Arbetslönefilen är förvaret för allt som har att göra med en anställds lönecheck. Den främsta anledningen till att skapa en lönefil är att begränsa tillgången till resten av konfidentiella uppgifter som finns i personaldokumentet.
Lönefilen gör det möjligt för redovisningspersonalen att betala arbetstagaren utan att få tillgång till konfidentiell information från anställda. Redovisningspersonal kan behålla löneposter där det är vettigt att betala medarbetaren.
I de fall där lön och redovisning outsourcas är detta en ännu mer rekommenderad praxis för arbetstagarens löneposter.
Lönefilen begränsar tillgängligheten till konfidentiell personalinformation. Medarbetarlönens fil gör det möjligt för bokförings- och finanspersonal att få den information de behöver för att betala medarbetaren på ett bra läge. Platsen ska vara säker och oåtkomlig för andra anställda.
Du måste imponera på redovisningspersonalen om att informationen i lönefilerna är konfidentiell och inte ska delas utan tillstånd och avstängning från HR-personal. Inte heller bör bokföringspersonalen dela med sig av information om anställningsupphöjningar, kampanjer, bonusar och annan information som är konfidentiell om anställda.
Human Resources behöver inte övervaka redovisningens tillgång till lönefilerna för anställda. Som rekommenderas för relaterade anställningsfiler som personalen och medicinska filer, bör du begränsa tillgången till lönefilen.
Endast personer som behöver ha informationen att göra sitt jobb ska se innehållet.
Innehållet i en lönefil för anställda
Det här är en föreslagen, men inte helt omfattande, lista över vad som tillhör en anställds lönefil.
- Erbjudande brev undertecknat av anställningsledare, personal och anställd
- Betalningsgodkännande undertecknad av personal och anställningschef när ett anställningskontrakt existerar.
- W-4 Form
- Papperarbete och bemyndigande för varje anställd förmån som medför en lönedelavdrag
- Direkt depositionstillståndsformulär
- Lönformade tidsredovisningsblanketter
- Hämtningar per timme
- Tidsklockposter, där det används
- Närvarouppgifter
- Kostnadsbegäran, inklusive dokumentation och kvitto för resor och andra auktoriserade utgifter
- Avgiftsblanketter och intäkter för betalning, böcker och så vidare
- Betalning på förfrågningsformulär
- Bolagslånsdokument och betalningsschema
- Skyddsbeställningar och register
- Bemyndigande för utgivande av privat information
- Pappersarbete som hänför sig till varje anställdsökning
- Papperarbete i samband med bonus, vinstdelning eller erkännandeutdelning
- W-2 formulär
- Auktorisation för andra betalda handlingar som ditt företag tillåter
Ytterligare dokument relaterade till personalfiler finns tillgängliga.
- Personaldokumentöversikt
- Personalfilåtkomstpolicy
Även känd som anställningsfiler, anställningsregister, personalresursfiler, dokumentation
Susan Heathfield gör sitt yttersta för att erbjuda korrekt, allsidig, etisk Personalhantering, arbetsgivare och arbetsplatsrådgivning på denna webbplats, men hon är inte advokat. Innehållet på webbplatsen ska inte tolkas som juridisk rådgivning.
Webbplatsen har en världsomspännande publik och arbetslagar och bestämmelser varierar från stat till land och land, så artiklarna kan inte vara definitiva på alla för din arbetsplats. När du är i tvivel, sök alltid juridisk rådgivare. Informationen på webbplatsen är endast en vägledning.
Vad finns aktuella tillgångar i balansräkningen?
Omsättningstillgångar i balansräkningen utgör likvida medel, kortfristiga placeringar och andra tillgångar som snabbt kan omvandlas till kontanter.
Vad finns i en fastighetsannons titel? - Din framtida inkomst!
Skriva en fastighetsannons för ett hem eller en annan egendom är en konst och en vetenskap. Det finns volymer skrivna på bra reklam kopia.
Vad finns i butik för tidningsindustrin
Tidningar har länge hotats av nyare medier som levererar information snabbare . Se vad som finns i butik för tidningsindustrin.