Hur Lockboxes hjälpföretag samlar in betalningar

Lockboxes hjälper organisationer att samla in betalningar effektivt. I stället för att hantera inkommande betalningar själv (och väntar på dessa betalningar för att flytta genom posten) kan din bank ställa in flera brevlådor runt om i landet för att ta emot betalningar och hantera dessa betalningar för dig.

Fördelar med Lockboxes

Den viktigaste anledningen till att överväga lockbox-tjänster är snabbhet och effektivitet: pengar går snabbt in i ditt konto och till lägre kostnad för din organisation.

När kunder eller partners skickar pengar måste du deponera dessa medel. Det betyder att vänta tills betalningen kommer, skickar någon till banken med checken (eller om en anställd konverterar betalningen till en elektronisk betalning) och väntar på att pengarna ska rensas i ditt konto.

När du har en hög volym fordringar tar det betydande resurser för att hantera dessa betalningar. Dessutom väntar du på att papperscheck för att flytta över hela landet innebär att du måste vänta en extra dag eller två innan du får betalt.

Snabbbetalning: med en låsboxservice får du betalt snabbare. Med inmatning från din bank ställer du upp brevlådor i valda geografiska områden som minimerar posttid från kunder. Naturligtvis har du inte anställda på dessa platser - banken gör - så du betalar för brevlådan och för att någon ska bearbeta dessa betalningar för dig.

Flera leveranser per dag: Ibland levereras mail flera gånger vid högvolymerna, vilket också hjälper dig att samla snabbare.

Med din lokala posttjänst kan du bara få en leverans per dag, vilket resulterar i extra "float" -tid. Speciellt när dollarbeloppen är stora kan det vara dyrt att vänta en mer arbetsdag.

Outsourcingfordringar: En anställd i din lockbox-tjänst öppnar mail, skriver in information från betalningar och ger ibland ytterligare tjänster.

Löftet från leverantörer är att du får lägga dina resurser mot din kärnverksamhet samtidigt som de hanterar betalningshantering.

Extra verktyg: vissa lockbox-leverantörer erbjuder ytterligare funktioner som gör att det går smidigt. Till exempel kan din bank registrera kontonumren från kundcheckar så att de kan identifiera hur man betalar en betalning om din kund glömmer att inkludera en betalningskupong (eller kunden anger inte hans kontonummer). För oddball-föremål eller fel kan banken skapa en webbplats där du tittar på dessa "undantag" och bestämmer vad du ska göra om betalningen.

Elektronisk omvandling: nästan alla banker kommer att konvertera betalningar till elektroniska betalningar för dig (när det är tillåtet).

Typer Lockboxes

Det finns två grundläggande typer av lockbox-tjänster: detaljhandel och grossist.

Retail lockboxes används av organisationer som får en stor mängd relativt små betalningar. Ett företag som har kunder runt om i landet (till exempel ett telefonföretag) kan till exempel skapa låsboxar i flera områden för att förhindra betalningar från att spendera flera dagar i posten. Dessa betalningar kommer ofta med en vanlig datorläsbar betalningskupong. I många fall hamnar "online" betalningar från ditt konsumentkonto i dessa låsboxar.

Grossistlåsboxar är för större, mindre frekventa betalningar, till exempel betalningar mellan affärspartners (leverantörer, till exempel). Eftersom dessa betalningar kan vara stora kan det vara värt att få pengarna i banken en eller två dagar snabbare. Dessa fordringar är emellertid vanligtvis inte lika enkla som en check med en standardiserad betalningskupong - de kräver mer arbetskraft och expertis att bearbeta.

Andra låsboxar kan ställas in för något ändamål. När som helst en fordran behöver gå igenom posten kan någon utforma en kreativ och anpassad lösning.