In-basket-övning: Vad det är och hur man använder det

Det är en hund-hund-hunds värld där ute, särskilt när arbetslösheten är hög. Företag som annonserar för hjälp eller som annars lägger ut ordet som de anställer kan översvämmas med applikationer. Många av dem kommer från kvalificerade sökande, vilket gör beslutet om vem som ska anställa särskilt svårt.

Ange in-basket-övningen. Det är en aktivitet - ett verktyg som verkligen kan hjälpa potentiella arbetsgivare att bedöma hur väl sökande utför jobbrelaterade uppgifter inom en viss tidsperiod.

Vissa övningar testar också sökandes prioriteringskunskaper.

De kallas in-basket övningar eftersom anställda brukade ha fysiska inkorgar på sina skrivbord där andra skulle placera uppdrag som skulle slutföras. Det är inte alltid fallet idag, men de flesta anställda har någon metod eller procedur på plats där de kan följa sina arbetsuppgifter.

När gör dessa övningar plats?

Inkorgen övningar administreras vanligtvis när kandidater kommer in för intervjuer. De avslutar övningarna omedelbart före eller efter intervjun. Anställningschefen använder information från ansökningsmaterial, samt från intervjun och övningen, för att fatta beslut om vilken kandidat som ska få ett jobbbjudande.

Vad är involverat?

När chefer vill testa sökandes prioriteringskunskaper kan de lägga mer uppgifter i träningen än vad som kan slutföras inom den angivna tiden.

Chefer bör informera sökande om detta är fallet. Annars kan kandidaterna vara ljuga om att ta jobbet eftersom de uppfattar att de anställande cheferna har orealistiska förväntningar på hur mycket arbete som realistiskt kan slutföras på ett visst schema.

De flesta sökande tror att de förväntas slutföra hela träningen inom den tilldelade tidsperioden, och detta är ett rimligt antagande, särskilt om de aldrig har mött inkorgenövningar tidigare.

Men chefen förväntar sig faktiskt att de ska slutföra de viktigaste uppgifterna först, sedan alla andra som kan åtgärdas och avslutas med den tilldelade tidsramen. Om du inte informerar kandidaterna behöver du inte slutföra hela övningen helt och hållet besegra syftet med att se hur kandidater prioriterar uppgifterna i träningen.

Tips för sökande

Kandidater ska arbeta snabbt för att slutföra in-basket övningar, men inte så fort att de blir slarviga. När allt kommer omkring söker arbetsgivare inte bara hastighet utan också kompetens. Om de har tid ska kandidaterna läsa över sina färdiga övningar innan de överlåter dem till anställningsledaren. Det finns ingen fördel att avsluta tidigt om arbetet är slarvigt, och det är ingen skam att ta hela tiden för att slutföra jobbet bra.

Några exempel på in-basket övningar:

• En chef anställer en administrativ professionell för att hjälpa henne. Hon utarbetar en in-basket-övning som inkluderar redigering av en skriftlig korrespondens, fullgör en inköpsrekvisition och fyller i en reseskupkupong.

• Anställningsförfarandet för en tjänstgöringsansvarig kan innehålla en in-basket-övning som består av att skriva ett pressmeddelande, svara på en reporters skriftliga frågor och ge feedback på en utkast till broschyr avsedd för allmänheten.

Om du är en potentiell medarbetare kan en in-basket-övning vara din möjlighet att skina och visa upp dina fantastiska färdigheter. Om du är en arbetsgivare tar det dig ett steg bortom det skriftliga CV och intervjufrågorna hjälper dig att se till att du anställer den bästa personen för jobbet.