Hur man utvecklar en företagspolicy för anställda

Identifiera behovet av en policy

Du vill ha nödvändiga policyer och rutiner för att säkerställa en säker, organiserad, gemytlig, bemyndigande, icke-diskriminerande arbetsplats. Ändå vill du inte skriva en policy för varje undantag till accepterat och förväntat beteende. Policyutveckling är för de många anställda inte för de få undantagen.

Du vill inte skapa en rad politiker som styr dina många anställdas handlingar. När allt du verkligen behöver är tillräcklig politik för att kontrollera några få handlingar.

Följaktligen vill du inte skapa policy för varje händelse, vilket gör det möjligt att hantera enskilda medarbetares behov så lite som möjligt. Omvänt vill du ha den nödvändiga politiken, så att anställda aldrig känner sig som om de bor i en fri-för-all miljö av favoritism och orättvis behandling.

Om du har för många politiska åtgärder, ökar du också sannolikheten för att cheferna kommer att tillämpa dem ojämnt och orättvist. Du ökar behovet av att utveckla riktlinjer och kommunikationsverktyg för att säkerställa att policyerna är rättvist, konsekvent tillämpade och välskötta.

Du måste hitta en sund balans när du utvecklar en ny företagspolicy. För det mesta behöver du inte utveckla en ny företagspolicy så länge du adresserar de anställda som beter sig på sätt som är olämpliga för din arbetsplats.

Dessa tio steg kommer att ta dig från att bestämma behovet av en policy genom att distribuera och integrera en policy.

Kolla in dessa riktlinjer för att se om det behövs en policy.

Av alla skäl som anges om varför en policy kan vara nödvändig, finns exempel på de policyer som kan falla i den kategorin av behov av en policy. En policy är nödvändig:

• om arbetstagarnas handlingar visar förvirring om det lämpligaste sättet att uppföra sig (klädkoder, e-post och internetpolicy, användning av smartphone),
• om det behövs vägledning om den lämpligaste hanteringen
• när det behövs för att skydda företaget juridiskt (konsekvent utredning av anklagelser om trakasserier, icke-diskriminerande anställning och marknadsföring),
• för att hålla företaget i överensstämmelse
• för att upprätta konsekventa arbetsstandarder, regler och förordningar (progressiv disciplin, säkerhetsregler, brytningsregler, rökregler) och
• för att tillhandahålla konsistenta och rättvis behandling för anställda (förmåner, ersättningstid, studiebidrag, förlossningstid, juryns plikt).

Det kan finnas andra orsaker, dessutom för varför du vill utveckla en politik.Kom ihåg att den anställdes dåliga beteende inte borde kräva en policy som kommer att påverka alla andra anställda.

Formulera policyens mål

När du har bestämt dig för att en policy är nödvändig, bestäm det mål du vill uppnå när du skriver den särskilda politiken. När det är möjligt vill du berätta för anställda varför du genomför policyen.

Du behöver tillräckligt med detaljer i policyn för att göra företagets position tydlig, men du kan aldrig hoppas att täcka varje potentiell situation som riktas av politiken.

Följaktligen är målet med en policy kort och enkel. Erkänna att detta kanske inte är möjligt med politiken om områden som företagets tillvägagångssätt för familjemedicinska och ledande lagen, diskriminering eller klagomål eller det progressiva disciplinsystemet.

Men hur mycket kan du verkligen säga om körning när du pratar i en smartphone? Så använd sunt förnuft när du bestämmer resultatet du vill ha från din policy.

Samla information

Den här delen av TheBalance. com ger provpolicy som många andra webbplatser, även om andra företag ofta tar betalt för sina policyer. Även webbplatser som laddar, ger gratis prover så att du kan testa sina policyer.

Du kommer att ha problem med att hitta en provpolitik som är exakt rätt för företagets omständigheter, språk och kultur. Men forskar online och hittar provpolicyer för att ge en bas för att revidera provpolicyer snarare än att skriva din policy från början.

Du kan också prenumerera på en tjänst som ger exempel på HR-policy och exempel. Externa policykällor finns också i den här policykampanjen. Slutligen ger Society for Human Resources Management (SHRM) policyprov för medlemmar.

