Förbereda och använd en åldersredovisning för kundfordringar

En åldersrapport för kundfordringar är en viktig rapport för att se minst en gång per månad, eller oftare, för att dina kunder betalar dig.

Vad är kundfordringar?

Kundfordringar (ibland kallade "fordringar" eller "A / R") är de belopp som betalas till ett företag av sina kunder. Du kan betrakta dem som "betalningar på grund av min verksamhet".

Fordringar betraktas som en affärstillgång eftersom de har värde, som det totala beloppet som betalas till ditt företag.

Fordringar rankas högt i listan över tillgångar på grund av deras förmåga att omvandlas till kontanter. Kundfordringar uppträder på bolagets balansräkning, eftersom dessa belopp som är skyldiga betraktas som tillgångar. Så snart de är betalda - hoppas vi - de kommer att bli kontanter.

Vissa kontanta företag eller företag som är beroende av kundens användning av kreditkort kanske inte har många fordringar. Men om du har ett företag där du fakturerar kunder och du erbjuder dem villkor (betalning över tiden måste du kunna köra en A / R-åldringsrapport gör att du kan se vad som beror på varje kund.

Redovisningsmetod och fordringar

Om ditt företag har kunder som inte betalar omedelbart använder du förmodligen periodiseringsredovisningsmetoden (i motsats till kontanträkning). inkomst när det faktureras, inte när pengarna samlas in. Det innebär att du måste betala skatt baserat på inkomst som du kanske inte har fått.

Processen att samla pengar från kunder i denna typ av verksamhet börjar med en faktura - En faktura till en kund. I fakturan anges det belopp som ska betalas och när det är förfallet, inklusive betalningsvillkor. Betalningsvillkoren inkluderar ibland rabatt för tidig betalning.

kundfordran är baserat på det belopp och de villkor som anges i fakturan för den kunden.

Vad är en Antagningsberättelse för kundfordringar?

Förändringar i skuldfordringar (ibland kallad förköpsavräkning) är en process för att kategorisera alla belopp som alla kunder har skyldig, inklusive hur lång tid beloppen har varit utestående (obetald) med tanke på deras ålder, eller "åldras" denna information. Standardkategorierna för denna typ av rapport är:

• Nuvarande - Förfaller omedelbart
• 1 - 30 dagar - Förfaller inom de närmaste 30 dagarna
• 31-60 dagar - En månad försenad
• 61 - 90 dagar - två månader försenad
• 91 och över - mer än två månader försenad

Om en kund har flera räkningar som uppstod vid olika tidpunkter, kommer rapporten att visa hur mycket som ska betalas vid vilken tidpunkt. Till exempel för Jim Jones:

• $ 230 30 dagar
• $ 120 60 dagar
• $ 390 Över 90 dagar.

Syftet med denna åldersåtagande är att visa företagets ägare vilka fordringar som behöver hanteras snarare, eftersom de har varit försenade längre.

Förvaltningsberäkningsrapporten är en standardrapport som tillhandahålls med alla affärsredovisningsprogram, inklusive onlinesystem.

Varför är en rapport om åldersgräns för åldringar så viktig?

Regel nr 1 i inkasso är "ju längre skulden är skyldig, desto mindre sannolikt är du att kunna samla den." Så att veta om dina kunder och deras skulder är viktigt för att samla in dem.

Ett av dina viktigaste insamlingsverktyg är en åldringsrapport för kundfordringar.

Hur läser jag och använder en A / R-åldringsrapport?

Läs en åldringsrapport för kundfordringar som kommer ihåg regel # 1 i samlingar / Här är några riktlinjer att tänka på när du läser en åldersrapport:

Först, titta på t han största summan av pengar som alla kunder. Är dessa belopp aktuella? Är de 30 dagar? Eller har dessa räkningar varit enastående i 120 dagar eller mer? Att arbeta med 80/20-principen, som går efter de största brottslingarna (med ditt samlingshanteringssystem, förstås) kommer att ge dig den högsta avkastningen. Bestäm hur du hanterar var och en av dessa stora räkningar, skriv upp en plan och få din kundfordringschef att börja arbeta.

Se sedan på de räkningar som har beräknats under lång tid. Bestäm om du är redo att ta den här kunden till nästa steg i samlingsprocessen: samlingsbyrå eller smådomstolsdomstol.

Eller tror du att denna faktura inte betalas?

Använd slutligen ditt samlingssystem för att bestämma hur du kommer att kontakta alla kunder med fakturor 30 dagar i förtid eller mer. Låt systemet vägleda dig, men tveka inte att göra undantag. Du kan till exempel veta att en kunds fru har terminal cancer, och du kan besluta att inte ta den personen till domstol. Det är ditt företag; du bestämmer dig.

Du kanske också vill beräkna ett företagsanalysförhållande som kallas "genomsnittlig insamlingsperiod". Denna beräkning visar hur många dagar det i genomsnitt tar att samla på din företagsförsäljning. Med tiden kan du se om detta förhållande går upp (tar längre tid att samla.)

Om du arbetar för att förbättra din samlingsränta, med hjälp av åldringsrapporten för kundfordringar och andra finansiella analysverktyg som den genomsnittliga insamlingsperioden, kan förbättra betalningarna och ha mer pengar i din verksamhet.

Sammanfattningsvis kan du använda en åldringsrapport för kundfordringar för att fatta beslut om nästa steg för alla kunder som är skyldiga dig pengar. Använd den samlingsprocess du skapade, och kom ihåg regel # 1.

Tillbaka till Komma betalt: Ställa in ditt samlingssystem