Lära om avdrag för reparation och underhållskostnader

Enskilda innehavare, företag av alla storlekar och fastighetsägare kan dra av kostnader för reparation och underhåll av deras egendom och utrustning. IRS utfärdat nya bestämmelser som trädde i kraft 2014. Dessa nya bestämmelser stramade upp reglerna för hur reparationer och underhållskostnader dras av.

Om en viss reparation gör utrustning bättre, återställer egendomen till sitt normala tillstånd eller anpassar egendom till en ny eller annan användning, blir utgiften aktiverad och avskrivs över flera år.

Reparations- och underhållskostnader som inte omfattas av kategorierna av förbättringar, restaureringar eller anpassningar kan dras i sin helhet under det år som utgiften betalades.

Grunderna

"Om du reparerar saker kan du dra av det", säger Steve Nelson, en auktoriserad revisor som har skrivit mycket om att dra av reparationer på bloggen Evergreen Small Business och har skrivit en aktuell e-bok Förberedelse av formulär 3115 för de nya materiella förordningarna .

"Om vad du gör är en förbättring, restaurering eller anpassning, säger Nelson," de nya reglerna säger att vi ska göra dig kapitaliserad och avskriva den om det inte är så mycket att det är små potatisar. "

Rutinmässig reparation och underhåll som kan dras av utan dröjsmål

" I allmänhet kan du dra av belopp som betalats för reparationer och underhåll till materiella fastigheter om de betalade beloppen inte annars krävs för att aktiveras. " (IRS. Gov, Publication 535, Business Expenses, kapitel 7, avsnitt om reparation och underhållskostnader.)

Genom att definiera vad vi kan dra av vad vi inte behöver kapitalisera, tvingar det oss att ställa frågan: måste denna kostnad aktiveras? Om inte, då kan vi dra av det.

I ett annat avsnitt i publikation 535 klargör IRS skillnaden mellan underhåll och reparationer:

"Reparationer. Kostnaden för att reparera eller förbättra egendom som används i din handel eller verksamhet är antingen avdragsgill eller kapitalkostnad. Rutinunderhåll som håller fastigheten i ett normalt effektivt driftläge, men som inte väsentligt ökar värdet eller väsentligt förlänger egendomsens livslängd, är avdragsgill det år det uppstår. Annars måste kostnaden aktiveras och avskrivas ." (IRS. Gov, Publication 535, Business Expenses, kapitel 11, avsnitt om reparationer.)

Observera att här definierar IRS vad de betyder genom rutinunderhåll. Rutinunderhåll, IRS säger, "håller din egendom i ett normalt effektivt driftläge." Ett exempel skulle vara att byta olja på en bil. Byte av olja gör att bilen fungerar normalt och effektivt, men det ökar inte väsentligt bilens livslängd.Byte av överföring eller motor skulle emellertid väsentligt förlänga bilens livslängd, så det skulle vara mer som en reparation som måste aktiveras.

Kapitalisering av reparationer och underhåll: "BRA" -testet

Reparation och underhållskostnader som gör en egendom bättre eller återställ till arbetsvillkor eller anpassa fastigheten till ny användning måste aktiveras och avskrivas över flera år. Detta kan lätt komma ihåg om man använder BRA-testet, en mnemonisk mynt av Tony Nitti.

B efterfrågningar är reparationer som gör något bättre än det var förut. Specifikt, reparationer faller under kategorin av förbättringar om de:

• Fixa en defekt som fanns innan du köpte fastigheten
• Fix en defekt som hände när fastigheten gjordes.
• Förstora eller expandera fastigheten så att den har mer kapacitet, eller
• Beräknas öka egenskapens kvalitet, styrka, effektivitet eller produktivitet

För mer information, se Vad är en förbättring? del av fastighetsbestämmelserna Q & A.

Restaureringar, som man kan förvänta sig, är reparationer som återställer något till sitt normala tillstånd. Att fästa ett tak eller helt byta taket är två exempel på restaureringar. I synnerhet reparationer faller under kategorin restaureringar om de repareras som:

• Återställ försämrad egenskap till sitt "vanligt effektiva driftsförhållande"; eller
• Ersätt en huvudkomponent eller en väsentlig konstruktionsdel av en fastighet; eller
• Bygga fast egendomen till ett nytt tillstånd; eller
• Resultat i en avdragsgill förlust, försäljning eller utbyte eller olycksfallshantering för fastigheten eller delen av fastigheten.

Mer information finns i Vad är belopp för att återställa en fastighetsenhet? del av fastighetsbestämmelserna Q & A.

