Om blankett W-9 från oberoende entreprenörer

Du kan inte fylla i och utfärda formulär 1099-MISC till dina leverantörer eller oberoende entreprenörer, såvida du inte först får ett färdigt formulär W-9 från var och en av dem. Du måste känna till namnet, adressen och skattebetalarens identifikationsnummer för varje leverantör eller entreprenör som kräver 1099-MISC.

Vem måste utfärda blanketter 1099-C?

Instruktionerna för formulär 1099-MISC från Internal Revenue Service förklarar de olika situationer som kräver att ett företag ska utfärda Forms 1099-MISC.

Du måste fylla i, lämna in och utfärda det här formuläret till alla leverantörer eller entreprenörer, inte anställda, till vilka du har betalat $ 600 eller mer under året.

En anställd är den som arbetar med dig eller din verksamhet. Om du betalar någon för att svara på dina telefoner, är han troligen en anställd eftersom du bestämmer hans timmar och dikterar vad han ska göra medan han är klockan. Anställda behöver inte 1099-MISC-blankett.

Om du betalar någon för att städa ditt kontor när du inte är öppen för affärer och han anländer och gör det ibland efter eget gottfinnande, är han troligtvis en oberoende entreprenör och han kräver Form 1099- MISC. Internal Revenue Service förklarar de finaste punkterna för att identifiera oberoende entreprenörer kontra anställda.

Undantag till leverantören / leverantörsregeln

Du behöver inte utfärda 1099-MISC formulär till C- och S-företag eller till enheter från vilka du köper produkter, till exempel varor som du säljer senare.

Betalningar gjorda till entreprenörer och leverantörer via betalkort, kreditkort eller via tredje part som PayPal är också befriade - IRS använder en annan metod för att spåra dessa transaktioner.

När ska du fråga om ett slutfört formulär W-9?

Det är en bra praxis att begära att en oberoende entreprenör lämnar ett färdigt formulär W-9 så snart företaget vet att det kommer att behöva ge honom en 1099.

Men ibland släpper vi dessa förfrågningar till januari när vi " titta över våra bokföringsregister och inser att vi inte har kommit till det.

Om du måste utfärda en 1099-MISC och inte ha en färdigskriven W-9 blankett, säg något som: "Hej, jag ska skicka ut din 1099-MISC i slutet av januari och Jag insåg att jag inte har en W-9 från dig. Kan du fylla i en och skicka den till mig? " Detta gör det möjligt för entreprenören att veta att informationen på formuläret W-9 kommer att användas för att generera ett specifikt skattedokument.

Uppmuntra människor att skicka sina färdiga formulär W-9 på ett säkert sätt. En färdigställd W-9 innehåller känslig information, t.ex. personens personnummer. Dessa uppgifter bör hållas så privata och säkra som möjligt för att minimera risken för att uppgifterna faller i fel händer. Att sända ett färdigt formulär W-9 som en osäker filtillägg till ett e-post rekommenderas inte.Be om att få det via post, handleverans eller som lösenordsskyddad fil bilaga till ett mail.

OBS: Skattelagar ändras regelbundet och informationen ovan kanske inte återspeglar de senaste ändringarna. Kontakta den skattemässiga professionella för den mest aktuella rådgivningen. Informationen i denna artikel är inte avsedd som skatterådgivning och ersätter inte skatterådgivning.

Läs mer:

• Läs mer om Form W-9
• Ladda ner ett blank formulär W-9 från IRS (pdf)
• Ladda ner instruktionerna för formulär W-9 från IRS (pdf)
• Hur man förbereder formuläret 1099-MISC för 2013 (Om företagsrätt och skatter)