Hur man får företags sponsor till små välgörenhetsorganisationer

Sammanfattning: Små ideella organisationer kan få företagssponsor för sina händelser om de är organiserade och ihållande. Här är en guide för att hitta sponsorer, oavsett storleken på din välgörenhet.

Företag och konsumenter skriver ett nytt kontrakt. Det handlar om företagens sociala ansvar och kundförväntningar.

Forskning från Cone Communications, experter på grund av marknadsföring, fann att nio av tio konsumenter förväntar sig att de företag de köper från att vara ansvariga och att ge tillbaka till sina samhällen.

Företag vill sälja sina produkter men vill också vara bra företagsmedborgare.

Det är en win-win för orsakrelaterad marknadsföring, varav sponsring är en del. Konsumenter som företag som bryr sig om. Hur bättre kan du uppvisa vård än att hjälpa till att sponsra din händelse?

Men min välgörenhet är liten och lokal, kanske du säger. Det är sant, men lokala företag och till och med de lokala butikerna på de nationella kedjorna är ännu mer intresserade av att bygga god vilja rätt där du och de bor.

Just vad är sponsring?

Sponsring är en tvåvägsgata mellan välgörenhet och ett företag. Välgörenheten får hjälp med händelsens utgifter; och företaget får exponering, billig marknadsföring och god vilja.

Välgörenhetsorganisationer som förstår vad som motiverar företag att sponsra kan vinna på sponsringsspelet.

Hur kan en liten kampanj konkurrera?

Stora nationella välgörenhetsorganisationer har personal tilldelad orsakrelaterad marknadsföring, eller de kan anställa konsulter som specialiserar sig i sponsringsprogram.

Men förtvivlan inte om din organisation är liten, lokal och din personal är mestadels frivillig. Du kan fortfarande få sponsorer till ditt evenemang.

Planera bara att arbeta i grannskapet.

Tänk på koncentriska inflytande cirklar i din stad eller stad. Börja med de människor du känner väl, träna i samhället där du har fysisk närhet till företag och ta itu med den större cirkeln som består av företag som du inte känner personligen … än.

Många organisationer tänker bara på Wal-Mart eller företagets huvudkontor ute i förorterna när de betraktar företags sponsorskap.

Så det är inte konstigt att de blir avskräckta och känner att landningsstöd är en förlorad sak. Tänk mindre, närmare, och om mamma och pop företag.

Börja med ditt evenemangsbudget

Utveckla en budget för din händelse. Hur mycket kostar platsen? Reklam? Fysisk inställning? Ljus, mikrofoner, underhållning, giveaways som t-shirts? Säkerhet, utskrift, mat och mattjänst?

Hur genererar du intäkter från evenemanget? Kommer du att ta ut en avgift per person? Finns det pengar redan i budgeten för evenemanget?Har några givare redan lovat stöd?

Hur många företags sponsorer från förra året har tecknat på igen? Hur mycket av intäkterna hjälper till att stödja evenemanget och hur mycket kommer att gå till din sak?

När du räknar ut hur mycket pengar du behöver höja, kan du ställa in sponsringsnivåer för de företag du närmar dig. Hitta kreativa namn för varje nivå av sponsring. Undvik överanvända namn som guld, silver, brons. Tänk på namn som speglar karaktärens karaktär eller sitt uppdrag.

Hur många sponsringar behöver du på varje nivå för att nå ditt mål?

Skapa flera sponsorskap på låga nivåer som kommer att locka till småföretag, ett mellansponsor för ett större företag, och kanske ett betydande sponsring för ett ledande företag.

Din sponsring ska bilda en pyramid, med flera små i botten och färre när den når toppen. Du kan till och med tillämpa donorspyramiden eller presentkortet som fungerar så bra för insamlingskampanjer till dina sponsorships.

Planera att överskrida antalet sponsringsnivåer på grundnivå så att om du inte blir stor blir det inte förödande.

Glöm inte att sammanställa en lista över presenter som du kan tillgripa om ett företag föredrar att inte ge pengar.

En restaurangkedja kanske vill donera platsen till exempel medan din lokala skogsbruk kan ge material till scenen och bakgrunden.

Tilldela varje sponsringsnivå en lista över hur du ska sponsra sponsorn före och under evenemanget.

Dessa kan vara logotyper i programmet, skyltar, ett företagsbord, pressmeddelanden som meddelar sponsring, produktuppsatser eller provprovning.

