Utarbeta en konferensplaneringsguide

Att planera en konferens kräver en färdighetsuppsättning som inkluderar otroliga organisatoriska färdigheter, förmågan att multitaska, energi, kreativitet, affärsförmåga, interpersonella färdigheter och detaljerad uppmärksamhet. Det kräver också en omfattande konferensplaneringsguide som inte bara kommer att hålla dig på schema, men kommer att ge den välbehövliga säkerheten att du inte har glömt något på vägen.

Konferensplanering skiljer sig från andra typer av evenemangsplanering och innehåller ytterligare steg.

Konferenser tenderar att vara storskaliga händelser som vanligtvis tar ett år eller mer att planera. Din att göra-lista kan omfatta att välja en plats, boka hotellrum, skapa online registrering, säkra högtalare, ordna gästrumsvakter, värd en utställningshall, planera möten, hantera mat och dryck med mera. Att förbereda en välorganiserad konferensplaneringsguide som kartlägger stegen är ett måste för alla framgångsrika konferensplanerare.

Följande steg hjälper dig att förbereda en konferensplaneringsguide som ska fungera som en ritning för planering av en konferens. Anpassa och ändra guiden baserat på det evenemang du planerar och håll det nära till hands. När du förberett och används ordentligt blir det snart ditt mest värdefulla konferensplaneringsverktyg.

Börja med grunderna

Den första delen av din konferensplaneringsguide ska innehålla grunderna om konferensen:

• Händelsedatum och tid
• Händelseplacering (om känt)
• Händelseformål

Inkludera andra kända element, till exempel alternativa datum eller antal deltagare.

Vad är planen?

Innan du planerar olika delar av en konferens måste du ta reda på vad de olika elementen är och där de passar in i det övergripande arrangemanget för din händelse.

Ta ut penn och vadderar eller lägg dig ner framför datorn och börja skriva ner allt som kommer att tänka på. Oroa dig inte för att lista saker i betydelse eller i någon form av kronologisk sekvens. Det kommer senare. Just nu kommer du i huvudsak att skapa en mycket lång men ändå enkel version av din till-lista, som kommer att brytas in i olika fristående komponenter som ska hanteras individuellt under planeringsprocessen.

Det här avsnittet kan innehålla något av följande:

• Val av lokaler
• Hotellval
• Mötesrum
• Gästrumssalar
• Konferensutställningshall och bås
• Öppningsceremoni
• Högtalare / utställningsregistrering
• Registrering av deltagare
• Researrangemang
• Deltagande märken
• Program för evenemang
• Mat och dryck
• Audiovisuella
• Personal på plats

Ta lite extra tid i sammanställa den här listan så att du inte förbiser något och fortsätter och lägger till något som kommer upp senare.Bli inte överväldigad av de många ansvarsområden som anges Syftet är att tänka på allt nu så att du kan planera och hantera varje objekt effektivt.

Välj en plats

När du har bestämt när konferensen ska hållas och ha en förståelse för händelsens övergripande omfattning, är nästa steg att välja en plats.

Beroende på konferensens storlek kan du välja en plats för alla dina konferensbehov, från utställningshall till mötesrum, bankettsal och hotellrum. Om konferensen är för stor för att kunna hysas på en plats, leta efter en plats som ligger i närheten av externa hotell eller cateringplatser, så att konferensdeltagare inte behöver resa för långt till buss från en konferenshändelse till en annan.

Tänk på deltagarregistrering

Hur registrerar deltagare för denna konferens? Hur kommer de att få registreringsbekräftelse? Hur kommer namnetiketter att genereras och distribueras på konferensen? Din konferensplaneringsguide innehåller svar på alla dessa frågor och bör uppdateras när konferensregistrering pågår.

Om en händelse förväntas dra stora folkmassor, är ett online-konferensregistreringssystem vägen att gå.

Systemet kan hantera betalningar, spåra registreringar och organisera annan relevant information och hjälpa till med att generera rapporter.

Utställare och konferensutställningshallar

Utställningsområden är en vanlig funktion vid konferenser, vilket ger sponsorer och leverantörer möjlighet att hyra utrymme för att marknadsföra sina produkter och tjänster. Detta är också ett tillfälle för konferensvärden att ta in intäkter om utställningsfunktionen effektivt främjas och väl mottas. Beroende på storleken på din konferens kommer hanteringen av utställare och utställningshall att kräva ytterligare tid och resurser, så planera i enlighet med detta.

Som påpekats ovan är registreringskoder för online-konferenser det bästa sättet att spåra registreringar, så om du förväntar dig ett stort antal utställare, överväga att integrera utställarregistrering i ditt deltagarregistreringssystem. Utställare kommer också att behöva följande:

• Utställningsemblem
• Karta över konferensutställningshall med listannonser uppräknade
• Handböcker för utställningsbods uppställning och rivning
• Utställningsbåskontrakt
• Lista över på plats Leverantörer som kan hjälpa till med uthyrning av hyror och tjänster.

Som konferensplanerare kommer du att ansvara för att anställa säkerhet för att säkerställa säkerheten för material som finns i utställningshallen.

Planera konferensinformationen

Med några av de större ansvarsområdena som till exempel konferenslokalval och deltagarregistrering kan du skifta fokus för att planera konferensens uppgifter. Såsom är fallet med planering av en händelse av någon art, är organisationen avgörande som är uppmärksamhet på detaljer.

Nu är det dags att dra ut den långa tvättlistan över saker som du sammanställde i början av konferensplaneringsprocessen.Titta igenom listan och gör ändringar eller tillägg som behövs för att spegla de senaste uppgifterna och ansvarsområdena. Nästa sätt dessa artiklar i kronologisk ordning, med början som kan eller måste fyllas i långt i förväg. Till exempel:

• Bokblock av hotellrum
• Reservera utställningsutrymme
• Forskning på nätverkskonferensregistreringssystem
• Plankonferensplaneringsplan

Börja i början och gå därifrån. För varje detalj som måste vara en tendens att inkludera en uppföljning för att vara säker på att kontrakten är undertecknade och mottagna. När konferensdatumet närmar sig kommer dina åtgärdsposter att omfatta kortvariga uppgifter som:

• Välj färgschema och inredning
• Gör blommarrangemang
• Välj meny
• Ordna för flygplatstransport för högtalare eller VIPs > Tänk på din konferensplaneringsguide som din handbok för allt som ingår i planeringen av en konferens, oavsett hur liten det är. Den här guiden blir snabbt ett ovärderligt verktyg som inte bara håller dig organiserad och planerad men kommer att lugna nerverna när det stora datumet närmar sig och du ifrågasätter om du har glömt något.