A daptations är reparationer som ändrar hur egendomen eller utrustningen används.

Anta att en byggägare omvandlar en fabrik till ett showroom. Hur byggnaden används ändras från tillverkning till detaljhandel. Eftersom skattebetalaren har ändrat hur han eller hon använder fastigheten aktiveras eventuella reparationer i samband med anpassning av fastigheten.

Speciellt säger IRS att en anpassningsutgift är "En belopp betalas för att anpassa en fastighetsenhet till en ny eller annan användning om anpassningen inte överensstämmer med din vanliga användning av fastighetsenheten vid den tidpunkt då du ursprungligen placerat i tjänst "(från Vad anpassar enheten för egendom till en ny eller annan användning? av de materiella fastighetsbestämmelserna Q & A).

Genvägar: Reglerna om tre säkra hamnar

Den allmänna regeln är att kostnader för reparationer och underhåll måste aktiveras och avskrivas. Det finns undantag från denna allmänna regel. Faktum är att det finns tre undantag, som IRS kallar säkra hamnar. Men även med en säker hamn kan man inte bara skriva ut bekostnaden. IRS förväntar sig att skattebetalarna fattar ett formellt val (kallat ett "val") genom att bifoga ett valdeklaration till sina avkastningar.

$ 2, 500 Safe Harbor-valet för små skattebetalare.

En person eller företag kan omedelbart dra av kostnader för reparation och underhåll om kostnaden är $ 2, 500 (eller mindre) per artikel eller per faktura . Ett företag med ett "tillämpligt finansieringsöversikt" har dock ett säkert hamnbelopp på $ 5 000. Denna gräns på 2 500 SEK träder i kraft för skatteåret 2016.

För skatteår 2014 och 2015 var gränsen 500 dollar. Se Meddelande 2015-82, Ökning av Minimis Safe Harbour Limit för skattebetalare Utan en tillämplig bokslut (pdf), på IRS webbplats för detaljer om denna ändring. För mer information om denna bestämmelse, se avsnittet om de minimis säkra hamnen i Q & A på IRS-webbplatsen.

Safe Harbor för små skattebetalare

Reparationer kan dras omedelbart om det totala beloppet som betalas för reparationer och underhåll på fastigheten är mindre än eller lika med $ 10 000 eller 2% av Den oanpassade grunden för fastigheten, vilket belopp som är lägre . Och den säkra hamnen är endast tillgänglig för företag med intäkter under 10 miljoner dollar och fastigheten som repareras har en oanpassad grund under 1 miljon dollar. För mer information om denna bestämmelse, se Safe Harbor valet för små skattebetalare avsnitt av Q & A på IRS webbplats. Safe Harbor för rutinunderhåll

Om reparationerna består av rutinunderhåll, kan reparationskostnaderna dras av omedelbart. Det här är typ av reparationer som händer regelbundet.

IRS har stavat detta ut i detalj. För att rutinunderhållet ska kunna avdragas omedelbart, vill IRS att utgiften uppfyller

alla fyra enligt följande kriterier: Reparationer är regelbundet återkommande aktiviteter av den typ du förväntar dig att utföra;

1. Reparationerna är resultatet av slitage av att användas i en handel eller verksamhet;
2. Reparationerna behövs för att fastigheten ska fungera effektivt i sitt normala skick;
3. Och det är fullt förväntat att reparationerna skulle behöva utföras antingen:
4. Mer än en gång under en tioårsperiod (för byggnader och strukturer relaterade till byggnader) eller
   • Mer än en gång under fastighetens klass liv (för egendom annat än byggnader).
   • (Klasslivet hänvisar till det antal år som IRS förväntar oss att avskriva egendom. Detta beskrivs i

Publicering 946, Hur man avskrivar egendom , särskilt egenskapsklassdelen i kapitel 4 och bilaga B.) - från avsnittet Safe Harbor för rutinunderhåll av Q & A på IRS-webbplatsen. Ett försiktighetssök: Den säkra hamnen för rutinunderhåll gäller inte för kostnader som faller under kategorin av förbättringar. Delvis fördelning

Antag att en hyresvärd ersätter ett tak på en hyresfastighet. Låt oss tänka på den här situationen. När fastigheten var i tjänst som en hyra, var fastigheten av fastigheten uppdelad i två: mark och byggnad. Marken är en icke-deprecierande tillgång. Kostnaden för byggnaden aktiverades och avskrivs över en period av år (27.5 år för bostadsfastigheter eller 39 år för kommersiell fastighet). Således ingår kostnaden för det gamla taket i byggnadens kostnad och avskrivs över tiden.

