Tips för att anställa den bästa evenemangsplaneraren eller producenten

Att anställa en extern händelsesplanerare eller producent behöver inte vara en skrämmande uppgift, men du bör se till att du spenderar tid på att sourcing de bästa evenemangsplanerna och skärpa dem noggrant innan du begår en till ditt företag händelse.

Det finns ett antal variabler att överväga när du väljer ditt val, inklusive målet för din händelse, budgeten du jobbar med, din anledning att anställa externt och de lediga kandidaterna till jobbet, och lyckligtvis finns det en Ett antal stora resurser företag kan använda för att välja den bästa evenemangsplaneraren eller producenten för att hjälpa till med att skapa sin företagsevenemang.

Använd följande guide för att hjälpa dig att avgöra om du behöver en evenemangsplanerare för nästa företagshändelse, och om du gör det, väljer du den bästa kandidaten för jobbet.

Fastställ ditt evenemangsmål och behov för evenemangsplanerare

De flesta tycker att att anställa en extern händelsesplanerare eller caterer börjar genom att bestämma händelsens budget, men sanningen är att det är viktigare att börja med att definiera varför du vill hålla en händelse i första hand. Innan du når ut till en extern eller intern resurs som hjälper dig att planera den händelsen, vill du vara i stånd att dela viktiga mål för evenemanget. Besvara dina egna relevanta frågor om vem, vad, var, när, varför och hur-det kommer att finnas gott om tid att göra justeringar senare.

När du har definierat dina mål börjar några klara idéer dyka upp om vilket tema och meddelande du vill förmedla vid ditt evenemang, men viktigast av allt vill du bestämma vilka aktiviteter och tjänster du behöver den externa resursen att hantera på dina vägnar.

Du vill bestämma vilken budget du har för en planerare och om de ska hjälpa till att välja platsen, bygga menyerna och göra rekommendationer om mat och dryck, källhögtalare och underhållning, vara på plats för dagen produktionsbehov och / eller bidra till att skapa viktiga kommunikationsdokument som inbjudningar och gästlista.

Om du planerar din händelse ensam och fortfarande har något av dessa behov oförmögna, är chansen att du vill hyra en evenemangsplanerare för att hantera dessa uppgifter och ansvarsområden.

Använd lokala källor för att hitta en kvalificerad evenemangsplanerare

Ofta tycker folk att det är det bästa sättet att anställa en evenemangsplanerare för deras årsdagsfesten, frukostmöte, helgdagsresa eller en annan typ av händelse, och även om det verkligen hjälper, är det förmodligen inte det mest effektiva tillvägagångssättet.

Om du försöker hitta den bästa evenemangsplaneraren för din affär är det bäst att utforska någon som är erfaren och har ett starkt rykte inom community of eventplanerare.Muntliga ord ger möjlighet till enkel försäljning för en planerare som vill hitta nya kunder, men peer-rykte är mycket effektivt.

Oavsett om det är en social händelse eller ett företagsmöte, är reglerna för att hyra en evenemangsplanerare eller caterer förblir densamma: du vill anställa någon som har expertis för att skapa din typ av händelse.

Tänk på kapitel av professionella medlemskapsgrupper eller kolla med det nationella eller lokala kapitlet för mötespersonalinternational, International Special Events Society, National Association of Catering Executives eller Association of Wedding Professionals. Det är också relevant att ta reda på vem som publicerar artiklar i sin bransch.

Om du vill veta vem som är rykte för att leverera tjänster eller expertis på en viss marknad, kolla med den lokala konferensen och besökarbyrån så många evenemangsplanerare är aktiva medlemmar, och de upprätthåller också relationer med lokala handelskamrar. Ett annat sätt att källa experter är att nå ut till hotellkonventionens försäljningsavdelning-de delar med dig som de litar på.

Intervjuer och diskutera evenemangsbehov med sökande

De flesta evenemangsplanerare kommer att vara angelägna att höra om din specifika händelse, men ge dem korta uppgifter först och fokusera lite mer på sin expertis i den första intervjun intervjun, Under vilken tid ska du minska antalet kandidater till de tre starkaste sökande.

Du bör då be varje händelseplanerare eller deras firma att dela med sig av information om deras verksamhet, erfarenhet av tidigare händelser och hur de planerar för händelser, noggrant uppmärksamma hur sökandens svar och eventuella uppföljningsfrågor han eller hon kanske har för ditt företag, evenemanget eller dess mål.

Bra planerare kommer att gå igenom en diskussion för att lära dig om ditt evenemangs övergripande mål, tidslinje, budget, gästräkning och personliga preferenser. Bra planerare ställer frågor till din organisation och lär dig om dina mål och ditt speciella evenemang. Leta efter dessa tecken när du intervjuar för att hitta kandidater som sticker ut över resten.

