Undvik sena avgifter och räntebetalningar från saknade fakturadatum.

Företagskostnader leder spalten från nödvändiga till tillfälliga men ett frustrerande område med oförutsedda utgifter är sena avgifter och onödigt intresse. Om du någonsin har missat att betala en bolagsräkning i tid, har du sannolikt stött på en av dessa oundvikliga kostnader, mycket för din chagrin. Frustrationen ökar tiofaldigt när den professionella bokhållaren du tilldelade för att hantera dina betalningar saknar förfallodatum, vilket orsakar överraskande kostnader du förväntade dig att undvika eftersom du anlitar en dedikerad person för att lösa dessa problem.

Om du emellertid behandlar dina betalningsbara betalningar ("AP") på egen hand och kämpar för att möta tidsfrister eller har svårigheter att hantera din bokhållare och tittar på avgifterna högt upp, finns det flera saker du kan gör för att dina bokföringsprocesser är anpassade för att hålla fast vid förfallodagen och träffa deadlines.

1. Undersök dina nuvarande redovisningsförfaranden för att avslöja fallgropar.

Om du redan är offer för återkommande sena betalningsavgifter och upplupen ränta, måste du börja med att undersöka alla steg i dina betalningsbara betalningar och fakturahanteringsprocesser. Från hur de inkommande fakturorna tas emot till cyklerna för granskning, godkännande och betalningsproblem till dokumentation av betalningar och arkivering av betalda fakturor; varje steg bör ses över för noggrannhet och effektivitet.

Markera var fakturor fastnar i arbetsflödet, identifiera potentiella synder (t.ex. långsam postbehandlings tid, sällsynta räkenskapsgranskningsperioder, frånvarande godkännare) och justera för att adressera de största problemområdena först.

Om det finns flera personer som är involverade i AP-arbetsflödet, få alla att delta i att beskriva processen för att säkerställa fullständig öppenhet och ansvarighet. Du kanske tror att posten öppnas dagen den mottogs, bara för att ta reda på att den hålls i en vecka innan den skickas till bokföringsavdelningen.

2. Upprätta uppsatta bokföringsprocedurer, processer och förväntningar

Innan du letar efter en omarbetad lösning, börja med att skapa regler och förväntningar för att styra framtida uppgifter och funktioner i leverantörsskulder. Kanske inkluderar detta maximala vändningstider, ett steg för steg godkännandeförfarande eller en förväntan om att alla fakturor betalas 3 dagar före förfallodagen. Processerna ska vara i linje med dina företags mål och förmågor och bestämda och överenskomna av alla parter för att säkerställa att hela företaget köper.

3. Skapa uppdrag och påminnelser i ditt Go to Calendar- och uppgiftshanteringsprogram

Det snabbaste sättet att inkludera automatiserade arbetsflödesfunktioner i dina bokföringsprocesser är att luta dig på ditt nuvarande uppgifts- och kalenderhanteringsprogram för att tillgodose dina uppgifter. När du har fastställt dina förväntningar för dina förbättrade redovisningsförfaranden, bryta dem in i enskilda uppgifter för att slutföra.Från att spela in nya fakturor för att vidarebefordra till godkännaren i granskningscykeln bör varje specifik uppgift skapas som en återkommande påminnelse i kalender- och uppgiftsprogrammet. Vem som är ansvarig för en specifik uppgift är att ha dem inställda på lämplig frekvens för att säkerställa att tiden uppfylls.

Med hjälp av ett uppgiftsbaserat tillvägagångssätt för fakturering av betalning och hantering kan du hålla arbetsflöden enkla och enkla att genomföra. Uppgifter kan enkelt delas, överföras och granskas för att säkerställa överensstämmelse med angivna processer och förfaranden. Varje faktura följer samma process, standardiseringssteg och möjliggör större kontroll och övervakning av företagsledare och ägare. Du kan enkelt kolla på uppgifterna i ett program (i stället för din bokhållares minne) för att se vilka uppgifter som är märkta kompletta eller utestående.

4. Implementera ett automatiserat arbetshanteringsprogram för arbetsflöden

Den optimala lösningen för att undvika sena betalningar, avgifter och räntor är att genomföra ett integrerat fakturahanteringsprogram som automatiserar arbetsflöden, synkroniseras med redovisningsprogram och säkerställer maximal synlighet under hela processen. Från tydliga användarprofiler till automatiserade e-postmeddelanden och mobilgodkännanden kommer integrering av ett fakturahanteringsprogram i ditt arbetsflöde att ansluta alla prickar för att säkerställa att tidsfristerna för betalningar och betalningar aldrig glöms bort igen.

Är du osäker på var du ska börja? Det kan verka lite överväldigande först. Börja med det enklaste steget från dina nuvarande processer och bygga långsamt. Du behöver inte övergå från post-it till ett helautomatiskt system över natten.