Nu bytte hyresvärden taket. Denna typ av restaurering måste aktiveras och avskrivas (över 27 5 år eller 39 år, beroende på vad som är tillämpligt). Så nu har hyresvärden två tillgångar som skrivs av: den ursprungliga byggnaden och det nya taket. Men det gamla taket ingår i byggnaden. På så sätt deprecierar hyresvärden en tillgång (det gamla taket) som inte längre existerar. I detta scenario tillåter IRS hyresvärden att göra en partiell disposition. I huvudsak kan hyresvärden avskriva kostnaden för det gamla taket (sålunda avlägsna den delen av kostnaden från byggnadens avskrivningsplan).

Vad är nyttan? Detta får ett omedelbart avdrag för det gamla taket, vilket kompenserar nackdelen med att avskriva det nya taket under flera år. Och detta tar bort det gamla taket (dess historiska kostnad och dess ackumulerade avskrivningar) av skattebetalarens balansräkning. En extra bonus: "Det finns ingen avskrivning, eftersom det inte fanns någon försäljning eller utbyte", säger Phil Zaman, en direktör i CBIZ National Tax Office. Således resulterar partiella dispositioner i mindre ackumulerade avskrivningar för att återta om fastigheten någonsin säljs i framtiden.

Vad du behöver titta på

För att korrekt avgöra vad som kan dras och vad som måste aktiveras granskar vi vad utgiften är, hur mycket det kostar och hur utgiften avser fastigheten som repareras eller upprätthålls.

"Vi måste vara försiktiga, inte bara skriva saker," säger Nelson. "Dessa materiella bestämmelser har sagt att vi verkligen måste titta på dessa utgifter." Så hur ser vi verkligen på dessa utgifter? För varje reparations- eller underhållsutgift: Granska fakturan för kostnaden

Vad är utgiften för? Applicera BRA-testet: Är utgiften en förbättring, en restaurering eller en anpassning?

1. Hur mycket kostar?
2. Är varje föremål på fakturan lika med eller mindre än $ 2, 500? Är den totala fakturan lika med eller mindre än $ 2 500? Om så är fallet bör du överväga att använda
3. de minimis
4. säker hamnen. Är beloppet lika med eller mindre än $ 10 000? Lika eller mindre än 2% av den oanpassade grunden för fastigheten som repareras? Om så är fallet, överväga att använda Safe Harbor-valet för små skattebetalare. Vad är reparationens karaktär? Är reparationen en förväntad och nödvändig del av att hålla fastigheten i vanligt effektiv driftstillstånd? Om så är fallet, överväg att använda säker hamnen för rutinunderhåll.
5. Överväg om man kan avskriva en "partiell disposition".
6. Kapitalisera eventuella utgifter efter behov och sätt upp ett avskrivningsschema för avskrivning av reparationskostnaden.
7. Resurser för grävare djupare i Reparations- och underhållsavdrag:
8. Ett djupt utseende: IRS slutar regis på dispositioner av materiell avskrivningsbar egendom (Parker Tax Publishing, 8 september 2014).

Meddelande 2015-82 (IRS. Gov, pdf), som ändrade

• de minimis
• säker hamnen från $ 500 till $ 2, 500; sammanfattas i IR-2015-133: För småföretag: IRS höjer fastighetsutgiftens tröskelvärde till $ 2, 500; Förenklar Filing och Recordkeeping (IRS. Gov, November 24, 2015). Materiella fastighetsförordningar - Vanliga frågor (IRS. Gov, 13 mars 2015). Treasury Decision 9636: Guidance avseende avdrag och kapitalisering av utgifter relaterade till materiell egendom (IRS. Gov, effektiv datum 19 september 2013).
• Inkomster Procedur 2015-20 (IRS. Gov, pdf); sammanfattas i IR-2015-29: IRS gör det enklare för småföretag att tillämpa reparationsförordningar till 2014 och kommande år (IRS. gov, 13 februari 2015).
• Fastighetsbestämmelser - Reparationsrådgivning och resurser (AICPA. Org)
• Genomförandet av de nya fastighetsbestämmelserna (
• Journal of Accountancy
• , 31 januari 2014). Rutinmässig underhållsäker hamn enligt nya IRS-reparationsförordningar (Nolo. Com) Småskattens säkra hamn för reparation och underhåll (Nolo. Com)
• Hyresvärdens krav enligt IRS Reparationsföreskrifterna (Nolo. Com) <