Håll koll på affärsmiljö - det enkla sättet

Vissa företagare och anställda som reser håller bra register över företagets körsträcka, men för resten av oss är det en stor chore. Men om du inte behåller dessa poster på rätt sätt kan du

• inte inkludera bekostnad av din företagsskatt, sakna en stor skatteavdrag eller
• Ta avdraget och få revisioner och ha IRS berätta att avdrag inte räknas för att du inte gjorde det rätt.

Det är viktigt att hålla koll på företagets körsträcka, oavsett vilket sätt du gör anspråk på körsträckaavdrag - ta standardavdrag eller faktiska utgifter, så du kan också göra det rätt.

Det rätta sättet att hålla affärsmiljörekord

Det finns bara ett sätt att hålla koll på företagets körsträcka. IRS vill ha "aktuella och korrekta" poster. De förväntar dig att hålla en "daglig logg som visar miles reste, destination och affärsändamål." Det betyder att du måste behålla en "journalt" logg på denna körsträcka.

Du kan inte dra av det du inte kan bevisa, så du måste fånga affärsinformationen för att ta avdraget. Det bästa sättet att göra detta är att hålla en liten loggbok i din bil och skriva ner 3 delar av informationen om varje affärsresa:

1. Datum för resa
2. Syfte (kundnamn eller annat företags syfte, som bank, möte med CPA) och
3. Från / till. Skriv ner var du lämnade från (hem etc.) och adressen eller någon information om var du är på väg. Du kan registrera den faktiska körsträckan om du vill, eller du kan lägga till detta senare från ett kartprogram på Internet. Det viktiga är att spela in var du startade och slutade resan.

Om du tror att du kan använda faktiska utgifter, istället för standard IRS körsträckaavdrag, inkludera information om eventuella utgifter, som gas / olja och beloppet.

Om du använder samma bil för företags- och personligt bruk måste du också registrera körsträckan i början och slutet av året så att du kan beräkna en procentuell andel av affärsverksamheten.

Fånga din information på App-sättet

Om du är permanent ansluten till din smarta telefon eller iPhone kan du hitta en app som registrerar ditt körsträcka och skiljer företagsmiljöer från personliga mil. Jag använder Everlance, men titta runt och hitta en som fungerar för dig.

IRS Krav på körsträcka

Mileage and Taxes

När du har tagit och registrerat ditt körsträcka, är nästa steg hur du inkluderar denna information om din företagsbeskattningsavgift. De två metoderna för att rapportera körsträckan är "faktiska" och "standard". I den här artikeln beskrivs skillnaden mellan de två körsträckor som rapporterar körsträckan. det finns fördelar och nackdelar för varje, och det finns också vissa begränsningar för rapportering av faktisk körsträcka.

Bottom Line: Börja nu för att hålla reda på dina utgifter för företagsanvändning av din bil, även om du inte tror att det kommer att bli många affärsresor. Att bli vana i januari är bättre än att förlora nästa april.

Ytterligare mer information

Beräkning av affärsmiljön för skattemässiga ändamål
Avgifter för företagsautomatisk avgift FAQ