E-arkiveringsformulär W-2 och 1099-MISC

Löne- och betalningsformulär för anställda (på formulär W-2) och icke-anställda (på formulär 1099-MISC) måste lämnas in till individen eller verksamheten i slutet av januari och skickas till lämplig federal byrå före slutet av februari. Här är de specifika inlämningsdatum för formulär W-2 och 1099 för det aktuella året.

Innan du skickar ut dessa formulär, överväg e-arkivering.

UPDATE: Ny tidsfrist för arkivering av W-2s och 1099s

Effektiv med 2016 skatteåret måste alla W-2s och 1099s lämnas in senast 31 januari nästa år.

Så för 2017 skatter måste dessa blanketter lämnas in senast den 31 januari 2018. Inlämningsfristerna har flyttats för att bättre övervaka former för skattebedrägerier. Tidsfristen är densamma för alla ansökningar, inklusive e-arkivering.

Läs mer om tidsfristerna för löneavgiftsrapporten för 2017.

I denna artikel diskuteras hur man arkiverar och presenterar några av fördelarna med e-arkivering.

Fördelar med e-arkivering

• E-arkivering, enligt IRS, sparar tid och ansträngning och hjälper till att säkerställa noggrannhet.
• Om du formulerar e-fil W-2 behöver du inte beräkna och skicka en W-3-överföringsform; Socialförsäkringsverket genererar automatiskt en W-3.
• Om du bildar e-fil 1099 behöver du inte beräkna och skicka in en 1096-blankett för varje typ av 1099-blankett.
• Du kan använda BSO-webbplatsen för att verifiera Social Security Numbers för lönerapportering. Verifiering av sociala avgifter garanterar att lönerna rapporteras korrekt och det undviker kostsamma W-2C-formulär för att korrigera W-2s,

• BSO-webbplatsen erbjuder en handledning, handböcker, en checklista och massor av annan användbar information som hjälper dig att e-posta dessa W-2-formulär.
• Om du hittar ett misstag i en eller flera W-2 formulär efter att du har skickat in dem kan du också skicka in W-2c (korrigerade) blanketter online.
• Du kan verifiera att dina filer har mottagits och kontrollera statusen online.

Arkivering W-2 Blanketter med Socialförsäkringsverket

Du måste skicka in alla 2017 W-2 till Socialförsäkringsverket (INTE IRS!), Tillsammans med sändningsformulär W-3, senast 31 januari 2018.

SSAs Business Services Online (BSO) är platsen för e-arkivering W-2. Om du skickar 250 eller fler W-2 formulär, måste du e-fil, men om du har färre än 250 W-2s kan du dra nytta av e-arkivering.

Vad sägs om 1099-MISC formulär? Kan jag även e-fila dessa formulär?

Du kan skicka in alla 1099 blanketter, inklusive Form 1099-MISC, till IRS via post eller online, med hjälp av arkiveringsinformation returnerar elektroniskt (FIRE) -systemet.

Om du inte skickar in elektroniskt, måste du också skicka in ett överföringsformulär 1096, en för varje typ av 1099 du skickar, vilket sammanfattar alla formulär för den kategorin.Detta är en annan fördel för e-arkivering: no 1096 krävs.

För att arkivera 1099 blanketter elektroniskt, var noga med att skicka IRS-formulär 4419, ansökan till fil elektroniskt, minst 30 dagar före formulärets förfallodatum, och läs IRS-informationen om kravet på arkivering med BRAND-systemet.

Kom ihåg dessa viktiga datum:

Se den här artikeln för aktuella ansökningsfrister.

I allmänhet, i slutet av januari:

• Du måste formulera W-2 till anställda och 1099-MISC formulär till icke-anställda.
• Du måste skicka in alla W-2s, med transmittal W-3, till Socialförsäkringsverket, inklusive e-arkivering.
• Du måste skicka in alla 1099 blanketter, inklusive Form 1099-MISC, tillsammans med en sändningsformulär 1096, till IRS, inklusive arkivering elektroniskt.