Att organisera en konferens från grunden kräver en enorm mängd förethought och datainsamling. Hela processen kan ta några år beroende på gruppens storlek, men det är tänkbart att starta en lyckad konferens om ett år om du kan fatta snabba beslut.
Verkligheten med att planera en konferens är att du, utan någon erfarenhet, kan förlora mycket tid överväga varje liten detalj medan du tittar på mer viktiga frågor.
För att göra processen enklare för första timers har vi skisserat de viktigaste stegen och ger dig länkar till våra mer detaljerade genomgångar på varje ämne. Resultatet här är en konferensplaneringsguide som hjälper dig att börja med en solid mall på plats.
Steg 1: Skapa en vision av din konferens
Varje händelse börjar med en vision, men du måste omvandla din vision till ord och siffror för att mäta kostnader och fatta välgrundade planeringsbeslut. Först måste du börja med grunderna som vem, vad, när, var och varför.
Läs mer: Händelseplanering 101: Utarbeta viktiga detaljer
Steg 2: Skapa en affärsplan
Om din konferens finansieras med ett bidrag eller en organisation måste du kartlägga var dina pengar är kommer från och vad det används för. Den första delen av denna ekvation, intäkterna, bör beräknas tidigt i planeringsprocessen.
För att få ett pris på en konferens måste du ha en uppfattning om vad du planerar att erbjuda deltagare. Din resplan och högtalarserie kommer att vara försäljningsfaktorn för potentiella registranter.
Steg 3: Jämförelse av mötesplatser och tjänster
När du har en mer specifik uppfattning om när din konferens ska äga rum och hur många personer du vill delta, kan du sedan börja handla till en lämplig plats.
Tänk på att din platsval också bestämmer dina catering- och ljud / visuella kostnader. Detta beror på att de flesta konferenscenter och evenemangshotell kräver att du använder sina egna tjänster för eventuella händelser på plats.
De flesta konferenser kommer att behöva tillhandahålla någon form av övernattningsboende för gäster som reser utanför regionen. Denna nödvändighet skapar en annan uppsättning överväganden som faktor till ditt mötesbeslut.
Läs mer:
- Hur man utvärderar varje plats
- 10 tips för att anställa en caterer
Steg 4: Rekrytering och hantering av registranter
Även de mest populära konferenserna måste effektivt marknadsföra sin händelse för att fylla varje plats i huset. Närvaro är den viktigaste faktorn för framgången för ditt evenemang. Goda deltagande nummer ger intäkter och sponsringsmöjligheter. Och ju fler personer du har registrerat kommer att skapa mer efterfrågan på reklam och deltagande öppningar.Lång historia kort, om du kan rita en folkmassa så kommer allt annat att falla på plats mycket lättare.
Hantering av registrering blir svårare eftersom ditt evenemang växer i storlek. Här kan ett online-registreringssystem hjälpa dig att spåra nummer, bearbeta betalningar och organisera data.
Läs mer:
- Lösningar för onlinehändelseloggning
- 6 billiga sätt att marknadsföra din konferens online
Steg 5: Planera detaljer på platsen
Slutligen efter att ha organiserat och genomfört affärsdelarna av konferensen kan du börja tänka på detaljerna på platsen. Detta inkluderar hur deltagare ska navigera i konferensen, den allmänna utformningen av varje rum och fördelningen av mat och dryck. Det här är en del av planeringen av en konferens som de flesta människor associerar med evenemangsplanering. Det bästa sättet att samordna alla detaljer är att gå igenom din resväg som dina gäster skulle. Bild hur de kommer att tänka och agera vid varje punkt på dagen för att lösa problem innan de uppstår.
Läs mer:
- Populära mötesrumsplaner
- Idéer för en effektiv registreringstabell
- Signeringsstrategier för att hantera konferensflödet
Steg 6: Utställningshanteringstips
Konferenser har typiskt ett utställningsområde eller konventionsgolv där sponsorer och leverantörer hyr utrymme för att marknadsföra sina produkter.
Detta kan vara en mycket lukrativ möjlighet för din konferens om du organiserar allt bra. Tänk på att ett utställningsområde kräver ett betydande åtagande av både tid och resurser, så se till att du är beredd att hantera flera leverantörers behov innan du begår dig till detta format.
Läs mer:
- Intäkter och kostnader i Trade Show Business Model
En steg för steg för att uppnå LEED-certifiering
Behöver ett steg för steg- steg för LEED-certifiering? Denna artikel gör den komplicerade processen enkel.
Steg för steg-guide för att anställa frilansskribenter
I dessa steg beskrivs hur man anställer rätt professionell frilans författare första gången så att du kan undvika en lång, utdragen process full av huvudvärk.
Steg för steg guide för att skapa en personlig budget
Men att göra en budget kanske inte är mest spännande aktivitet är det viktigt att hålla din ekonomi i ordning.