Tips för att spice up ditt företags möte

Är du planerare för det månatliga eller periodiska bolags- eller avdelningsmötet? De kan vara dödligt tråkiga om du inte är försiktig. Du vet borren. En massa talande huvuden stämmer upp för att ge människor företagsinformation.

Människor är intresserade, men de mest effektiva mötena uppmärksammar dem med tankeväckande frågor och svar, audiovisuella bilder och deltagande. Dessa tips ger dig framgång.

• Starta dina möten, presentationer och träningssessioner med en isbrytare eller uppvärmningsaktivitet. I ett stort möte eller ett kort möte kan isbrytaren vara en enda fråga som får folk att tänka och prata med sin granne. Till exempel, fråga en fråga som får människor att höjas. Isbrytarens längd beror på längden på ditt möte, så planera klokt.

• Diversifiera dina presentationsmetoder. Om varje talare talar till publiken, i föreläsningsformat, nickar även intresserade huvuden snart. Be folk att prata i små grupper.
  Använd audiovisuella material, till exempel videor, diabilder och PowerPoint-presentationer och bilder. Om du pratar om en ny målningsprocess, visa dina anställda före och efter målade delar. Passera positiva kundundersökningar och kommentarkort.
• Bjud in gästtalare för deltagarnas deltagande och spänning. Dina kunder har mycket att säga till din personal om deras behov och kvalitetskrav. En kundorganisation som samarbetar med ideella, välgörenhetsorganisationer har gästspelare från organisationer som får sina donationer. Högtalare från organisationer som dina anställda stöder ekonomiskt är dynamit.
• Uppmuntra frågor för att få en dialog att gå. Be folk att skriva ner sina frågor före mötet och under mötet. Tillåt tid för frågor som riktas till varje talare när du går.
  Om du inte kan svara frågan omedelbart och korrekt, berätta för folket att du kommer tillbaka med dem när du har rätt svar. Om frågor överstiger tid, planera ett möte om ämnet.

• En ofta förbisedd, men avgörande, framgångsrik mötetaktik är att be varje talare att upprepa högt varje fråga han eller hon är frågad. Den som frågar frågan vet då talaren förstod frågan. Andra som deltar i mötet kan också höra och känna frågan, inte bara övertyga frågan - kanske felaktigt - från talarens svar.
• Ange mål för ditt periodiska möte. Du kan inte presentera alla aspekter av företagets verksamhet på ett timmes möte. Så bestäm de viktiga, aktuella frågorna och spendera mötet på dem. Tänk också på majoriteten av deltagarnas intressen.
  Kom ihåg att du har andra metoder för att kommunicera företagsinformation som inkluderar sådana program som Yammer, Google Hangouts, GoToMeeting, Skype for Business, Flowdock, Email och IM. Kommunikationen av strategisk företagsinformation behöver inte ske vid ett möte.
• Formulera dagordningen noggrant. Identifiera behov och intressen hos majoriteten av deltagarna. Börja med de goda nyheterna som gör att deltagarna mår bra.
  Variera högtalarnas order på agendan varje månad. Du vill inte ha folk uttråkad av sammandrag. Distribuera nödvändiga objekt över dagordningen så att folk inte stämmer överens i slutet av mötet, eller tror att de sista objekten är mindre viktiga.
• En artikel i Wall Street Journal, för flera år sedan, uppgav att USA: s chefer skulle spara 80% av tiden som de slösar i möten om de gjorde två saker korrekt. Den första var alltid att ha en agenda. Den andra var att starta i tid och sluta i tid . Jag lägger till att du måste tillåta varje talare hur mycket tid som krävs för att täcka deras ämne. Håll dem till sin tidsgräns - snyggt.
• Organisera den fysiska miljön så att människor är uppmärksamma på mötesinnehållet. Ingen borde sitta bakom eller till sidan av dina högtalare. Se till att det finns plats för alla deltagare, och om du behöver anteckningar krävs en yta för att skriva på. Se till att visuella är synliga och att folk kan höra. Du kan behöva använda en mikrofon. Du kan passera rekvisita eller prover runt rummet för visning.
• Underskatt aldrig matens kraft vid ett möte. Mat relaxar atmosfären, hjälper människor att trivas, hjälper människor att uppnå positiva energinivåer och bygger kamratskapet i laget. Se till att du möter de olika behoven hos din grupp med maten du serverar. Till exempel, erbjuda frukt och yoghurt förutom munkar. Erbjuder vegetariska och kosher-korv med de vanliga frankerna.

Vad du behöver för ett lyckat möte:

• Högtalarstativ eller bord
• Mikrofon
• Agenda
• Visuella hjälpmedel

Mer relaterat till möten

• Hur man utvecklar en effektiv mötesagenda > Mötesledare: Roller och ansvar
• Vad är mötesminuter och vem registrerar dem?
• Vad är syftet med ett lag?