Händelse Management vs Planning: Vad är skillnaden?

Arrangemangsplaneringsbranschen är värd för många jobbtitlar och arbetsbeskrivningar. Evenemangsplanerare. Mötesplanerare. Händelsekoordinator. Konventionsplaneraren. Händelseledare. Listan verkar oändlig. När branschen växer, så gör listan över jobbfunktioner. Medan jobbtillväxt alltid är en bra sak, kan utbudet av evenemangsplaneringsjobbfunktioner och evenemangshanteringsjobbtitel vara förvirrande för de som börjar i branschen.

Det är lika frustrerande för erfarna proffs som står inför kunder som missförstår de erbjudna tjänsterna.

"Eventhantering" och "Eventplanering" kastas ofta runt omväxlande, även om de är två mycket olika saker. Helt enkelt är planering och hantering inte detsamma. Medan färdighetssätten för dessa två funktioner överlappar varandra, är de två distinkta funktioner. Det skapar problem för dem som hanterar kunder som misstänker att de behöver en händelseledare när de behöver en händelseplanerare. Och för de kunder som är under intryck av att alla evenemangshanterare också hanterar händelseplanering. Så låt oss rensa förvirringen eftersom det är viktigt att du och dina kunder har samma förståelse.

Evenemangsplanering

Låt oss börja med händelseplanering. Det centrala operativa ordet här är planering . Alla händelser - från brudduschar till milstolpe födelsedagsfester till stora företagsamlingar - börja med en plan av något slag.

De inledande diskussionerna med kunder om händelseidéer, teman, önskvärda datum och budgetriktlinjer är alla en del av händelseplaneringsprocessen.

Händelseplaneringen börjar i början, från de mycket tidiga stadierna av konceptet och fortsätter hela vägen tills den aktuella händelsen äger rum. Och ärligt talat, för några veckor efter händelsen som evenemangsplanerare sätter upp detaljer och hanterar uppföljningsobjekt.

Händelseplanering innebär att vi arbetar nära med kunden för att utforma en händelse som återspeglar kundens vision om samlingen och uppfyller evenemangets mål. Kunder som anlitar en evenemangsplanerare anlitar någon för att planera alla aspekter av evenemanget, inklusive de relaterade detaljerna och åtgärdspunkterna, och att se den händelsen fram till dess att den är klar.

Eventplaneringsansvar kan inkludera men är inte begränsat till:

• välja ett övergripande tema för evenemanget
• utveckla en budget
• välja en plats
• förhandla hotellavtal
• anställa externa försäljare > planera menyn
• hyra en matleverantör
• ordna gästhögtalare eller underhållning
• samordna transport
• välja färgschema
• utveckla inbjudningar
• Händelseplanering är allt som går för att sätta ihop en händelse .Denna funktion hör till det större paraplyet av händelsehantering.

Evenemangshantering

Varje typ av händelse består av många delar som passar ihop som bitar av ett pussel. Alla dessa bitar kommer i slutändan att skapa en händelse. Framgångsrika händelser har alla de relaterade bitarna som kommer samman vid rätt tidpunkt och rätt plats, smidigt och effektivt och enligt plan. Denna process kallas händelsehantering. Det är, enkelt sagt, projektledning av händelsen själv.

Händelseshantering innebär att skapa, samordna och hantera alla olika komponenter i en händelse samt grupperna av personer som är ansvariga för varje aspekt. Några aspekter av händelsehantering kan innefatta men är inte begränsade till:

reservera en plats för en händelse

• samordna externa leverantörer
• utarbeta en parkeringsplan
• utforma beredskapsplaner för nödsituationer
• säkerställa att hälsovård och säkerhetsstandarder
• hantera personalen ansvarig för varje funktion
• övervaka genomförandet av ett evenemang
• övervaka händelsen
• lösa händelsessituationer på platsen
• evenemangshanterare och evenemangsplanerare jobbar tillsammans

definiera dessa två funktioner är utmanande eftersom de inte bara är nära besläktade överlappar ansvaren ofta. Enskilda evenemangsplanerare kan erbjuda evenemangshanteringstjänster, och evenemangshanterare kan också erbjuda evenemangsplanering.

Det beror helt på den individuella planeraren eller företagshändelseshanteringsteamet, arenan och evenemanget själv.

Det är viktigt att förstå skillnaderna mellan de två och för att bestämma vilka tjänster du ska tillhandahålla. Till exempel; Om du erbjuder evenemangsplaneringstjänster för en storskalig händelse kommer du att arbeta med en evenemangshanterare som kommer att samordna dina tjänster med cateringchefen, det audiovisuella teamet etc. Definiera din roll och de tjänster du ska tillhandahålla och tydligt kommunicera dessa till potentiella kunder för att undvika förvirring under planeringsprocessen.