Hur bankavstämning fungerar och varför det är viktigt

Bankavstämning är praxis att jämföra dina poster mot bankkontot. En månatlig avstämning hjälper dig att identifiera eventuella ovanliga transaktioner som kan orsakas av bedrägerier eller bokföringsfel.

Bankavstämning

För att jämföra dina konton, jämför din register över transaktioner och saldon i ditt månatliga kontoutdrag. Gå igenom varje transaktion individuellt och se till att beloppen matchar perfekt.

Du vill också se till att dina kontoutdrag visar ett slutkontosaldo som du håller med.

Om du är bekant med att balansera din checklista, är du redan bekant med bankavstämning. Du gör i huvudsak samma sak av samma anledning.

Det är normalt att se mindre skillnader på grund av tidpunkten, men du borde kunna förklara dessa skillnader enkelt. Du kan till exempel skriva en check till en leverantör och minska ditt kontobalans i enlighet därmed, men din bank kommer att visa en högre balans tills den träffar ditt konto (det här kallas även utestående kontroller).

På samma sätt kan en automatisk elektronisk betalning slå ditt konto en dag före eller efter slutet av månaden, och du kanske har förväntat dig se den i en annan månad. Så länge dessa avvikelser lätt kan redogöras för är det nog inte nödvändigt att oroa dig.

Varför det är viktigt att förena

En regelbunden granskning av dina konton kan hjälpa dig att identifiera problem innan de går ur hand.

Företagsbankkonton är inte lika skyddade som konsumentkonton enligt federal lag, vilket innebär att du inte kan räkna med att banken täcker bedrägerier och fel i ditt konto. Ett dränerat företagskonto kan vara förödande.

Fångstbedrägeri

En av de viktigaste sakerna att leta efter är ett tecken på bedrägeri.

• Var legitima kontroller att du utfärdade duplicerade eller ändrade, vilket resulterade i att mer pengar lämnade ditt checkkonto?
• Var kontroller utfärdade utan tillstånd?
• Finns det obehöriga överföringar ur kontot eller har någon gjort obehöriga uttag?

Förhindra problem

När du matchar ditt konto kan du också identifiera problem som kan behöva uppmärksamhet. Du kan till exempel behöva omvärdera hur du hanterar kassaflöde och kundfordringar, eller du kan behöva ändra registreringssystemet och de redovisningsförfaranden du använder.

• Känn hur mycket du verkligen har tillgång till i dina konton
• Undvik studskontroller (eller gör misslyckade elektroniska betalningar) till partners och leverantörer
• Undvik bankavgifter för otillräckliga medel eller gå i linje med kredit när du inte behöver verkligen
• Känn om kundbetalningar har studsats eller misslyckats och om det behövs någon åtgärd
• Håll reda på dina utestående kontroller
• Se till att allt går in i ditt bokföringssystem korrekt > Fånga bankfel
• När man ska förena

Det är klokt att granska dina konton minst en gång per månad.För företag med hög volym eller situationer där bedrägeri är en risk är det oftare bättre. Vissa företag försonar sina bankkonton dagligen. Du kan också skapa skydd i dina bankkonton - fråga din bank för ideer. En lösning är Positiv Betalning, som många banker erbjuder, förhindrar din bank från att godkänna betalningar om du inte tidigare har meddelat dem om betalningen.

Hur man försonar

Processen kan vara så formell eller informell som du vill. Vissa företag skapar ett bankavstämningsdeklaration, men det viktigaste är att granska varje transaktion från varje källa (

din poster och bankens poster): matcha transaktionerna och jämföra din kontosaldo vid slutet av varje period. Återigen kan perioden vara månadsvis, dagligen eller någon annan period du väljer. Var hittar du den information du behöver? Ditt bokföringssystem ska ha allt du behöver, eller du kan bara behålla det i ett checkregister. Din bank ska tillhandahålla onlineåtkomst till ditt konto, så att du kan visa och hämta transaktioner regelbundet.

För en mer detaljerad förklaring se, tillsammans med provmallar (i elektronisk form och pappersform) hur man balanserar ett bankkonto.