De flesta arenor är vana vid det tryck som följer med att samordna flera händelser på kort tid. När allt kommer omkring beror deras verksamhet på att de tillhandahåller högkvalitativ service, och varje händelse är en möjlighet att visa upp sina färdigheter för både evenemangsplanerare och deltagare. Den mest kritiska tiden kommer dock innan showen ens börjar, när kunden går in i bankettrummet för installation. Det är just nu där tonen kommer att ställas in för resten av dagen.
Det här är en lektion jag snabbt lärde mig som en platskoordinator, och jag utvecklade senare min egen inställnings checklista för att hålla kunderna nöjda (och ockuperade) under den stressfyllda installationsperioden.
Få dina korgar redo
Det första du klienten vill göra är att packa upp alla sina evenemangsförsörjningar från deras fordon. Det kan vara en svår uppgift, särskilt om parkeringssituationen är svår att navigera. Tänk dig att någon går in på din plats med en massa tunga lådor - vad är det första som de ska leta efter? Svaret är förstås en vagn eller något annat som kommer att lätta sin last och göra det otrevliga jobbet med lossning betydligt lättare. Att ha vagnar tillgängliga direkt när de går i arenan är ett enkelt sätt att få dem att känna sig "lätta" bara genom att dyka upp.
Förbered registreringstabellerna
Nästa på listan över saker att göra för de flesta kunder får registreringsinställningar. Det betyder att din plats bättre ska ha alla registreringskomponenter på plats innan de anländer.
Det inkluderar alla bord, stolar, el och plagg. Att organisera namnkoder och incheckningsmaterial kommer att förbruka mycket tid för evenemangsplanerarna, och de borde inte behöva vänta på att du ska få dessa enkla saker på plats för att de ska komma igång.
Har alla rumsbord och linneuppsättning
Det kan uppenbarligen ta lite tid att ställa in alla bord och stolar i evenemangsutrymmet.
Förhoppningsvis, om du kommer från en tidigare händelse, har du berättat för kunden i förväg när du ska förvänta dig att alla rumskomponenter ska ställas in. Om din klient går in i ett rum med dussintals arbetare som krypterar för att stapla bord och stolar kommer de sannolikt att bli panik. Idealt sett kommer ditt operatörsteam att ha allt med bordslinne på plats så att planerare kan börja placera mittpunkter, auktionsobjekt etc.
Få alla signage ut tidigt
Bara för att ledare planerar att navigera i byggnaden betyder inte att hennes supportpersonal gör det. Du kan spara alla mycket onödigt krångel genom att uppdatera skyltarna i din byggnad så snart installationsperioden börjar. Tänk på att leverantörer som florister och DJs också behöver veta var de ska gå. Dessa är alla saker att granska med din klient före evenemangsdagen, men de är också nödvändiga för att se upp på den stora dagen.
Recension av BEO och Fakturor
Återigen har du antagligen skickat dessa dokument flera gånger under de dagar som leder fram till evenemanget, men det gör aldrig ont för att granska dem en sista gång. Även om installationstiden är hektisk måste du skära ut 15 minuter för att se över dessa dokument tillsammans. Platskoordinatörer bör ha ett paket redo för sin klient som innehåller BEO, rumschema och prospektfaktura.
Mycket få erfarna planerare kommer att ge möjlighet att granska dessa kritiska dokument.
Introduktioner
Var noga med att ta med dina ledamöter till din klient för en formell introduktion. Denna lista inkluderar cateringchefen, bankettkaptenen, verksamhetshandledaren och audio / visuell samordnare. Tänk på din kunds räkning när du introducerar laget - finns det några detaljer som bör diskuteras ansikte mot ansikte med ditt ledningsgrupp? Att starta en kort konversation är ett effektivt sätt att markera vem som ansvarar för varje område.
Den här korta checklistan över händelseinställningsposter kommer att gå långt för att hålla din klient lycklig vid ankomst. Som den primära representanten för din plats är det alltid bäst att ge kunderna ditt mobilnummer om något går fel när du arbetar på ditt kontor.
Kom ihåg att de kan bli frustrerade om de behöver något, men de kommer att bli ännu mer frustrerade om de inte kan hitta någon att hjälpa dem!
Lära dig hur man bokar en plats för en musikspelning
Här är några tips om hur man boka en klubb eller plats för ett musikprogram, inklusive information om att kontakta platsen, hur man förhandlar ett bra pris och mer.
12 Steg på hur du hittar en plats för ditt företag
När du hittar platsen för ditt företag måste du överväga om din plats är viktig för dina kunder, anställda och till och med investerare.
Metes and Bounds App för Ritning Plats
Metes and Bounds App är tillgänglig för båda Apple och Android, och det gör att dra en plat från en juridisk beskrivning ett snap.