Om du är aktiv på sociala medier, se till att flaunt det faktumet till sponsorer. En undersökning fann att digitala fördelar rankar tredje med dagens sponsorer, precis bakom exklusivitet och skyltar.

Lämna utrymme för att vara flexibelt. Varje potentiell sponsor kan ha sina särskilda marknadsbehov, eller vill ge pengar och in natura bidrag.

Förbered din målgrupp / sponsor-matchande matris

Innan du frågar företag att sponsra din händelse, tänk igenom publiken att din händelse kommer att nå. Gör en detaljerad lista.

Kommer du att nå familjer? Unga barn? Nya mödrar, pensionärer, höginkomstmänniskor, morföräldrar, barn i åldersgruppen, äldre?

Tänk stort om din publik.

Din kärnanställning kan vara en sommarteaterfestival för barn 6-12 men bara tänka på alla vuxna som kommer att vara där med sina barn.

Glöm inte morföräldrarna som kommer att se sina barnbarn utföra, för att inte tala om äldre syskon och lärarna som kommer att hjälpa till.

Lägg till säljare på din lista som kan delta i utomhusmässan som du kommer att arrangera före och efter föreställningarna.

När du har en lista över möjliga publikgrupper, gör en lista över de typer av företag som också är intresserade av publiken.

Visst kan alla företag som säljer eller tjänar till familjer eller som är pedagogiskt vara intresserade.

Restauranger som är beroende av familjeföretag och som välkomnar barn är möjligheter. Överväga barnkläder och skoaffärer, snabbmat och nöjesställen som biografer.

Hitta butiker som kommer att köras inom skolan, leksaksbutiker, privata skolor och varuhus av alla slag.

Tänk på alla serviceföretag som är intresserade av familjer, som bilförsäkringsbyråer, företagskontor som har anställda med barn och företag som kan leta efter frivilliga möjligheter för sina anställda.

Publiken / sponsormatrisen hjälper dig att identifiera företag som kan vara intresserade av att sponsra din händelse och hjälpa dig att bygga din försäljningsnivå för dessa företag.

Ska du ringa, maila eller besöka företag?

Vissa välgörenhetsorganisationer tror att de bara kan skriva ett brev om sina evenemang och sponsringsmöjligheter, skicka ut det till alla företag i deras samhälle, och magiskt kommer sponsorer att gå in.

Det fungerar inte så . Tänk bara på den höga posten som varje företag får. Varför skulle det vara mycket uppmärksam på ett brev eller till och med ett komplett sponsringspaket från en liten lokal ideell för att få hjälp?

Om du skickar ett brev, gör det specifikt för det specifika verksamheten och följ sedan upp via telefon eller någon annan personlig kontakt.

Var inte rädd för kallt ringer. Enligt IEG, ett företag som hjälper organisationer och sponsorer hitta varandra, kommer 55% av sponsringarna från kalla anrop.

Använd telefonsamtal, besök, mail och e-post utbytbart enligt omständigheterna. Bara en kontaktmetod fungerar inte. Använd ett integrerat tillvägagångssätt, och vara systematiskt och ihållande.

Använd din inre cirkel för att hitta de bästa ledarna till potentiella sponsorer

Fråga dina volontärer (särskilt styrelseledamöter) om de har en koppling till ett lokalt företag.

Kommer de att känna sig bekväma, antingen att göra en rutt till företaget för att stödja eller åtminstone ge en inledning till beslutsfattaren? Erbjuda att delta i ett möte med volontären.
Följ upp på alla dessa ledningar. Om en volontär säger att han kommer att kontakta sin arbetsgivare eller kusin som äger försäkringsbyrån, skriv ner det och följ sedan upp. Har volontären gjort kontakten? Vad hände? Hur kan du hjälpa?

Arbeta den geografiska cirkeln som du kan nå fysiskt

Gå runt det omedelbara området där din välgörenhet finns och var du planerar att hålla din händelse.

Skriv ner namnen på alla företag, kolla upp deras kontaktuppgifter och ring dem om din kommande händelse. Ställ upp ett möte att prata med dem personligen.

På det mötet gör du en marknadsföringskamp för verksamheten. Förklara vem som kommer att delta i din händelse, hur du kommer att annonsera deras sponsring och presentera sponsringsnivåerna.
Om du inte får ett åtagande vid den tiden, lämna några färdiga material och ditt visitkort.

