ABC: er av ett bidragsbevis för bekräftelse

Det finns två steg att tacka en givare. Den första har att göra med att skapa ett bra förhållande med varje givare, och det andra steget har ett mycket lagligt syfte.

Först behöver du ett varmt tackbrev, men du måste också innehålla lagligt obligatorisk information så att givare kan dokumentera att de gav en avdragsgilla donation till din välgörenhet.

IRS kräver allmänna välgörenhetsorganisationer (även känd som organisationer inom 501 (c) (3)) för att skicka ett formellt kvittobrev för varje donation på mer än 250 dollar.

Givaren kan använda detta brev som bevis på hans eller hennes donation och göra anspråk på skatteavdrag. De flesta välgörenhetsorganisationer skickar bekräftelse för alla donationer, även små.

Båda målen, tackar givaren och uppfyller de rättsliga kraven, kan utföras samtidigt eller separat. De flesta välgörenhetsorganisationer lyckas uppnå båda kraven inom ett brev.

När du ska erkänna en skattemässig donation

IRS säger att bekräftelsen måste göras "skriftligen, vid tidpunkten för uppkallandet eller när betalningen är mottagen och på ett sätt som kommer att uppmärksamma givaren. "(Se IRS Publication 1771)

Bevis för donation måste ske senast 31 januari ^st året efter gåvan. Bra praxis tyder dock på att välgörenhetsorganisationerna ska skicka ett bekräftelse så snart som möjligt efter att gåvan har tagits emot.

Dessutom skickar de flesta välgörenhetsorganisationerna en sammanfattning av en givares bidrag för föregående år i slutet av januari.

I en ålder av flerkanaliga insamlingar och donationer, skickar du den sammanfattningen i slutet av året via post (oavsett om den ursprungliga donationen / s kom genom fysisk kontroll eller online), försäkrar att din organisation har anmält den givare.

Kan du skicka den slutliga sammanfattningen av en givares bidrag för det föregående året via e-post?

Ja. Det finns inget lagligt recept för formuläret som en bekräftelsebrev måste ta. Det kan till exempel vara ett vykort, ett e-postmeddelande eller en fysisk bokstav.

Men enligt min mening är det bäst att göra sammanfattningen i slutet av året till en fysisk brev via post. Ett e-postmeddelande kanske inte märks i en fullsatt postlåda eller till och med hamnar i givarens spammapp.

Vad du måste inkludera i bekräftelsen

• Din organisations namn
• Ett uttalande som säger att du är en 501c3 skattebefriad organisation
• Datum då donationen mottogs
• Kontantbeloppet ( kontanter innebär kontroller, kreditkort och löneavdrag)
• En beskrivning (men inte värdet) av ett bidrag utan kontanter. Donatorn uppskattar värdet av icke-kontanta bidrag när de rapporterar till IRS på hans skattedeklaration.
• Ett påstående om att inga varor eller tjänster tillhandahölls av organisationen, om tillämpligt.
• En beskrivning och god trosuppfattning av värdet av varor eller tjänster, om någon, som organisationen tillhandahållit till ersättning för bidraget.Ett exempel kan vara en middag där några av pengarna betalar för måltiden medan resten är en donation.
• Ett påstående om att varor eller tjänster, om någon, som organisationen tillhandahållit till ersättning för bidraget, helt och hållet bestod av immateriella förmåner, om så är tillämpligt. Ett exempel kan vara en liten gåva värderad mindre än 75 dollar, till exempel en mugg eller toto väska med organisationens logotyp.

Vad händer om min organisation inte ger ett korrekt erkännande?

IRS har nekat skatteavdrag till givare som inte kan erbjuda korrekt erkännande för sina donationer till en välgörenhet.

"Chronicle of Philanthropy" rapporterade om detta i sin artikel, IRS Crackdown sätter fokus på presentrekord. I ett fall dömde domen på bekräftelsen inte i rätt tid och saknade det önskade språket.

TIPS: Utveckla ditt bekräftelsesspråk och få det bedömt av en advokat som specialiserar sig i ideella frågor. Använd sedan samma språk konsekvent.

Några exempel:

Det finns ingen anledning att din organisation inte kan ge ett varmt tack som uppmuntrar dina givare att ge dig igen och uppfyller din skyldighet att tillhandahålla ett godkänt erkännande av donationen från IRS .

Även om bekräftelsesspråket ska passa varje välgörenhet, är det två exempel på uttalanden som uppfyller alla krav.

Den första kom i slutet av ett skriftligt brev skickat per post; den andra var en del av ett tack tack.

1. "Som 501c3 välgörenhet kräver skattelagstiftningen att vi meddelar dig att detta brev är officiellt erkännande av din present. Vi måste också intyga att du inte har fått några varor eller tjänster med hänsyn till detta bidrag. , är hela beloppet av din gåva avdragsgill. Tack! "

2." Partners In Health, en 501 (c) (3) icke vinstdrivande organisation, har inte tillhandahållit några varor eller tjänster, helt eller delvis Delvis till dig för denna frivilliga kontantavgift. Om du vill ansöka skatteavdrag för denna gåva i USA, behåll behåll det här bekräftelsebrevet för dina filer. Partners i hälsans EIN-nummer är xxxxx. "

Båda av dessa exempel arbetar för kontantdonationer. Men vad händer om donationen inte är kontant, men egendom eller fysiska varor av något slag? I så fall använder du ett språk som liknar det här exemplet:

"Tack för ditt bidrag av ett begagnat kylskåp och en begagnad spis som [50% icke-vinstdrivande], en 501 (c) (3) icke vinstdrivande organisation, mottagen den [ Datum]. Inga varor eller tjänster tillhandahölls i utbyte mot ditt bidrag. "

Resurser:

IRS-publikation 1771

GrantSpace Knowledge Base

National Council of Nonprofits