Grunderna för att bygga en händelsesbudget

Som en evenemangsplanerare är det viktigt att hålla sig inom din kunds budget. Och för att göra det behöver du en detaljerad händelsesbudget som du och din klient är överens om.

Om du är ny på evenemangsplanering eller en erfaren professionell, håller en evenemangsbudget, hjälper dig att hålla dig organiserad och förberedd för eventuella kundförfrågningar - och hjälpa dig att undvika att gå över budgeten.

För en grundläggande händelse, som ett seminarium eller middagsparti, kan Excel eller andra kalkylprogram vara till hjälp.

Lista följande fyra kategorier längst upp:

• Artikel
• Prognostiserad kostnad
• Aktuell kostnad
• Detaljer

Därefter kategoriserar och spårar kostnadsposter.

Hantera en händelsesbudget

1. Hyrkostnader för spårplats. När du planerar händelsen själv och när du träffar din försäljningschef, spåra alla projicerade hyresavgifter för evenemangs- och funktionsutrymme, hushållning, bagagehantering och relaterade utgifter.

2. Uppskatta cateringkostnader. Detta inkluderar alla mat- och dryckesavgifter, inklusive tips och dryckesbetalningar - som kan stå för upp till 30%.

3. Dokumenttransportkostnader. Detta inkluderar shuttles, tränare, händelseöverföringar och eventuella relaterade utgifter.

4. Lägg till dekorkostnader. De flesta evenemangen inkluderar utgifter för inredning, som mittenverk, floraler, tältuthyrning, etc. Här listar du dessa kostnader.

5. Dokumentavgifter och utrustningskostnader. Gemensamma utgifter i denna kategori inkluderar A / V-utrustning, men det är också en bra plats att lista honorar till högtalare eller om du anställer underhållare.

6. Sammanfattar utskriftsavgifter. Flera små objektkostnader kombineras faktiskt för att göra en större kostnadspost. Dessa inkluderar inbjudningar, namn märken, program broschyrer, händelse skyltar och banners.

7. Linjepost för presenter. En vanlig händelsespets är att aldrig tillåta en gäst att lämna tomma händer. Så, oavsett gåva eller gåvor du tillhandahåller, spåra kostnaden för dem separat; du skulle bli förvånad över hur mycket dessa objekt kan kosta.

8. Identifiera verksamhetsutgifter. Om ditt evenemang innehåller aktiviteter som golf, tennis, spa, forsränning, cykling eller andra aktiviteter, vill du notera kostnaden för dessa avgifter separat. Överväg att sammanfatta den totala kostnaden i kalkylbladet och bifoga en uppdelning.

9. Bokför övriga kostnader. Om en kostnad inte faller i någon av ovanstående kategorier, lista dem som en annan kostnadspost här.

10. Ge dig själv en kategori för beredskapsfonder. Beroende på storleken eller komplexiteten hos en händelse, kanske du vill ge dig själv så mycket som upp till 20% av evenemangsbudgeten här. Trots den bästa planeringen kommer avgifterna att överstiga planerade planer med kostnader som du aldrig överväger. Detta kommer att hålla dig från att gå över budgeten varje gång.

11. Sammanfatta uppskattade kostnader. När du bygger ditt evenemangsprogram, får du en bra uppskattning av de totala utgifterna. Det här är den information som du delar med händelseklienten för att se till att de är medvetna om händelsesbudgeten så att det inte finns några överraskningar senare.

12. Sammanfatta faktiska kostnader. Detta händer efter att händelsen har avslutats. Subtotala fakturorna i de 10 kategorierna ovan och dokumentera den faktiska budgeten. Om det är väldigt gynnsamt, identifiera besparingar i faktiska budgetar mot den beräknade budgeten, vilket visar det värde du tog till rollen.