Steg för att ställa in ett Small Business Supplier Scorecard

I småföretag är den enda personen som är mer än den småföretagaren den person som är ansvarig för att förvalta försörjningskedjan för det lilla företaget. Och det är oftast för att även småföretagaren driver leveranskedjan.

Om du är en liten företagare - eller bara jobba i ett litet företag - och leveranskedjan är en av de saker du behöver ta hand om, men du har inte tid att tänka på det, ta hjärtat.

Leverantörskort är ett bra sätt att hålla fingret på puls av dina leverantörers prestanda. Och det finns enkla, praktiska sätt att implementera och underhålla dessa scorecards - så att du kan gå om miljontals andra saker du behöver göra idag.

Data

Stora företag, med berg av pengar som deras chefer använder som stenklättringsmurar, betalar dyrt för data. Och sedan dubblar de ner och betalar ännu mer pengar för att ha analytiker skiva, tärningar och förnuftiga uppgifter. Hur kan man förvänta sig att samla in, analysera och förnuftiga data - och inkludera vad som kan vara användbart i dina leverantörssortkort?

Jo, den goda nyheten är att du redan har tillgång till all den information du behöver för att hålla koll på dina leverantörers prestanda.

De beställningar du ställer på dina leverantörer ger dig din förfrågningsdatum, orderkvantitet och ditt förväntade pris.

Leverantörens fraktdokument och dina mottagande handlingar ger dig det aktuella leveransdatumet, kvittotiden och den mottagna kvantiteten.

Och din leverantörs fakturor kan bekräfta ditt faktiska betalningspris.

Det är allt du behöver för att få ditt leverantörssortkort startat.

Vad ska du göra för att betygsätta

Vad är det som du och ditt lilla företag hoppas uppnå, ur kunduppföljande ställning? Du vill säkert skicka dina kunder vad de beställde, när de ville ha levererat - och få det gjort genom att spendera så lite pengar som möjligt.

Och det är vad du borde förvänta dig att dina leverantörer ska göra för dig. De ska skicka dig vad du vill, när du vill ha det - och laddar dig så lite pengar som möjligt för det du beställde.

I leveranskedjans termer, som översätts till leverans i tid, ordernoggrannhet och kostnad för kontroll av varor.

Ställa in ditt styrkort

Använd ett kalkylblad är det enklaste sättet att få det gjort. När du har den underliggande datainställningen kan du ställa in en Scorecard-flik som källar dataen i kalkylbladet till en enda plats. Fliken Scorecard låter dig enkelt se din konsoliderade information.

Dessa scorecards är verktyg för att snabbt utvärdera dina leverantörers prestanda. Scorecards används för att aggregera data för att hjälpa till att driva förvaltningskedjan och beslutsfattandet.Precis som du kan få en A, B eller C på ett skolkortskort - det ger dig en högtidsidé om hur du gör. Leverantörsspececards hjälper dig och ditt småföretag att fokusera på vilka områden en leverantör kan behöva förbättra.

Vi kommer tillbaka till dina scorecorts muttrar och bult om några minuter, men först - en översyn av de här försörjningskedjans villkor.

On-Time Delivery

Dina kunder vill att ditt lilla företag ska skicka sina beställningar i tid.

Du vill skicka till dina kunder i tid. Så det är anledningen till att dina leverantörer vill skicka till ditt småföretag i tid.

Så varför finns det så många sena sändningar där ute i världen?

Produktion och kvalitetsfrågor kan driva sena leveranser. Efterfrågan på sista sekund kan orsaka sista minuten beställning, vilket kanske inte tillåter rätt ledtider i tillverknings- och försörjningskedjan. Men den vanligaste orsaken till sena leveranser är dålig planering. Den goda nyheten är att det är den enklaste föraren att fixa.

Det första steget i att fixa det är dock att identifiera det.

När beställde du din leverantör? Var det inom deras tilldelade ledtid? Kom ordern till dig på tid? Det är en ja eller ingen fråga och din leverantör får 100 procent eller en noll.

Ordernoggrannhet

Vad beställde du hos din leverantör?

Är det som visade sig?

Hur många av dessa artiklar beställde du? Är det hur många visade sig? (Det är ofta ett tillvägagångssätt om detta inte är lätt att räkna med och varje enskild enhet är relativt låg kostnad. I sådana fall tenderar leverantörerna att skicka små överlag 3 procent till 10 procent och kunderna tillåter lite utrymme.)

Kostnad av varukontroll

Hur mycket förväntade du dig att betala din leverantör? Är det vad din leverantör fakturerade dig?

Om din leverantörs kostnader snubblar upp måste ditt småföretag veta det snarare än senare. Att hålla regelbundet spår av det via ett leverantörssortkort kan hjälpa till att ta bort en kostnad för varorkatastrof.

Scorecard Nuts-and-Bolts

Skapa ett flik för din leverantör med hjälp av kalkylbladet (det som nämnts ovan). Låt oss ringa det Leverantör A. I vissa fall kan det vara enklare att skapa separata kalkylblad - en för var och en av dina leverantörer.

Om du har ett ERP-system (och om du inte vet om du har ett ERP-system, gör du inte) eller ett annat system som följer de order du ställer med dina leverantörer (t.ex. kunna exportera de data du behöver Om inte, kan du behöva skriva in det manuellt - men när du väl har konfigurerat det kan det gå ganska snabbt.

Dina kolumner ska gå ungefär som: beställningsnummer, leverantörsnamn, beställningsdatum, önskat leveransdatum, produktnamn (eller artikelnummer), enhetspris, beställningskvantitet. Du kan få all denna information från den order som ditt lilla företag genererade.

Fortsätt kolumnerna med information från din leverantörs faktiska leverans: aktuellt leveransdatum, mottaget datum och mottagen kvantitet.

När din leverantör fakturerar dig kan du lägga till en kolumn för fakturerat pris.

Med den informationen har du vad du behöver för att hänvisa till dina begärda leveransdatum med din leverantörs faktiska leveransdatum. Vissa går till beställd mängd kontra mottagna kvantitet och orderpris jämfört med fakturapriset.

Lägg till tre kolumner längst till höger med dessa kolumnrubriker:

• On-Time?
• 100 procent Order Nøjaktighet?
• Rätt pris?

Jämför nu vad du lägger på orderna till vad du fått från dina leverantörer. Och fyll i cellerna med en Y eller en N. Totalen av din Y över de totala ordern ger dig procentandelarna. Du kan fånga dessa procentandelar i den första Scorecard-fliken som vi talade om ovan.

När du har ställt in mallen kan fönstret Scorecard fylla automatiskt. Om du inte är säker på hur du ställer in det finns ett antal handledningar som kan gå igenom dig. Eller fråga din tonåring.

Din scorecard ska läsa: Leverantörsnamn, Procentandel% = xx procent, Ordernoggrannhet = xx procent, Kostnad för varor Noggrannhet = xx procent. Att titta på leverantörens prestanda på hög nivå kan berätta om du behöver hantera den leverantören närmare, eller om du är fri att göra de miljoner andra saker du måste göra idag.