Elektronisk övervakning av anställda

Elektronisk övervakning av anställda ökar varje år, enligt det elektroniska övervaknings- och övervakningsundersökningen, som görs av American Management Association (AMA) och ePolicy Institute varje år mellan 2001 och 2007.

I en tidigare artikel, Surfing the Web at Work, status för arbetstagarövervakning och några av anledningarna till att arbetsgivare kanske vill övervaka medarbetarnas e-post och internetanvändning granskades.

Artikeln granskade också konsekvenserna både anställda och arbetsgivare upplever på arbetsplatsen på grund av olämplig användning av elektronisk utrustning, e-post och internet.

Det finns fördelar och nackdelar med den elektroniska övervakningen av anställda på jobbet. Denna översyn av fördelarna med elektronisk övervakning av anställda på jobbet kommer att hjälpa arbetsgivare att bestämma vad som är bäst för deras organisation. Inte alla arbetskraftar, arbetsplatser eller arbetskultur och miljö är en kandidat för elektronisk övervakning på jobbet.

Faktum är att i vissa arbetsmiljöer, beroende på önskad kultur och miljö, skulle elektronisk övervakning av anställda skada förtroende, skada relationer och skicka kraftigt felmeddelanden till arbetskraften.

Fördelarna med elektronisk övervakning av anställda på arbetsplatsen

Det finns kraftfulla skäl att övervaka arbetstagarnas onlinearbete på jobbet. Dessa skäl är övertygande för många arbetsgivare och förståeligt när organisationer observeras.

Ett litet tillverkningsföretag, med hjälp av elektronisk övervakning av anställda, fick reda på att en anställd hade tittat på pornografiska filmer på jobbet. Han gick från sin båt till sin bil, bara trettio minuter efter att HR upptäckte hur han hade spenderat sin tid på jobbet. (Den lämpliga politiken som förbjuder detta beteende var på plats och han hade utbildats.)

I en annan erfarenhet i ett klientföretag klagade anställda att deras handledare surfar på nätet under större delen av arbetsdagen. Nätverksadministratören bekräftade att handledaren besökt jobbkortswebbplatser, gör online banking, shopping, chattar och publicerar på meddelandekort, läser receptplatser och spenderar timmar i personlig e-post i över sex timmar om dagen.

På dagen då företaget var berett att avfyra den här arbetstagaren meddelade arbetstagaren och nådde med företaget ett avtal om en ordnad, ömsesidigt fördelaktig övergång.

I en annan erfarenhet i ett litet företag upptäcktes det att en anställd hade utfört hennes extra bokföring för ett personligt företag på bolagstid och i hennes företagslevererade dator. Arbetstagaren meddelade och eskorterades från lokalerna. Arbetstagaren bad senare att få tillbaka det här materialet och arbetsgivaren gav vänligen rekorden.

Med dessa exempel i åtanke, notera att elektronisk övervakning av anställda på jobbet kan ge resultat som är till nytta för arbetsgivaren. Observera också att ingen av dessa tre företag var den elektroniska övervakningen av anställda som praktiserades.

Misstänkt beteende av de anställda i fråga ledde till granskning av elektroniska register.

Så många arbetsgivare har kapacitet att använda elektronisk övervakning av anställda men väljer att inte öva elektronisk övervakning.

Mer om att anställa medarbetare under övervakning

Det finns ytterligare skäl att placera anställda under elektronisk övervakning på jobbet.

• Produktivitetsproblem är en arbetsgivarfråga.
• Naturen hos de platser som anställda besöker gäller för arbetsgivare på grund av deras potential att ses som att skapa en fientlig arbetsmiljö. Samma problem finns med medarbetarens vidarebefordrade email och skämt. Arbetsgivarna vill lita på sina medarbetare att utöva god bedömning men deras erfarenheter indikerar att de inte alltid utövar en god bedömning. Arbetsgivare är oroade över att skapa en miljö av trakasserier om anställda surfar till olämpliga platser och delar webbadresserna.
• Arbetsgivare är oroliga över sin förmåga att producera e-post och webbposter för att försvara sig mot processer. eb-poster för att försvara sig mot rättssaker.

Tvister är ett allvarligt problem för arbetsgivare, säger Nancy Flynn, verkställande direktör för ePolicy Institute och författare till ePolicy Handbook , 2: a upplagan (AMACOM, 2008) och annat internet -relaterade böcker. "Bekymret över tvister och rollen som elektroniska bevis spelar i rättegångar och regelbundna utredningar har ansträngt fler arbetsgivare att övervaka onlineaktivitet," Flynn rekommenderade:

"Arbetstagarens e-post och annan elektroniskt lagrad information skapar skriftliga företagsrekord det är den elektroniska ekvivalenten av DNA-bevis. " Flynn noterade att 24% av arbetsgivarna har fått e-post av domstolar och tillsynsmyndigheter, och ytterligare 15% har kämpat på arbetsplatsförfaranden som utlösts av anställdas e-post, enligt 2006 AMA / ePolicy-undersökningen. "

