Kontor jobb - anställa en receptionist

Jobbbeskrivning

En receptionist är en person som du anställer för att hälsa på alla som kommer in i din affärsställe. Receptionisten är därför det första intrycket att kunder, leverantörer och samarbetspartners kommer att ha den verksamhet som du arbetar med. Receptionistens attityd, lugnhet och gästfrihet kommer att förmedla vad företagskulturen handlar om och. Det är därför avgörande att noggrann planering används både för att beskriva receptionistens arbetsbeskrivning, men också för att anställa en person som kan överföra både verbalt och icke-verbalt vad verksamheten handlar om.

Förutom det kritiska första intrycket är receptionisten också ansvarig för att svara på företagets telefon och att kunna ringa till den lämpliga personen. Receptionisten behöver också ha en grundläggande men användbar kunskap om vad verksamheten gör genom att ge information om företaget / produkterna till alla som ringer och personliga besökare.

Beroende på företagets storlek och typ kan receptionisten också vara den person som hanterar alla post- och paketleveranser och skulle därför ha behov av att känna till och hantera sitt resmål i företaget genom att dirigera dem till lämpliga anställda. I företag som medicinska och juridiska kontor kan det ofta vara tidskänsligheter. Därför är det viktigt att träna receptionisten för att skilja mellan brådskande och viktiga för att möta viktiga affärsbehov.

Receptionisten kan också behöva vara den övergripande "gatekeeper" i sin hantering av advokater som kommer att ringa.

Detta inkluderar screening-samtal, krävande beskaffenheten och syftet med ett besök, kontakta den lämpliga medarbetaren när en besökare anländer och ringer nödtjänster (polis, brand och ambulans) vid behov.

Det finns en mängd andra administrativa uppgifter som kan hanteras av receptionisten.

Beroende på företagets storlek och komplexitet kan dessa arbetsuppgifter omfatta:

• Koordinator för receptionen
• Greeter
• Switchboard Operator
• Call Screener

När det gäller receptionisten, en storlek passar inte alla, och som beskrivs, eftersom den här personen har en kritisk roll i verksamheten, kommer arbetstjänsten och träningen av receptionisten till slut att bidra till framgången för den lämpliga trafiken till verksamheten. Det finns två typer av skillnader som ska göras med avseende på hur receptionistens arbetsuppgifter är uppbyggda. En är storleken på företaget, och den andra är av specialitet. Nedan följer riktlinjer för att anställa receptionister baserat på företagets storlek.

Receptionist i ett litet kontor

I ett litet kontor är receptionistens roll oftast en heltidsposition.Men eftersom detta är ett litet företag måste receptionisten också kunna delta i andra uppgifter. Receptionistens ansvar är vanligtvis tilldelat en sekreterare eller kontorist som är placerad nära företagets allmänna ingång. Ytterligare uppgifter som tilldelats kan omfatta mottagande av paket / mail, typing, orderingång, postförberedelse eller annan uppgift som kan avbrytas när en gäst anländer.

Receptionist i ett medelkontor

Receptionistens ställning i ett medelstort kontor är sannolikt en engagerad heltidsanställd som fortfarande är tillägnad hälsning av människor när de går in i verksamheten. Under perioder med låg trafik kan ytterligare arbete som normalt utförs av en sekreterare eller kontorist tilldelas receptionisten.

Receptionist i ett stort kontor

Ansvaret för receptionistens ställning är mycket väldefinierat i en stor kontorsmiljö. Arbetsuppgifterna kan innehålla en formell lista över uppgifter och andra funktioner som förväntas av individen i den positionen. Det är troligt att den här personen är dedikerad till hälsning besökare och riktning / dirigering ringer. Detta är dock en funktion av volymen av besökare och uppringare och om volymen är hög, är en dedikerad funktion som greeter och samtalsrouter tillräcklig.

Målet är att se till att alla stora hälsningsbehov på kontoret är uppfyllda - och det andra är selektiva uppgifter endast tilldelade om det är motiverat av en minskning av trafikvolymen.

Den andra klassificeringen av receptionister är av specialtyper som sjukvårdskontorstjänsteman eller advokatbyrå. Arbetstjänsten för dessa receptionister kommer att innehålla ytterligare eller specialiserade arbetsuppgifter på grund av vilken verksamhet de arbetar för.

En annan typ av receptionist är kassör i en affär. I detta fall kräver receptionistens roll inte bara alla dedikerade arbetsfunktioner som beskrivs utan kräver också att individen är specialiserad på kontorets verksamhet. Ett bra exempel på detta är receptionist på ett spa eller annat serviceföretag där receptionisten är greeter, värd, schemaläggare och kassör.