Ska ditt litet företag gå papperslöst?

Fler och fler småföretag går papperslösa. Ny och förändrad teknik har gett oss de verktyg vi behöver för att överföra de överflödande filskåp i ett organiserat digitalt format. Men det betyder inte att papperslös är lätt att göra, eller att det är rätt beslut för alla småföretag.

Här är en blick på fördelarna och nackdelarna med ett papperslöst kontor för att hjälpa dig att bestämma om det går papperslöst är ett smart beslut för ditt lilla företag.

Proffs av en papperslös kontor

1. Miljövänlig - Enligt The Daily Green står papper för 25% av deponiavfallet, och om USA sänker kontorspapperets användning med bara 10% skulle det förhindra utsläpp av 1 6 miljoner ton växthusgaser. Och det är bara för papper, utan att ta hänsyn till produktion och bortskaffande av bläckpatroner och den energi som används av skrivare. Att gå papperslös är ett miljömedvetet beslut.

2. Kostnadseffektiv - Precis som det finns fördelar med ett papperslöst kontor för miljön, finns det också fördelar för småföretagets budget. Tänk på hur mycket du spenderar varje månad på papper, bläck, porto och andra förnödenheter som stöder ett pappers-tungt kontor. Tänk sedan på det utrymme som krävs för att lagra alla dina fysiska förnödenheter och faktiska dokument. Det kan vara ganska dyrt. Med tiden kan papperslös leda till stora besparingar för ditt lilla företag.

3. Enkel åtkomst - Att vara papperslös betyder att alla dina viktiga dokument är digitaliserade. Du kan säkerhetskopiera dem till molnet eller få tillgång till dem via ett fjärrskrivbordsprogram, vilket ger dig möjligheten att arbeta från ett mobilkontor, eller någonstans för den delen och vara produktiv.

4. Fil Organisation - Om du någonsin har slösat bort tiden genom att skifta genom ett oorganiserat arkivskåp eller pappersbunkar för att hitta det du letar efter, vet du hur besvärliga pappersdokument kan hantera.

När du skapar ett papperslöst kontor skapar du ett digitalt filsystem som är lättare att organisera, söka och justera över tiden. Detta gör det som en gång var en smärtsam process att hitta ett dokument så enkelt som att göra en sökning.

Nackdelarna med en papperslös kontor

1. Systemfel - Digital kan vara snabb åtkomst, men det betyder också snabb förlust. Tänk på vad som skulle hända med alla dina företagsdokument som sparas lokalt på din dator om ditt system kraschar. Du kan förlora allt. Det är viktigt för alla småföretag, och särskilt de som är papperslösa, att ha ett system för säkerhetskopiering och skydd av data på plats.

2. Säkerhet - Digitala filer kan inte skyddas av ett lås på ett filskåp eller på kontorsdörren, så säkerheten för dokument och känslig information är ett allvarligt problem för papperslösa kontor.Lösningar inkluderar kryptering, lokala servrar och begränsad åtkomst, alla som har sina egna kostnader och fördelar. Dessutom är det viktigt att överväga naturen hos vissa företag och känsligheten av material som hanteras dagligen (tänk på din revisor) helt enkelt inte låna sig att gå papperslös.

3. Revamp Processes - En del av övergången till ett papperslös kontor innebär att du granskar alla dina nuvarande operativa processer och hittar adekvata alternativ.

Du kan till exempel behöva börja använda en elektronisk signaturtjänst, online fakturering och betalningstjänster och andra program som ersätter behovet av fysiska dokument. All din personal måste också träna i det nya systemet när det är på plats.

4. Time Intensive - Att gå papperslös är inte en övernattningsprocess; det finns många faktorer att överväga. Det tar tid att överväga alla konsekvenserna av att lämna pappersvärlden bakom, och lika länge för att genomföra alla förändringar i din verksamhet som stöder papperslöshet.

Beslutet att gå papperslöst är ett som varierar från företag till företag, och det är absolut inte ett universellt beslut som passar alla företag. Den viktigaste delen av att göra beslutet att gå papperslöst gör din forskning så att du kan bestämma om fördelarna överväger utmaningarna.

Skapa sedan en systematisk process som inte bara ger dig fördelarna med att vara papperslös, utan också bidra till att förbättra din produktivitet samtidigt.