Introduktion till inköpsmodulen i SAP

Introduktion till inköp i SAP

Företag av alla storlekar använder sin leveranskedjans funktion för att köpa varor antingen för att tillverka färdiga varor eller för att tillhandahålla tjänster. Innan en inköpsavdelning kan köpa material i SAP måste avdelningens unika infrastruktur konfigureras.

För att utforma en struktur som bäst motsvarar företagets behov behöver du förstå SAPs organisationsstruktur och de beslut som en inköpsavdelning behöver göra.

SAP-inköpsorganisationens struktur

Varje inköpsavdelning är unik, men organisationsstrukturen som definieras inom SAP gör det möjligt för ett företag att anta bästa praxis för att maximera fördelarna med systemet.

• Inköpsorganisation - Det här är den högsta nivån på inköpsinfrastrukturen. En inköpsorganisation definieras som en grupp inköpsaktivitet som är associerad med hela eller en viss del av företaget.

Om ett företag har ett stort antal platser som är geografiskt oberoende, kan varje område ha sin egen inköpsorganisation. Ett litet företag med en eller två platser kan dock bara använda en inköpsorganisation.

• Inköpskoncernen - Inköpsgruppen kan definieras som en person eller en grupp personer som hanterar vissa produkter eller grupper av produkter som köps via inköpsorganisationen.

I större organisationer finns det ofta grupper av inköpspersonal i inköpsavdelningen som arbetar med vissa leverantörer eller typer av leverantörer.

Inköpsdokument

Det finns ett antal inköpsdokument som används vid inköp av avdelningar i SAP.

• Inköpskrav - Om en produkt krävs genom produktionsplaneringsprocessen kan en inköpsrekvisition genereras. Produkter och tjänster som inte ingår i planeringsprocessen kan beställas manuellt med hjälp av inköpsrekvisition.

En rekvisition kan skapas av auktoriserade användare och de kommer antingen att begära objekt från en webbaserad katalog eller genom att skriva in rekvisitioner direkt i SAP-systemet. Om en rekvisition tas upp för ett objekt som inte köptes tidigare kan en offertförfrågan skapas och skickas till befintliga eller nya leverantörer.

• Begäran om offert - Om produkten inte kan köpas från en upphandlad leverantör, eller om priset och kvaliteten inte är acceptabla, kan inköpsavdelningen skicka nya eller befintliga leverantörer en RFQ-offert.

Leverantören kan granska RFQ och skicka tillbaka sitt bästa pris och villkor för varorna.

• Citat - När leverantören skickar tillbaka sina citat kan de skrivas in i SAP och sedan kan inköpsavdelningen granska och jämföra.

Det kan vara en del förhandlingar med leverantörerna för bästa offert, där inköpsavdelningen kommer att försöka få mer gynnsamma leveranstider, rabatter eller fraktkostnader.

• Köporder - Detta är ett kommersiellt dokument som utfärdats av en inköpsavdelning till säljaren, som identifierar den produkt eller tjänst som krävs, de kvantiteter och förhandlingspris som leverantören och inköpsavdelningen har kommit överens om.

Det är möjligt att ställa in systemet så att en leverantör måste erkänna att de har mottagit inköpsordern.

Det är också möjligt att kräva att säljare skickar ett avancerat fraktbrev, så att det är möjligt att veta när varorna ska levereras.

• Kontrakt - I stället för en enda inköpsorder med en leverantör är det möjligt att skapa en kontakt där säljaren godkänner att skicka en viss mängd varor över en viss tid.

Kontraktet kan också vara ett värdeavtal där istället för kvantitet. kontakten är för en total mängd inköpta varor under en viss period.

• Scheduleringsavtal - Detta avtal med säljaren innebär att det kommer att finnas ett kontrakt för att leverera en vara med schemalagda intervall över en tidsperiod.

SAP: s inköpsfunktion utformades så att användarna kan hjälpa sina organisationer att ge sina kunder de beställningar de kunder vill ha, när de kunderna vill ha dessa order - och uppnå det genom att spendera så lite på lager som möjligt.

Denna SAP inköp artikel har uppdaterats av Gary Marion, Logistics and Supply Chain Expert.