?

Nästan alla större evenemang som planeras på ett hotell eller speciell evenemangsfacilitet kräver en Bankett Event Order eller BEO, som är ett kontrakt som beskriver alla detaljer i evenemanget. Om du är en evenemangsplanerare vill du bli bekant med BEO så att du kan se till att alla detaljer är korrekt täckta.

Avtalet beskrivs ofta på en blankett som beskriver val för mat och dryck, ljud / visuella, rumsinställningar, inklusive bordscentraler, personalbehov och alla andra saker som är relaterade till ditt evenemang. Ingår i BEO är en bruten lista över kostnader som du måste betala.

Avtalet innehåller sannolikt "block" av information enligt undernummer, såsom kontaktinformation, schema, mat och dryckesarrangemang, rumsuppställning, audiovisuella villkor, villkor och signaturblocket.

Läsning av arrangemanget för bankett händelse

Det är uppenbart att du måste läsa BOO och godkänna villkoren i avtalet, se till att du också läser böterstaget.

Se till att du är fullt informerad om vad du håller med om, inklusive alla kostnader.

Kontrollera att följande beskrivs i den allmänna delen av BEO:

Kontaktinformation på webbplatsen, inklusive ett mobilnummer
Användning av utrymmet för händelsens dag (dubbelkolla för att vara säker på att Områden som nämns är de utrymmen som du faktiskt turnerade)
Konfigurera, starta och avsluta tiderna för evenemanget
Det totala antalet gäster som förväntas

Mat och drycksarrangemang

En del av BEO kommer att ägnas till mat och dryck arrangemang. Du vill se till att följande detaljer beskrivs i det här avsnittet:

Hela menyn, inklusive alla kurser
Varje objekt i buffén och hur varje station ska ställas in och placeras i rummet
Hur platsen avser att tillgodose behoven hos gäster som har speciella kostbehov (som glutenfria eller vegetariska dieter).
Tiderna för service
Särskilda frågor om service, såsom vin och mousserande vatten på borden.
En uppdelning av alla matpriserna
Detaljerad lista över alkohol, märken av alkohol och öl som finns i baren

Rumsinställning

BEO bör specifikt beskriva hela rummet som ställts in. Detta inkluderar:

Placering av tabeller
Antal platser per bord
Placering av matstationer
Plats för underhållning (och detaljer om boende av underhållare om det är lämpligt, inklusive lagring av utrustning, tillgång till mat och dricka, byta utrymme etc.)
Plats för bar / s

Några BEO kan till och med inkludera ett diagram över rumsuppsättningen.

Audiovisuella och externa leverantörer

Audiovisuella arrangemang kommer ibland att visas på en BEO, men eftersom många arenor kontraherar a / v-tjänster till en tredje part kan det finnas ett separat avtal.

Om det ingår i BEO, se till att alla detaljer är färdiga innan du undertecknar kontraktet.

Villkor

Alla kontrakt, inklusive BEO, har de villkor du måste följa. Se till att du är medveten om alla användarvillkor innan du signerar dokumentet. Till exempel, vad är villkoren i avtalet vid en uppsägning? Hur kommer tvister att lösas om en gäst glider och faller till exempel?

Det är viktigt att ställa frågor från facilitetschefen och bekräfta detaljer med din klient innan du loggar in. När du har tecknat BEO är det ett bindande kontrakt.