Hur man använder File W-2 Forms och W-3 Forms Online

UPDATE: Ny tidigare inlämningsdatum för W-2 formulär och W-3 Form

IRS har meddelat att inlämningsdatum för inlämning av 2016 W-2s och 1099-formulär, med Social Security Administration, inklusive W-3-formulär, är 31 januari 2017. Det är en månad tidigare än det tidigare inlämningsdatumet; det tidigare datumet inrättades för att förhindra skattebedrägerier. Det tidigare datumet gäller för alla ansökningar, inklusive online-arkivering. Läs mer de nya W-2 och 1099 arkiveringskraven.

Hur filar jag W-2 Forms och W-3 Forms Online?

W-2 Löne- och skattedeklarationer för varje anställd ska varje år lämnas till Socialförsäkringsverket (SSA) för alla dina anställda, för det föregående kalenderåret. W-2 formulär för anställda lämnas in tillsammans med formulär W-3, som är en sammanfattande blankett.

W-2-formuläret betalas tillsammans med W-3 ​​summariska transmittalformer, i slutet av februari, för föregående år. Eftersom dessa formulär beror på anställda i slutet av januari ger detta tid för formulären att granskas av anställda och för eventuella fel som ska åtgärdas.

Du kan e-posta formulär W-2 online på SSA: s webbplats för Business Services Online. Du kan skapa inbyggda versioner av dessa formulär, skriva ut kopior för arkivering med statliga eller lokala myndigheter, för distribution till anställda och för egna poster.

Arkivera 250 eller fler W-2 Forms? Du måste skicka online

Socialförsäkringsverket säger,

Om du fyller 250 eller flera formulär W-2 under ett kalenderår måste du skicka dem elektroniskt om inte IRS ger dig ett avstående. (Du kan bli debiterad om du inte skickar in elektroniskt när det behövs.)

Fördelar med e-arkivering W-2 Forms och W-3 Forms

• E-arkivering, enligt IRS, sparar tid och ansträngning och hjälper till att säkerställa noggrannhet.
• Du behöver inte beräkna och skicka in en W-3-överföringsform; Socialförsäkringsverket genererar automatiskt en W-3.
• Om din e-fil är förfallodagen i slutet av mars, en månad senare än om du skickar dessa formulär per post.
• Du kan använda BSO-webbplatsen för att verifiera Social Security Numbers för lönerapportering.
• BSO-webbplatsen erbjuder en handledning, handböcker, en checklista och mycket annan användbar information som hjälper dig att e-posta dessa W-2-formulär.
• Om du gör ett misstag i en eller flera W-2 formulär efter att du har lämnat in, kan du skicka in W-2c formulär för att korrigera felet.

Innan du skickar in dessa formulär elektroniskt

För att skicka in formulär W-2 online måste du först registrera dig hos Socialförsäkringsverkets sektion för Business Services Online.

Då måste du skapa och spara dina W-2 formulär med ett speciellt filformat och skicka dem till BSO.

När filerna är inlämnade kan du se de uppladdade filerna och se felrapporter, inklusive namn och socialt säkerhetsnummer, och göra korrigeringar.

Du kan också granska statusen för ditt inlägg och se om filen har godkänts.

Fortfarande fortfarande förvirrad om Form W-2? Svar på dina frågor om formuläret W-2