I vissa fall kan du till och med vilja prata med din arbetsrätt advokat. Advokatbyråer skriver generiska policyer för sina kunder att du också kan anpassa efter dina behov. Speciellt när en ny lag passerar eller Arbetsgruppen utfärdar nya regler, kommer din advokat troligen att utveckla en åtföljande politik.

Utveckla och skriv policyen

Med mål och prover i hand, skriv policyen med enkla ord och begrepp. Tal direkt till de personer som kommer att läsa, genomdriva och leva av politiken.

Efter varje stycke, fråga dig "what if" frågor för att säkerställa att politiken täcker grunderna och de normala undantagen och frågorna.

Obsess inte över detta, dock; som nämnts täcker ingen policy alltid alla möjliga händelser.

Läs policyen

Välj flera anställda, eller till och med en liten pilotgrupp, för att läsa policyen och fråga eventuella frågor som de kan ha om policyen. Denna översyn ger feedback att medarbetarna kommer att kunna förstå och följa politiken.

Skriv om politiken baserat på feedbacken.

Hämta Management Support för policyen

Granska policyen med cheferna som måste leda och genomföra politiken. Du kommer att vilja ha sitt stöd och ägande av politiken.Du kommer att ha börjat denna process mycket tidigare, till och med så tidigt som när du identifierade behovet av politiken, men ledningsstöd när du implementerar politiken är avgörande.

Hämta juridisk granskning av politiken

Om politiken har rättsliga konsekvenser, är rättslig av sin natur, har personliga konsekvenser för anställda (t.ex. säkerhetsprocedurer), vill du få din advokat att se över politiken innan du distribuerar politiken vidare.

Se till att du meddelar din advokat att du inte vill att policyn omskrivs i legalese . Du vill att politiken ska granskas för juridiska konsekvenser och lämplig formulering.

Implementera policyen

I små grupper, enskilt eller i ett företagsmöte, beroende på den politiska kontroversiella naturen och hur lätt det kommer att förstås, distribuera och granska den nya politiken. Ge medarbetarna en chans att ställa frågor.

Policyn bör alltid bestå av politiken på ett papper där arbetstagaren loggar ut på ett andra ark.

Anställda kan skriva ut att de har fått och förstått policyn, men behåller en kopia för sina egna filer.

Försäkringsansökan från försäkringsbrev

Detta är ett försäkringsuttryck som ska användas:

Jag bekräftar mottagandet av och förståelsen av (Ditt företag). Policyn är effektiv (Datum) tills vidare.

_______________________________________________________

Anställdsbeteckning

_______________________________________________________

Anställningsnamn (Skriv ut)

________________________________

Datum

Bestäm hur du kommunicerar policyen i framtiden

Inkludera politiken i din anställdas handbok. Du kanske också vill att politiken ska bli en del av din New Employee Orientation.

Vissa företag placerar policyer på deras intranät eller i en policymapp på datornätverkets gemensamma enhet. Bestäm om du vill distribuera politiken med ytterligare metoder.

Du vill också arkivera och datum tidigare policyer som denna policy ersätter. Du kan behöva dem för laglig eller annan hänvisning i framtiden.

Tolk och integrera policyen

Oavsett vad du skriver i policyen kommer din senare policyapplikation och arbetssätt att avgöra politiken. Tänk konsekvent och rättvist när du tolkar politiken över tiden.

När du hittar din praxis som skiljer sig från den skriftliga politiken är det dags att granska och skriva om politiken och cykeln startar igen.

Ansvarsfriskrivning: Observera att informationen som lämnas, samtidigt som den är auktoritativ, är inte garanterad för noggrannhet och laglighet. Webbplatsen läses av en världsomspännande publik och arbetslagar och regler varierar från stat till land och land till land. Snälla söka juridisk hjälp, eller hjälp från statliga, federala eller internationella statliga resurser, för att se till att din juridiska tolkning och beslut är korrekta för din plats. Denna information är för vägledning, idéer och hjälp.