Hur man organiserar ditt arkivsystem

Att ta sig tid att organisera ditt arkivsystem är avgörande. Medan alla skulle älska att ha ett papperslösa kontor är det faktum att många småföretag fortfarande har behov av att lagra pappersdokument som fakturor, kvitton, etc. och kunna enkelt hämta dem vid behov.

Filing kvitton ordentligt är särskilt viktigt; ett obefintligt eller rörigt arkiveringssystem kan lägga till dagar med extra ansträngning vid inkomstskattstid eftersom du inte vill missa skatteavdrag på grund av att intäkter saknas.

Och om ditt företag någonsin är föremål för en revision och du inte kan producera de erforderliga dokumenten till stöd för dina utgifter, kommer dina anspråk sannolikt att avvisas och din avkastning omvärderas.

Som småföretagare måste du snabbt och enkelt kunna arbeta vid ditt skrivbord. Fast det är svårt att sätta upp ett pappersarkiv, det är en relativt lätt uppgift som kan lättas genom några tips och tricks.

Så här organiserar du ditt arkivsystem

(1) Sitt vid ditt skrivbord i några minuter och ta reda på var du ska leta efter saker.

Jag har en låda till höger om min arbetsstation. När jag först satt upp mitt arkivsystem hade jag inget i det. När jag skulle leta efter pennor, paperclips eller min häftapparat var det första platsen jag skulle titta, trots att jag visste att den var tom. Så naturligtvis lägger jag pennor, pappersklipp och häftapparat i den lådan. För mig var det det naturliga hemmet för de föremålen.

Alla kommer att närma sig detta annorlunda och vad som fungerar för en person kanske inte fungerar för en annan. Ta några minuter att sitta ner på din primära arbetsyta och nå ut för utrustning, tillbehör och filer. Det hjälper dig att skapa den perfekta platsen för att arkivera dessa saker för dig personligen.

(2) Nu när du vet var du naturligtvis ska leta efter information måste du bestämma om ett alfabetiskt, numeriskt eller ämnesansökningssystem fungerar bäst för dig.

Hur organiserar du ditt pappersarbete i arkivkategorier (dvs. utgifter, ekonomi, marknadsföring)?

Hur hittar du affärskostnadsrelaterade pappersarbete, som bankdeklarationer, räkningar, kontoutgifter, kilometertrafiklistor mm? Vad sägs om kundinformation - söker du efter saker enligt kundens namn? Med referensnummer? Detta är ett kritiskt steg, eftersom det kommer att avgöra hur du ska lägga ut ditt arkivsystem. När du väl har bestämt vilka kategorier du ska använda bestämmer du om du behöver gå vidare och skapa underkategorier. Gör detta före du köper något för ditt arkivsystem.

(3) Därefter bestämmer du om lagringsbehovet.

Har du ett stort antal filer som du har tillgång till dagligen?Har du bara tillgång till dina filer varje vecka? Svaren kommer att avgöra om du behöver en skrivbordsfilhållare, en tvålådans arkivskåp nära skrivbordet eller en fyra lådans laterala arkivskåp över rummet.

Välj noggrant. Tillåt tillväxt när du tittar på arkivskåp - köp något för att rymma dubbelt så mycket filer som du tror att du kommer att ha nu. Detta kommer att begränsa antalet gånger du måste tillgripa och omorganisera ditt arkiveringssystem.

(4) Investera i ett bra märkningssystem för tydlighet och enkel åtkomst.

Att kunna läsa filetiketterna är uppenbart, men tydlighet i märkning sparar mer arkiveringstid än du kan tänka dig.

De flesta företag som tillverkar etiketter tillhandahåller mallar som integreras med den mest populära ordbehandlingsprogramvaran. Du kanske vill överväga ett av de små märkningssystemen som nu också kan skriva ut enskilda adressetiketter. Objekt som utför dubbelarbete är vanligtvis en klok investering.

(5) Nu är du redo att köpa filmappar.

Den bästa investeringen är att köpa färgade hängande mappar (se till att flikarna med plastik etiketter ingår) och vanliga manila filmappar. Färgade hängande mappar är bäst av två anledningar:

De är lättillgängliga
De gör det enkelt att känna igen kategorier

Om du till exempel lägger alla dina klientfiler i gula hängande mappar kan finansiell information i blåa mappar och allt relaterat till marknadsföring i röda mappar kan du enkelt se ungefär var du ska leta efter en viss fil.

Enkelt är bäst

KISS-principen gäller att ställa in ett arkivsystem som är lätt att använda och lätt att växa med. Håll det enkelt, älskling! Breda ämneskategorier gör att du enkelt kan lägga till nya filer när du växer och eliminerar behovet av att regelbundet uppgradera eller omorganisera ditt arkivsystem.

Håller det enkelt gör det också lättare att integrera dina pappers- och digitala filer som en del av ditt övergripande dokumenthanteringssystem.

Gå papperslös där möjligt

Om du försöker gröna ditt företag och göra övergången till en "Paperless Office" kan du skanna kostnadsintäkter och lagra dem med din andra digitala bokföringsinformation. Några av de nyare Cloud-baserade redovisningsprogrammen underlättar detta genom att ha mobila appar som tillåter dig att ta en mobilklapp på ett kostnadskvitto och registrera det i flygningen (se The Best Accounting Software for Canadian Small Business).

Tänk på att papperskopior eller digitala bilder av kostnadsintäkter är i allmänhet acceptabla för Canada Revenue Agency (CRA), förutsatt att de är klart läsliga. Om inte kan CRA kräva att de ursprungliga pappersdokumenten ses under en revision eller rutinmässig begäran om dokumentation, så originalet ska alltid hållas under föreskriven tid. (Se Hur länge måste jag behålla mina företagsrekord? För mer information.)