Även om det inte alltid är möjligt att träffa någon personligen under den första omgången av intervjuer, särskilt om ditt program är ute av stan, kan det vara ett viktigt steg för att välja rätt planerare eller producent för ditt evenemang och företag.

Möten mot ansikte ger insikt utöver en planerares sakkunskap eller erfarenhet i sin rapport med laget i ditt företag som kommer att hjälpa till med att skapa denna händelse - du vill välja en kandidat som inte bara har en bra rekord för att producera kvalitetshändelser, men också en som träffar ditt lag.

Begränsa ner alternativ och göra ett urval

Det är inte tillräckligt att du går på din gutinstinkt, råd från dina vänner eller ens kollegor och medarbetare, eller det personliga mötet ensam - detta är ditt evenemang och < ditt namn och ditt rykte kommer att vara associerat med det - du måste också kolla dina kandidaters referenser.Var noga med att be om namn på klienter som kandidaterna tidigare har arbetat med, men gräva också in i varje planners historia för att hitta händelser som han eller hon kanske inte har nämnt. Du kan få reda på att han eller hon knäckte några händelser med en viss kund som inte gjorde det gör inte hans eller hennes CV. När du har verifierat att en kandidat följer dig med ditt företag, visar kompetens inom området och har en ganska bra förståelse för det evenemang du vill producera med honom eller henne, är det dags att begränsa ditt val till en och lyssna på hans eller hennes idéer om evenemanget. Baserat på dina mål och idéer kommer en bra evenemangsplanerare att presentera en plan som hjälper dig att uppnå ditt tema - om det är en privat kväll och middag för en intim grupp människor ska planeraren komma till dig med idéer som innehåller många av detaljerna för ditt program.

Vid den här händelsen bör evenemangsplaneraren presentera dig med idéer som får dig att känna att de har tagit din budget och fördubblat sitt värde. Detta borde vara uppenbart i det sätt som de tonar sin vision för din händelse.

Jämför din budget till evenemangsplaneraren

Baserat på dina evenemangsmål är det möjligt att skapa en allmän uppfattning om hur mycket det kostar för olika delar av ditt program, vilket kommer att variera beroende på vilken typ av händelse du är värd och vad den innehåller. Många som anordnar en händelse för första gången faller ofta i fällan av att vilja planera en champagnehändelse på en ölbudget, varför många kommer att vända sig till sin evenemangsplanerare för hjälp.

En ideell kandidat kommer att ta vilken budget du presenterar dem och förvandla den till något magiskt, men de här idéerna kommer till ett pris och det är viktigt att du frågar planeraren att avslöja alla hans eller hennes kostnader och potentiella källor till hur Dessa avgifter kommer att täckas och införlivas i den övergripande budgeten. Eventplanneravgifterna varierar från planerare till planerare eller evenemangsföretag till evenemangsföretag.

Beroende på händelsens art kommer du att bli ombedd att lämna in insättningar, pappersarbete och kontrakt till evenemangsplaneraren och evenemangsplatserna och tjänsterna de erbjuder. Det här är ett helt acceptabelt sätt att hantera affärer, men det bästa rådet är att söka professionellt råd och aldrig teckna ett kontrakt som inte har granskats av din egen juridisk rådgivare, särskilt när det gäller privatpersoner som kanske inte har samma resurser hos ett stort företag.

Stanna med din planerare och var beredd att branda och rehire.

De flesta dåliga historier som händer i samband med händelseplanering är vanligtvis ett resultat av brist på efterföljande. Händelseplanering kräver en effektiv samordning av logistik och uppskjutande av dessa till en tredje parts person kan komma tillbaka om händelseplaneraren du anställt inte är fullt ansvarig för företagets mål och mål för evenemanget.

Därför bör du som anställningsledare arbeta nära med planeraren eller producenten för att försäkra dig om att varje del av produktionen släcks utan hitch - från att du är säker på att arenor och leverantörer är redo för evenemanget för att säkerställa betalningar har varit gjord till varje leverantör före och efter.Detta betyder inte att de flesta evenemangsplanerare inte levererar sina utlovade tjänster, det betyder helt enkelt att du ska se till att logistiken har bekräftats.

Om allt går som planerat kommer du att ha en framgångsrik händelse och en utmärkt eventplaneringsresurs för framtiden, men om planeringsprocessen inte löper smidigt för de tjänster som avtalats skriftligen är det viktigt att granska om Projektet passar bra med planeraren.

Även om det är rimligt att vara tålmodig och arbeta via logistik och eventuella missförstånd på vägen, om du inte tar emot de tjänster du vill ha bör du vara redo att ta några seriösa diskussioner. Om du måste, var redo att avfyra en dålig planerare och ha alltid ett backupalternativ.