Skicka omedelbart ett tackbrev, bifogar ett annat visitkort och en kopia av din sponsringsplan.Följ sedan upp ett telefonsamtal en eller två veckor senare. Fortsätt att göra det tills du tror att det inte finns någon chans att stödja den verksamheten.

Arbeta din yttre cirkel av inflytande

Gör en lista över alla medelstora och stora företag i ditt område.

Tänk på stora arbetsgivare, mataffärskedjor och butiker som ingår i ett större företag.

Ring de här företagen och fråga vem som hanterar deras marknadsföring, deras välgörenhetsbidrag eller deras sponsorskap och hur du ska kontakta dem.

Be om några riktlinjer som bolaget har för välgörenhetsförfrågningar. Vissa större företag arbetar endast med registrerade 501 (c) (3) ideella organisationer. Kontakta då lämplig person eller avdelning på det sätt de föredrar.

Företagskontoret kanske vill ha ett brevförslag som skickas till dem, eller de kan ha ett onlineformulär som de vill ha välgörenhetsorganisationer att använda. Oavsett vad det är, följ instruktionerna, men följ sedan efter om en vecka eller två för att ta reda på om företaget fick informationen och vad du ska göra nästa.

På varje kontaktpunkt, försök att träffa någon så att du kan göra din tonhöjd personligen. Förbered ett sponsringsförslag för att presentera och lämna. Förslaget kan vara enkelt eller mer komplext, beroende på arten av din händelse. Här är en förslagsmall som du kan arbeta från.

En lokal agent för en större organisation kan hänvisa till företagets huvudkontor i en annan stad. Sluta inte vid den tiden. Skriv eller ring det kontoret och nämna att den lokala affären eller kontoret skickade dig.

Företag får hundratals förfrågningar om året. De flesta går ingenstans helt enkelt för att ideella inte följde upp. Så ge inte upp.

Även om du inte poängterar en sponsring den här gången kommer du att utbilda verksamheten om vem du är och vad din välgörenhet gör. Det kommer att sätta scenen för medverkan vid ett senare tillfälle.
Håll detaljerade register över dessa kontakter så att du vet vad du gjorde och vad du ska göra nästa. När du blir avskräckt, kom ihåg att du bygger steg för ett framtida förhållande.

Formalisera sponsringsavtal och odla relationen

När du når ett sponsringsavtal med ett företag, skicka ett tackbrev som bekräftar vad varje part kommer att ge och när.

Med din huvudsponsor kanske du vill skapa ett avtal som anger ansvaret för din organisation och sponsorn. Skicka en annan tackanmälan när bidraget är mottaget.

Skicka dina sponsorer uppdateringar om din planering under perioden fram till evenemanget. Se till att de får dina nyhetsbrev och andra meddelanden. Uppmuntra dem att ringa dig om de har några frågor. Om sponsorn ringer, kontrollera att deras frågor besvaras snabbt.

Bjud in företrädare för verksamheten att delta i eventuella aktiviteter före evenemanget, till exempel en mottagning eller en presskonferens för att tillkännage evenemanget. Ge dina sponsorer gott om publicitet … även utöver vad deras sponsringsavtal kräver.

Var noga med att skicka en inbjudan till evenemanget till de företag som valde att inte delta. Tack för deras övervägande av din förfrågan och bjud in dem att besöka och njuta av evenemanget.

När ett företag ser att din händelse lyckades och att andra företag hjälpte till att stödja det, kan de välja att vara sponsor det följande året.

Efter händelsen, ge sponsorer med gott om dokumentation

Vill sponsorer komma tillbaka nästa år?

Ta massor av bilder vid evenemanget som visar sponsorsignalen, deltagarna njuter av sig själv och de aktiviteter som sponsorns bidrag möjliggjorde.

Skicka rapporter om närvaro, pengar som höjts och vad pengarna användes för. Organisera volontärer för att skriva anteckningar av uppskattning till sponsorerna, skicka certifikat för support eller flera kopior av ditt nyhetsbrev som visar bilder av händelsen.

Att hitta och få företags sponsorer är mycket mycket hårt arbete, särskilt när din händelse är ny.

Men det fungerar, om det går bra, kan leda till mycket tillfredsställande partnerskap för framtiden. Som med någon givare till din organisation måste du hitta de företag som kommer att arbeta med dig, ta hand om dem genom att göra dem till en del av din organisationsfamilj och hålla dem lyckliga och engagerade på lång sikt.

Användbara resurser:

• Orsak marknadsföringsforum
• RunWalkRide. com
• SponsorPark
• National Council of Nonprofits