Vet hur, varför och när man dokumenterar anställningsprestanda

I mänskliga resurser och sysselsättning kan dokumentation om anställdas prestation göra eller bryta din förmåga att disciplinera, avsluta eller rättvist främja, belöna och erkänna anställda.

Dokumentation är viktigt för chefer och HR-personal eftersom du måste göra en seriös insats för att registrera alla händelser i dina anställdas anställningshistoria - både positiva och negativa prestationshändelser.

Därför ska chefer och HR-personal vilja noggrant dokumentera alla händelser.

Varför dokument?

• Dokumentation visar att prestationsfrågor diskuterades med arbetstagaren på ett tidigt och koncist sätt.
• Dokumentation ger en historia om arbetstagarens förbättring eller misslyckande med att förbättra prestanda över tiden. Det är kronologisk och en exakt beskrivning av arbetstagarens handlingar, chefens handlingar och händelser som de uppstår.
• Dokumentation ger bevis som stöder ledningsbeslut att vidta ogynnsamma åtgärder som disciplin eller uppsägning hos en anställd.
• Dokumentation ger bevis för att en anställd förtjänar en ledig befordran eller möjlighet över andra anställda som också är berättigade.
• Dokumentation ger bevis för att rättfärdiga löneökningar, minskningar eller varför en anställd inte fick någon höjning.
• Vid en rättegång skyddar en fullständig och grundlig dokumentation en arbetsgivares intressen. Dokumentationen kan stödja ledningens åtgärder vid uppsägning av en misslyckad anställd. Det kan också bevisa att arbetstagaren avslutades av skäl som är lagliga i motsats till andra som olaglig diskriminering.

Vad ska dokumentet

Ledare måste dokumentera anställdas prestanda, både positiva bidrag och prestandafel. De måste dokumentera exakt vad arbetstagaren gjorde och sa och vad chefen gjorde och sa som svar under mötet eller samtalet.

Du måste dokumentera eventuella avtal som gjorts under samtalet, uppsatta mål, nödvändiga förbättringar och förväntningar samt tidslinjen för förbättring.

Dokumentation ska också innehålla åtaganden som chefen gör för att hjälpa medarbetaren.

Dokumentation

Dokumentation ska skrivas under eller omedelbart efter mötet eller samtalet med arbetstagaren. Inte vid något tillfälle bör du missa skriva ner konversationen samma dag som det faktiskt inträffade. Väntar tills senare påverkar kvaliteten på dokumentationen eftersom den är baserad på minne.

Ett av de värsta misstag cheferna gör är att tro att de kan rekonstruera en anställds rådgivningshistoria efter behov. Ingen HR-person som har någon erfarenhet av anständig, aktuell dokumentation luras någonsin av en rekonstruerad rekord.Chefer som rekonstruerar från minnet ger onödig och oacceptabel risk för sitt företag, eftersom en färdig historia inte kommer att hänga i en potentiell rättegång.

Du behöver din dokumentation för att bli professionell, snygg och organiserad. Skriv dokumentation som om du pratar om historien till en tredje part. Du vet aldrig vem som kan läsa din dokumentation en dag, så se till att den speglar din professionalism. (Back of a cocktail servett, kuvert eller klistermärke kvalificeras inte som professionell dokumentation.)

Din dokumentation ska gå till en anställds nya chef om arbetstagaren får ett nytt jobb - eller om du gör det - i din organisation.

För ditt minne och för att informera medarbetarens nya chef måste du ange medarbetarens namn och titel, ditt namn och din titel och fullständigt datum för varje dokument.

Skriv dokumentation som är faktisk, rättvis, juridisk, objektiv, fullständig och konsekvent. Undvik åsikter (Mike är slarvig. Alice är lat. Tom ljuger för mig.) Namnkallning, redaktionering (John är en jerk. Mark har ett attitydproblem.) Och märkning (Mary är oansvarigt. George är inte ett lag spelare.).

Undvik också att försöka tolka medarbetarens beteende. Paula verkar vara över huvudet. Minimera användningen av beskrivande ord som adjektiv och adverb (långsamt, slarvigt, olyckligt, humörligt, oförskämt). Ange arbetstagarens specifika beteende och handlingar, inte din åsikt eller tolkning av den.

I dokumentationen behövs det en korrekt registrering av konversationen. Håll fast vid fakta och skriv ner precis vad du sa och vad arbetstagaren sa. Se till att din dokumentation är otvetydig och att det får fakta rakt. (I en eventuell rättslig situation gör fel i någon av de dokumenterade händelserna hela dokumentationen misstänkt.)

Slutligen dokumentera eventuella avtal, åtaganden, tidslinjer, nödvändiga förbättringar, incheckningspunkter och andra detaljer som kan gå ifrån minne. Se till att du anger datum och tid för deadlines och förfallodagar så att missförstånd inte kommer att inträffa.

Känn din HR-avdelningens dokumentationspolicy, vilken kommer att berätta vilken dokumentation som behöver placeras i medarbetarens personaldokument. Eventuellt måste dokumentation av disciplinåtgärder inkluderas.

Var för att lagra medarbetardokumentation

Eftersom dokumentationen om anställda är konfidentiell och privat för arbetstagaren, måste du ta hand om att eventuell dokumentation förblir konfidentiell till chefen, HR och eventuellt medarbetarens nästa chef. Således rekommenderas att lägga dokumentation på en delad dators enhet. Handskriven dokumentation och en chefs dokumentation utskrivas bäst i låst lagringsutrymme.

Om du följer dessa riktlinjer hjälper HR dig att lösa problemet eller förbättra situationen när du går till HR för att få hjälp med att disciplinera, avsluta eller överföra en anställd till ett jobb med bättre potential. När HR säger att du dokumenterar, dokumenterar, dokumenterar eller de inte kan hjälpa dig, har du alla dina baser täckta.

Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.