Hur man skriver och skickar professionella e-postmeddelanden

När du skickar professionella e-postmeddelanden är det väldigt viktigt att se till att meddelandet är perfekt. Du vill inte blåsa ett tillfälle genom att göra några misstag - antingen i hur du skickar e-postmeddelanden eller hur du håller reda på dina e-postmeddelanden.

Om du skickar en arbetsbrev till en arbetsgivare, ett brevbrev, ett avbokningsbrev, begär ett rekommendationsbrev eller skriv av andra icke-personliga skäl, bör du alltid se till att din e-post är organiserad och professionell.

Här är vad som ska inkluderas i dina meddelanden, vad som inte ska inkluderas och hur man stänger, signerar och skickar dina e-postmeddelanden.

Professionella meddelanden om riktlinjer för e-post

Ämnesrad: Ämnesrubriken bör kortfattat förmedla ditt syfte att skriva. Din ämnesrad kan vara lika enkel som "Tack" eller "Begäran om rekommendation"

Hälsning: Även om du skriver en mycket kort epost, inkludera en hälsning. Om du känner personens namn, inkludera den. Om du inte är på förnamnsbasis med personen, ring dem med titeln.

Längd: Håll ditt mail så kortfattat som möjligt. Folk tenderar att skumma långa e-postmeddelanden, så bara inkludera viktig information.

Teckensnittsstil: Undvik utsmyckade, lekfulla eller färgade teckensnitt; dessa distraherar helt enkelt mottagaren från ditt faktiska meddelande. Undvik att överdriva fet och kursiv, vilket gör att ett e-mail ser routat ut. Skriv inte i alla stora bokstäver heller; Detta kommer över som arg eller överexcited i ett e-postmeddelande.

Emoticons: Ta inte emot uttryckssymboler i en professionell email; spara dessa för personlig korrespondens.

Stavning och grammatik: Bara för att du skriver ett e-post betyder det inte att du borde vara slurvig om stavning och grammatik. Redigera din e-post noga innan du skickar den. Ett felfritt meddelande berättar mottagaren att din e-post ska tas på allvar.

Avsluta: Skriv av med en kort "Tack", "Bäst" eller någon annan enkel avstämning, och sedan ditt namn. De flesta e-postkonton låter dig bädda in en signatur med ditt namn, titel och kontaktinformation till varje mail. Detta är ett utmärkt sätt att göra varje korrespondens mer professionell.

Så här skickar du professionella e-postmeddelanden

Se till att ditt meddelande är fullständigt

Innan du klickar på Skicka dubbelkontroll för att säkerställa att ämnesraden i ditt e-postmeddelande fylls i har du inkluderat en signatur, du skickar meddelandet till rätt kontaktperson, och du har fyllt i fältet Bcc för att skicka en kopia till dig själv så att du har en post på e-postmeddelandet.

Bevisa ditt e-postmeddelande

Innan du slår skicka, se till att du stavningskontroll och kolla in din grammatik och aktivering.De är lika viktiga i e-post jobssökkorrespondens då de är på papper senare.

Skicka ett e-postmeddelande

Innan du skickar ditt e-postmeddelande skickar du meddelandet till dig själv för att testa att formateringen fungerar. Om allt ser bra ut, skicka tillbaka till företaget eller den person du skriver till.

Skicka en kopia av e-postmeddelandet till dig själv

Använd fältet Bcc för att skicka en kopia av e-postmeddelandet till dig själv så att du har en rapport om när du skickade meddelandet och vem du skickade det till.

Filera dina kopior

Med många e-postprogram kan du skicka upp mappar. Ställ in en mapp för alla dina jobbsökningsemails och lägg in dina kopior av det e-postmeddelande du skickar i din arbetssökmapp.

Kontrollera din mail regelbundet

Tiden är kärnan när du söker jobb. Det är viktigt att kontrollera din e-post regelbundet och ofta så att du inte saknar några viktiga möjligheter. Kontrollera minst din e-post på morgonen och under eftermiddagen, så du får tid att svara i god tid på de svarmeddelanden du får.

Jobbsökning Etiquette
E-postadress för jobbsökning, inklusive vad du ska skriva i dina jobbsökningsemails, hur du formaterar din e-post, hur du ser till att ditt e-postmeddelande läses och provar e-postmeddelanden för e-post.

E-postmeddelandexempel:

• E-postmeddelandexemplar
• Så här formaterar du ett e-postmeddelande
• Sample Email Signature