För att kontrollera risken för tvister, säkerhet brott och andra elektroniska katastrofer bör arbetsgivarna utnyttja övervakning och blockering av teknik för att bekämpa människors problem, inklusive oavsiktlig och avsiktlig missbruk av datorsystem och andra elektroniska resurser. "

Nackdelar med elektronisk övervakning av anställda på arbetsplatsen

Där är kraftfulla skäl till att en arbetsgivare kanske inte vill använda elektronisk övervakning av anställda. Manny Avramidis, vice vd för globala personalresurser för AMA, säger att detta beslut beror på det företag och den arbetsmiljö som en arbetsgivare vill skapa:

"Beroende på vilken frihet som tillåts i ett företag eller typen av arbetsgivare, elektronisk övervakning av anställda kan inte vara önskvärt. Företag som använder nya högskolor, som har helt suddiga linjer och är online hela dagen, är faktiskt 99% av befolkningen bra utan elektronisk övervakning, färre än en procent av de anställda orsakar skadan som tillåter alla de dåliga sakerna för arbetsgivare att sparka in."

• Avramidis sa att elektronisk övervakning av anställda kan påverka relationen mellan en arbetsgivare och en anställd." För den anställde som gör rätt och fokuserar på arbete och använder teknik moderat för personligt bruk, kommer elektronisk övervakning inte att ha någon inverkan . För dåliga medarbetare kommer elektronisk övervakning att påverka deras relation med sin arbetsgivare. "
• En stor angelägenhet för vissa arbetsgivare är den potentiella skada på en arbetskultur som främjar förtroende och medarbetarnas engagemang och motivation. Elektronisk övervakning av anställda förefaller inkongruent Med en sådan miljö.
• Enligt Avramidis, "Anställda bedömer resultatet av sitt arbete spenderar mer tid på nätet att göra personliga saker för att hantera personliga affärer. Det finns en korsning mellan där arbetet går av och det personliga arbetet börjar. Orsaken blir verklig för arbetsgivare när en anställd inte uppfyller mål eller inte lever upp till förväntningarna. "

I själva verket är det för engagerade medarbetare lika mycket övergång mellan hem och personal som det finns arbete. Det är en del av den diskretionära energin, den energi som anställda frivilligt bidrar utöver förväntningar, som arbetsgivare hoppas tjäna. "999" Medarbetarna spenderar i genomsnitt 3,7 timmar i veckan på webben för personliga aktiviteter på jobbet och 5.9 timmar i veckan hemma med arbetsrelaterade uppgifter, enligt en studie av University of Marylands Smith School of Business och Rockbridge Associates, ett marknadsundersökningsföretag baserat i Great Falls, Virginia. "

Den slutliga anledningen till att arbetsgivare kanske inte vill använda elektronisk övervakning av anställda är anställdas integritet. Enligt Eric J. Sinrod, en partner i San Francisco-kontoret i Duane Morris, där han specialiserat sig på teknik och rättstvister s om elektronisk övervakning är legitima.

"Arbetstagare har dock legitima farhågor om att deras integritetsrätter kan invaderas. Den primära federala stadgan på detta område är lagen om elektronisk sekretessskydd av 1986 (ECPA). ECPA, kodifierad vid 18 USC 101 och följande avsiktlig avlyssning av all trådlös, muntlig eller elektronisk kommunikation eller obehörig tillgång till lagrad kommunikation.

"ECPA har tre undantag, och om någon av dessa gäller kan övervakning ske under lämpliga omständigheter. Undantagen tillåter i allmänhet arbetsgivare att övervaka företagsrelaterade telefonsamtal, att övervaka kommunikation när det har varit medgivandes medarbetare och att hämta och komma åt lagrade e-postmeddelanden. "

Sammanfattning av elektronisk övervakning av anställda på arbetsplatsen

As du ser att det finns många fördelar och många nackdelar med den elektroniska övervakningen av anställda på arbetsplatsen. Väg alla dessa faktorer när du bestämmer dig för hur du ska fortsätta med personalövervakning på din arbetsplats.

I mitt företag, där vi utvecklar programvara, Vi har mestadels college-degreed, unga anställda som är målinriktade och tekniskt avancerade.Vi uppskattar varje uns diskretionär energi de bidrar på jobbet och hemma.

En viss mängd webbsurfning är nödvändigt för att hålla sig ajour i vårt fält och för att få konkurrenskraftig intelligens. Elektronisk övervakning av våra anställda finns ingenstans på vår radar. Jag blir förvånad om det någonsin är ett problem.

I vilken som helst inställning, men:

utveckla en dator, internet och e-postpolitik;

• utbilda anställda regelbundet så att de är bekanta med företagets förväntningar;
• be anställda att skriva ut på att förstå politiken;
• ta då ett djupt andetag och lita på dem.