Förstå projektens fem etapper

Medan vissa projektmetoder som agila metoder komprimerar eller upprepar följande steg i snabbare, iterativa cykler, är varje stegs arbete synligt och distinkt i varje projekt.

Formella projekt Följ en femstegsprocess som följer

1. Initiering: projektsamarbete, projektbefraktning och kick-off.
2. Planering: Slutförande av projektets omfattning, definiering av detaljerad arbetsuppdelning, bedömning av risker, identifiering av resursbehov, slutförande av schemat och förberedelse för det aktuella arbetet.

1. Exekvering: utför det verkliga arbetet som krävs enligt projektdefinitionen och omfattningen.
2. Monitor and Control: den faktiska hanteringen, rapporteringen och kontrollen av resurser och budgetar under genomförandefasen.
3. Projekt Stäng: Leverans av projektet, bedömning av lärdomar, uppskjutande av projektgruppen.

Traditionellt projektflöde

Oavsett projektets storlek är rörelsen genom stadierna densamma. Projektet initieras eller sparkas av med en stadga som identifierar projektledaren och beskriver projektets betydelse.

När projektet har initierats flyttas det till planeringsfasen. Här identifierar kärn- och arbetsgrupperna det arbete som krävs för att uppnå projektets omfattning och utveckla uppskattningar och bedömningar för tid, kostnader, resurser och risker.

Efter planeringsfasen börjar arbetet och uppträder i en definierad ordning som är nödvändig för att flytta från föregångare eller föregående verksamhet till efterföljande aktiviteter.

Projektberoende spelar en viktig roll i denna fas.

Under genomförandet fortsätter projektledaren och gruppmedlemmarna att rapportera om och styra det övergripande projektet, med tonvikt på kritiska banaktiviteter. Detta arbete fortsätter tills genomförandefasen är klar och projektet levereras till kunden.

Den slutliga fasen, nära projektet, innebär att inlämning av leveransen, bedömning av lärdomar och uppskjutande av projektgruppen, så att medlemmarna kan gå vidare till sitt nästa initiativ.

För rörliga eller iterativa utvecklingsprojekt planeras och planeras planering och utförande kort sagt eller sprints, med stadierna upprepade tills projektet är färdigt till kundens tillfredsställelse.

Detaljerad förklaring för varje steg

Initiering: En solid projektinitiering kommer inte bara att ställa upp ditt projekt för framgång, men det kommer också att lägga grunden för alla framtida stadier. Under initieringen får du projektgruppsmedlemmarna tilldelade, kortfattar dem om de övergripande projektmålen och frågar klienten eller projektägaren så många frågor som möjligt så att du kan planera projektet effektivt.Det är också en bra tid att bygga laget entusiasm om projektet och samla in alla sista minuten detaljer som kan påverka projektplanering. Ytterligare steg inkluderar:

• Stakeholderanalys
• Tilldelning av en verkställande sponsor
• Charterdokumentutveckling och kommunikation
• Formellt kick-off-möte

Planering : När du har initierat projektet och samlat in All relevant information, så börjar du planera ditt projekt. Planeringsstadiet beror på projektets storlek, hur mycket information du behöver organisera och hur stor ditt team är.

Slutresultatet av planeringen ska vara en tydlig projektplan eller schema, från vilken alla kommer att följa sina tilldelade uppgifter. Att använda ett projektplaneringsprogram som Microsoft Project eller Basecamp är mycket användbart när du planerar ett projekt. Om du inte har tillgång till något av dessa program, gör en allmän sökning online för kostnadsfri projektplaneringsprogram. Även om ett projektplaneringsprogram är användbart är det inte alltid nödvändigt. Att använda Excel och Word för att skapa din plan och kommunicera den till laget är lika effektiv. Specifika uppgifter i planeringsfasen inkluderar:

• Skapa en kommunikationsplan för de olika intressenterna
• Utveckla en detaljerad arbetsuppdelningsstruktur.
• Identifiera den kritiska sökvägen.
• Plottar resurser på projektplanen och förfinar sekvenseringen av arbetet baserat på projektberoende och resursbegränsningar.
• Utveckla ett detaljerat schema.
• Bedömning av risker och utveckling av en riskprioritering och avhjälpande plan.

Exekvering: Nu när du har en solid projektplan kan laget börja att utföra projektet mot sina tilldelade uppgifter. Det är scenen där alla verkligen börjar jobba. Du vill officiellt starta genomförandesteget med personliga möten för att säkerställa att alla har vad de behöver för att börja genomföra sin del av projektet. Att få laget påbörjat på rätt spår är en integrerad del av projektsuccessen, så att planen och kommunikationsplanen tydligt formuleras.

Övervaka och kontrollera: Medan projektet befinner sig i körningsfasen, börjar du övervaka och styra den för att säkerställa att den flyttas som planerat. Det finns olika sätt att övervaka och styra ett projekt. Casual incheckningar med lagledare, organiserade dagliga "stand-ups" eller fler formella veckovisa statusmöten är effektiva. Informationen som kommer ut ur dessa möten eller kommunikationskanaler kommer att informera återkopplingsslingan och i slutändan eventuella omplaneringar och anpassningar som är nödvändiga för projektet. Ytterligare viktiga aktiviteter i detta skede är:

• Håller fast vid din förberedda kommunikationsplan för att säkerställa intressentmedvetenhet om projektstatus.

• Övervakning av arbetsgrupper och arbetsaktiviteter på den kritiska vägen.

• Identifiera möjligheter att förbättra schemaläggning genom snabbspårning eller avslutning av aktiviteter parallellt eller vid behov, krasch av schemat genom att lägga till resurser.

• Övervakning av faktiska kontra planerade kostnader.

• I vissa fall övervakning, beräkning och rapportering av intjäningsvärde för projektplanen.

• Övervaka och mildra risker och förfina riskplanen efter behov.

Projekt Stäng: När alla detaljer och uppgifter i ditt projekt är färdiga och godkända av klienten eller projektägaren. Du kan slutligen stänga ditt projekt. Slutförandet av ett projekt är lika viktigt som initiering, planering och genomförande. Du vill dokumentera all information från projektet och organisera det snyggt så att du kan gå tillbaka till det om det behövs. Det är också en bra tid att hålla en post mortem på projektet så att alla lagmedlemmar kan reflektera över vad som gick rätt eller fel under projektet. Det ska också dokumenteras så resultatet kan delas med andra projektmedlemmar och arkiveras i en projekthistorikmapp. Slutligen är det viktigt att formellt avbryta projektgruppen, tillhandahålla feedback och prestationsutvärderingar enligt ditt företags policy.

-

Uppdaterad av Art Petty