Tips för att hantera händelseplaneringsinformation Flow

Att hålla flera grupper på samma sida är en av de största utmaningarna som händelseplanerare möter dagligen. Medan alla som är involverade i en händelse vill att det ska bli en succé, utan en definierad väg för kommunikation, kommer det alltid att finnas en chans att detaljer kommer att falla genom sprickorna. Förhindrande av övervakning kan undvikas genom att man etablerar ett informationsflöde från början. Följ anvisningarna nedan för att hålla alla sidor i samma riktning.

Var chef

De flesta händelserna är en gemensam insats mellan flera olika avdelningar, men i slutet av dagen måste det finnas en ledare att övervaka hela produktionen. Varje person på laget ska fokusera på sin specialitet och förstå vikten av sina gränser. Identifiera dig själv som ledare från början av projektet. Förklara för dina medarbetare vikten av informationsflödet och illustrera vad som händer när protokoll ignoreras. Eftersom ingen vill vara ansvarig för att skapa ett problem, förklara reglerna för den interna dialogen på dag ett.

Ordna kommittéer

Målet är att para arbetstagare vars ansvar kommer att skärpa på något sätt. Marknadsavdelningen bör till exempel vara i samma kommitté som det audiovisuella teamet för att säkerställa att alla grafik och logotyper visas korrekt. Att skapa lag som naturligtvis behöver arbeta tillsammans kommer att eliminera många av de redundanta e-postmeddelanden som tenderar att gå vilse i shuffle.

Välj en kontakt från varje utskott för att rapportera till dig med den senaste utvecklingen.

Deadlines

Tidsåtgångar i förväg kommer att minska stressnivåerna för alla inblandade. Du kan förstärka värdet av dina deadlines genom att skapa ett flödesschema som illustrerar hur varje utskotts arbete kommer att användas för att samla allt.

Anställda svarar vanligtvis bättre när de vet att en annan avdelning väntar på deras svar. Att dela med sig av informationen håller processen transparent och betonar ansvaret utan att använda negativ åtgärd.

Håll chefer informerade

Ett av de största misstag du kan göra är att arbeta bakom kulisserna tills du är redo att presentera idéer till dina verkställande ledare. Sällan, om någonsin, kommer du att gå in på deras kontor och lämna utan att behöva ändra någon aspekt av din händelse. Spara dig själv denna frustration genom att proaktivt träffa dem med jämna mellanrum under planeringsprocessen. Det är mycket lättare att göra ändringar mitt i ditt projekt i motsats till att cirkla tillbaka i slutet.

Kontakta dina leverantörer

Ett annat till synes oskyldigt misstag som kan uppstå är sekundär kommunikation med leverantörer.Det händer när en medarbetare tar initiativ till att kontakta en leverantör direkt för att dela planeringsdetaljer som du inte känner till. Resultatet av dessa sidokonversationer kan få stor inverkan på hur händelsen kommer samman. Det enda sättet att förhindra detta är att begränsa din leverantör från att ta order från andra anställda. Du kanske tror att det låter hårdt först, men du sover mycket lättare och vet allt informationsflödet genom dig.

Proaktiva uppdateringar

Att vara ledare för en händelse kräver att du delar så mycket information som du får. Håll ett masterplaneringsdokument som beskriver detaljerna i evenemanget och skicka veckopdateringar till alla kommittémedlemmar. Håll din kommunikation kort och till den punkten. Du vill att alla ska läsa anteckningarna i dina veckovisa e-postuppdateringar, men om du löser oupphörligt så kommer du snabbt att förlora sin uppmärksamhet.

Hantering av informationsflödet för dina händelser kräver samma procedurer som interdepartmental kommunikation. Håll alla medvetna om sitt ansvar och dela viktiga uppdateringar med alla berörda parter. Den kritiska skillnaden är att du är VD för projektet. Din roll är att hantera alla detaljer som kommer in och översätta dem till en gemensam vision som uppfyller behoven hos varje avdelning.

Grunden för framgång är att all information strömmar i samma riktning.