Gör skatteregistrering enklare med dessa inspelningstips

När taxtiden kommer runt, graver du fräckt genom staplar av papper som söker dokumentationen du behöver för att förbereda dina avkastningar? Är du osäker på vilka poster du ska behålla och vilka som du säkert kan kasta bort? Varför inte göra ditt liv enklare och se till att du inte saknar några avdrag genom att organisera ditt rekordhållningssystem tidigt på året och hålla det aktuellt? Här är hur.

- 9 ->

Varför du borde spela in?

Med så mycket av alla ekonomiska liv som finns online eller i elektronisk form, är det mycket mindre troligt för människor att behålla alla relevanta uppgifter på ett och samma ställe. Det är inte att säga att den rekordhanteringsstrategi du antar inte kan vara elektronisk betyder det helt enkelt att det ska organiseras och behålla allt du behöver på ett säkert ställe. Om du förvarar pappersposter investerar du i ett vatten- och brandsäkert kassaskåp. Kanske överväga att behålla flera kopior på olika platser. Om du bestämmer dig för att gå digitalt måste du skanna i de dokument som du har i hårddisken, men viktigast av allt, var noga med att hålla filerna säkra och ha en säkerhetskopia.

Det är inte bara att det är lättare och mindre frustrerande att du lämnar in din avkastning, men det garanterar också att du kan dra nytta av varje avdrag eller skattekredit du är berättigad till. Viktigast av allt, att hålla register gör det också möjligt för dig att förklara en vara vid din avkastning som Internal Revenue Service (IRS) kan ifrågasätta vid en revision.

Enkelt uttryckt kan du hålla alla de skatteförmåner du är berättigad till och förhindra att du behöver betala ytterligare skatter och påföljder för oskadade varor.

Rekord som du borde behålla

Din checklista, personliga programvaror eller nätbankverktyg hjälper dig att komma ihåg de intäkter och kostnader som ska redovisas på din avkastning, men endast checkboken eller programvaran aren tillräcklig dokumentation för att bevisa avdrag för en kostnad

Förutom betalningsbevis (avbeställda kontroller, kreditkortsintäkter, etc.) behöver du också fakturor, kvitton, försäljningsblanketter eller annan skriftlig dokumentation som stavar exakt vad du betalat för. Avdrag som du behöver dokumentera kan omfatta underhåll, välgörenhetsbidrag, hypotekslån, barnomsorgskostnader och fastighetsskatt. Om du betalar kontant, får du ett daterat och signerat kvitto som visar totalbeloppet och en specificerad beskrivning av vad som köptes.

För att bevisa att du korrekt påstod intäkter från investeringar som aktier, obligationer och fonder måste du kunna bestämma din grund och huruvida du har vinst eller förlust när du säljer.Dina poster ska visa köpeskillingen, försäljningspriset och provisionerna, utdelningar som mottagits kontant eller återinvesteras, lageravgifter, belastningsavgifter och originalavgiften (OID). Ett Excel-kalkylblad är ett bra sätt att spåra denna information, men även ett uttalande från din mäklare eller finansiell rådgivare eller ett handskriven schema kommer att göra.

Om du har avdragsgilla utgifter som hämtats från din lönecheck, till exempel fackliga avgifter, sjukförsäkringspremier eller 401 (k) bidrag, var noga med att hålla dina löneposter som bevis på betalning.

Fortfarande inte säker på vad du borde fortsätta med? Här är några av de vanligaste specifika register som du borde behålla:

• Form W-2 och 1099
• Bankredovisning
• Mäklare och fondförklaringar
• Formulär K-1 (för partnerskap)
• Försäljning kuponger
• Fakturaer
• Kreditkortsintäkter
• Avbeställda kontroller eller annat betalningsbevis
• Hemköp och försäljningsavtal, stängningsdeklarationer och försäkringsskivor

Hur länge du ska behålla poster

Även om det är lagligt du är bara skyldig att hålla skattposter i tre år från det datum du lämnade in den relaterade avkastningen, du borde hålla en kopia av din faktiska avkastning, W-2s, 1099s, etc., i obestämd tid. IRS förstör de ursprungliga avkastningarna efter tre år, och du eller dina arvtagare kan behöva information från avkastningen vid någon tidpunkt, eller så småningom måste du kunna bevisa ditt resultat för socialförsäkringsändamål.