Etik i inköpsmaterial och tjänster

Inledning

Varje dag har media rapporter om fall av bestickning och oetiska affärsmetoder som innebär inköp av material eller tjänster i nästan alla länder i världen.

Även om vi tycker att de människor som bestämmer avtal och inköpsavtal är rättvisa och etiska, finns det några som accepterar tvång som kan påverka tilldelningen av kontrakt som är värda tusentals dollar till de som är värda miljoner dollar .

Inköpsstandarder

Varje företag kommer att hålla sina anställda till en inköpsstandard som införs med processer, metoder och regler för att säkerställa att upphandlingsprocessen är så rättvis som möjligt.

Inköp av material och tjänster är dock en process som innebär samverkan mellan inköpspersonal och potentiella leverantörer, vilket leder till personliga relationer och kontakter.

En inköpspersonal kommer naturligtvis att ringa till en leverantör som de har personlig kunskap om innan de kallar kalla andra potentiella leverantörer. Relationen mellan ett företag och deras leverantörer är ett som utvecklats över en tidsperiod och bygger på personliga relationer.

Den inköpande yrkesutövaren är dock skyldig att deras arbetsgivare bestämmer den bästa produkten eller tjänsten till bästa pris, i det skäligaste sättet. Inköpsstandarder finns på plats för att säkerställa att företagets behov är främst i alla förhandlingar med potentiella leverantörer.

De första etiska normerna för inköp av proffs publicerades av Föreningen för inköpshantering 1929.

Åtgärder från leverantörer

Även om vi förväntar oss att inköpspersonal ska vara så etisk som mänskligt möjligt, är de flesta Företag har en försäljningsavdelning vars jobb säljer din produkt och det kan innebära att du har kontakt med anställda hos potentiella kunder, vilket kan vara inköp eller inköpspersonal.

Dessa försäljningsgrupper kommer att ha budgetar för att marknadsföra produkter med reklam-souvenirer, som pennor, kalendrar, dagböcker, etc., eller mer konkreta gåvor som luncher.

I ett antal studier på inköp har det visat sig att nästan alla inköpspersonal accepterar något från leverantörer, även om det är så litet som en stationär produkt.

Även om majoriteten av företagen kommer att kräva att inköps- och inköpspersonal ska underteckna och följa en etikpolitik, är mindre företag mindre benägna att antingen ha eller följa en etisk kod. Småföretagssvikt är högt och det är viktigt för företagen att vinna affärer, och det kan komma på bekostnad av etik.

Ej inköpande anställda

Även om stora företag insisterar på att köpa proffs som strikt följer etikskoderna, är det inte nödvändigtvis samma sak för inköpspersonal.I många företag tillåts inköp av avdelningschefer eller till och med linjepersonal som överlever inköpsavdelningen tillsammans.

Det innebär att leverantörernas försäljningsavdelningar kan rikta sig till inköpspersonal för att få försäljning där de kanske har blivit avvisade av inköpsavdelningen. Mycket av denna oseriösa upphandling ses aldrig av inköpsavdelningen, eftersom den antingen betalas för en avdelningens kostnadscenter eller kontroller som skäras av bokföringsavdelningen.

Rogue inköp har två stora nackdelar för ett företag. För det första går utgifterna aldrig genom inköpsavdelningen så det finns inget sätt att veta om köparen har fått det bästa priset för varan. För det andra kan köparen ha påverkats otillbörligt för att göra inköpet. kanske genom gåvor, personliga förhållanden eller till och med en intressekonflikt.

Rogue-inköp kan utgöra så mycket femtio procent av företagets totala utgifter för ett år. Om inköpsansatte är begränsade till mindre eller till och med nollköp, skulle företaget vara övertygat om att inköpen gjordes på ett etiskt sätt och den bästa produkten valdes utifrån pris, kvalitet och leveranstid.

Sammanfattning

Inköpspersonal är en tillgång för alla företag. De kan spara ett företag tusentals om inte miljoner dollar per år.

Det sätt på vilket de köper varor är avgörande för företagets framgång och en strikt kod för etik säkerställer att alla potentiella leverantörer behandlas lika.