Inköp Organisationsstruktur

Inledning

Ett företags inköpsfunktion är avgörande för företagets framgång. Genom att förhandla med leverantörer kan en inköpsavdelning få bästa kvalitet, till bästa pris, vid rätt leveranstid. På detta sätt kan ett företag se till att de har de delar som är tillgängliga för sin tillverkningsprocess, vilket i sin tur gör det möjligt för produktionsteamet att producera och leverera kvalitetsprodukter till kunden.

Det sätt på vilket en inköpsavdelning är strukturerad är direkt beroende av hur bolaget fungerar. Att ha en inköpsorganisation som är strukturerad på fel sätt kan leda till högre kostnader för material och inkonsekvenser för produktion av färdiga varor, vilket kan leda till försämring av kundnöjdhet.

Småföretag

För småföretag är inköp av material lika viktigt som för stora företag. Ett litet företag fungerar på ett litet sätt, och inköpsprocessen kan vara enkel, men måste fortfarande fungera framgångsrikt. Ett litet företag kan ha en inköp professionell som måste skaffa allt som krävs för verksamheten. Fördelen med en enda inköpspersonal är att de vanligtvis kommer att ha ett personligt förhållande till säljare och kan agera snabbt när problem uppstår.

Men de måste se till att materialet kommer fram när de behövs och till rätt pris.

När företag växer kan den enkla inköpsproffsen lätt bli överväldigad och detta kan leda till att de inte har möjlighet att hålla sig kvar på leverantörer och leveranser. Det är viktigt för småföretag att förstå att ett växande företag måste se till att deras inköpsavdelning växer i takt för att de ska behålla de effektiviteter som skapats.

Centraliserad inköp

Större företag antar ofta en centraliserad inköpsstruktur med all inköpsansvarig rapportering till inköpsledare. Den centraliserade inköpsorganisationen kommer att tillgodose inköpskraven för hela företaget. Till exempel, om ett företag har sju fabriker över hela USA, kommer den centrala inköpsorganisationen att vara belägen på en plats och köpa varor för alla sju anläggningarna.

Det finns ett antal skäl till varför företag skulle välja denna typ av inköpsstruktur. Genom att ha en enda inköpsorganisation kan företaget utnyttja företagets totala utgifter vid förhandlingar med leverantörer. Detta bör göra det möjligt för inköpsavdelningen att fastställa de bästa priserna och villkoren från leverantörer genom att erbjuda dem ett åtagande att köpa i större volymer.

Centraliserade inköpsorganisationer tillåter också inköpspersonal att specialisera sig inom ett område.Till exempel kan en inköpskonsulent arbeta med säljare som tillhandahåller stålprodukter, men om de var i en mindre inköpsavdelning skulle de behöva arbeta med säljare från många branscher.

Företag gillar ofta centraliserade inköpsavdelningar eftersom det ger dem större kontroll över inköpsprocessen.

Genom att inköpen spreds över organisationen skulle det finnas ett mycket större antal personal som är involverade i processen och mindre kontroll av inköpsprocessen.

Decentralized Purchasing

Organisationer med många platser kan anta en decentraliserad inköpsmodell. Detta gör att varje anläggning eller en grupp av anläggningar kan göra egna inköp. Denna inköpsmodell kan vara framgångsrik där organisationens kultur är sådan att varje plats fungerar som sitt eget vinstcenter eller har ett företag som skiljer sig från andra platser. För företag som har förvärvat företag som kanske inte är relaterade till sin kärnverksamhet, skulle den decentraliserade inköpsstrukturen vara mer lämplig. Lokala inköpsorganisationer kommer ofta att fungera på samma sätt som småföretagsmodellen där de kommer att ha närmare band med lokala leverantörer och kunna reagera snabbt vid behov.

Om faciliteter kräver leverans av varor vid ett ögonblick, är den centraliserade inköpsmodellen inte lämplig. Om ett lager är överhängande och tillverkningen stoppas, kan en lokalleverantör ofta leverera samma dag, medan centraliserad inköp antagligen kommer att handla med en nationell leverantör som inte kan erbjuda samma svar.

Många företag har försökt att anta en mix av centraliserad och decentraliserad inköp, där anläggningar har inköpsansvar för vissa kritiska produktionsprodukter, men den centrala inköpsorganisationen har till uppgift att köpa icke-kritiska produkter.