Lära dig Vad du ska inkludera i ditt Event Planner-kontrakt

De flesta evenemangsplaneringspersonal - oavsett om de är bröllopsplanerare, konferensplanerare, festplanerare eller företagsevenemangsspecialister - vet att händelseplaneringsavtal är en viktig komponent för en framgångsrik evenemangsplanering. Och medan ordet "kontrakt" kan få en negativ konnotation i dagens tålmodiga samhälle, innebär det att en juridisk kontrakt helt enkelt tvingar båda parter att, skriftligen, komma överens om ett antal villkor.

Syftet med händelseplaneringsavtalet är att skydda båda parterna.

Om du någonsin haft ett möte med någon och trodde att du båda förstod varandra, för att bara ta reda på senare att du båda gick bort med en helt annan känsla av vad som diskuterades och några andra steg, har du upplevt världen av felkommunikation. Det händer för alla i alla samhällsskikt, både i personliga och professionella relationer.

Under vissa omständigheter kan konsekvenserna vara små, till exempel att man inte hämtar middag på väg hem från jobbet, eftersom din förståelse var att din partner täckte den. I andra situationer - särskilt i näringslivet - kan förgreningarna vara både skadliga och kostsamma. Att ha ett evenemangsplaneringskontrakt på plats säkerställer att både dig och din klient har en tydlig förståelse för det arbete som ska fullföljas och andra nödvändiga aspekter av att bedriva verksamhet tillsammans.

När du utvecklar ditt evenemangsplaneringsavtal, var noga med att inkludera dessa fem saker.

Ange tydligt händelseplaneringstjänsterna som kommer att tillhandahållas.

Som en händelseplanerare kan det vara en av de mest uppenbara föremålen att ange händelseplaneringstjänster som ingår i ett evenemangsplaneringskontrakt.

Och på något sätt är det. Att specificera i detalj vilka tjänster du tillhandahåller är dock kritiska eftersom ditt arbete kommer att begränsas till att endast tillhandahålla de tjänster som anges i denna lista.

Händelsesplanerare utför ett brett utbud av tjänster och de tillhandahållna tjänsterna kan variera från en händelse till en annan. En händelseplaneraren kan tillhandahålla blomsterarrangemang, en annan får inte. Vissa evenemangsplanerare kan hjälpa till med platsutbud och andra hantera transportbehov för gästerna. Inga evenemangsplanerare är exakt lika. Därför är inga två evenemangsplaneringskontrakt exakt desamma.

Medan dina evenemangsplaneringstjänster begränsas till de objekt som anges i listan, är det viktigt att även lista tjänster som inte kommer att tillhandahållas. Varför? Det hjälper dig att få dessa uppgifter listade i händelseplaneringskontraktet så att din kund vet att dessa tjänster är tjänster du inte ska utföra.

Det är också bra att ha detta skriftligt och överenskommet som en del av ditt kontrakt så att du, när du planerar det här evenemanget, ska be om att du klarar av att hantera dessa ansvarsområden, har ett avtal att stå bakom när du avvisar artigt för att utföra dessa uppgifter.Använd ett brett språk för att skydda dig mot att utföra något som ligger utanför riken för dina överenskomna evenemangsplaneringstjänster.

Betalningsschema

Alla evenemangsplaneringskontrakt ska innehålla betalningsvillkor och specifikationer avseende betalningsplanen. Börja med det inledande insättningsfristen och tydligt meddela att inget arbete kommer att påbörjas vid planeringen av denna händelse tills insättningen har mottagits. Om händelsedatumet har valts, ange det datum då insättningen måste tas emot för att kunna leverera tjänsterna för det valda datumet. Ange ett betalningsschema och detaljer om framtida betalningar, antingen inrätta ett fastställt kalenderdatum för varje betalning eller binda varje betalning till en milstolpe i händelse av planeringsprocessen. Upprätta ett schema som passar bäst för ditt företag och ditt kassaflöde. Inkludera eventuella skatter och extra avgifter.

Villkor för händelseavbeställning

Vad händer om din klient avbryter evenemanget - när som helst i händelseplaneringsprocessen?

Lämna inte resultatet till chans! Ditt evenemangsplaneringskontrakt bör innehålla villkor för avbokning av händelser. Detta är en viktig del av kontraktet som skyddar både ditt företag och den förväntade inkomsten från denna händelse.

Ange att den inledande insättningen och alla betalningar som görs fram till avbokningsplatsen inte återbetalas. Detta kommer att garantera att du kommer att få betalt för det arbete som redan har slutförts. Detta är kritiskt vid händelseplanering eftersom det mesta av arbetet är färdigt före själva händelsen.

Överväg att inkludera en klausul som anger att kunderna är ansvariga för betalning av tjänster som upprättats fram till den tid då skriftlig underrättelse mottagits avseende avbokning av händelser. Detta är särskilt användbart om ditt betalningsschema är strukturerat på ett sätt som gör det möjligt att göra arbete mellan regelbundna betalningar.

Uppsägningsklausul

Vad händer om en orkan kommer precis i tid för att utgöra kaos på din annars välplanerade händelse? Omständigheter utanför din kontroll - som extrema väder eller arbetsstopp - som orsakar att någon part inte kan uppfylla villkoren i arrangemanget för händelseplanering är skyddad av en uppsägningsklausul, även känd som force majeure. Genom att inkludera en uppsägningsklausul befrias eller båda parter av ansvar under dessa omständigheter. Var noga med att ange villkoren och tidsramen för uppsägning, till exempel att ange skälen till avbokningen.

Skyddsklausul

De flesta kontrakt innehåller en ersättningsklausul. Men bara för att de är vanliga, bör du inte underskatta deras betydelse. Inkluderingen och omfattningen av en ersättningsklausul kan väsentligt påverka ditt företag. I grund och botten ger en ersättningsklausul skydd om din klient gör något som gör att du skadar eller leder till att en tredje part gör dig skyldig till skador.

Det betyder helt enkelt att din kund inte kan hålla dig ansvarig för förluster, skador, skulder eller kostnader som är ett resultat av vår försumlighet.Viktigast, när du förbereder ett evenemangsplaneringskontrakt, skriv inte in något förrän du är helt nöjd med villkoren.