Korrigera felaktiga W-2 och W-3

UPDATE: Ändra inlämningsfrist för W-2 och W-3-formulär

En ändring av inlämningsdatum för W-2 och W-3-formulär kräver att ditt företag gör ändringar i dina förfaranden.

Tidsfristen för inlämning av W-2 och W-3-formulär hos Social Security Administration (SSA) har ändrats. För 2017 blanketter är ansökningsdatum den 31 januari 2018.

Fristen för inlämning av formulär med SSA är nu densamma som tidsfristen för att tillhandahålla W-2 formulär till anställda.

Om du vill ge anställda tid att ta emot formulär och för att göra ändringar måste du ge W-2 formulär till anställda tidigare i januari. Det är mycket lättare att göra korrigeringar innan du lämnar in SSA.

Hitta mer information om den nya inlämningsfristen i den här artikeln om 2018 års löneavgiftsskattedatum, för 2017 löneskatter.

Hur tidsfristen påverkar W-2 formulärfel

Tidigare hade du en månad att ge W-2 formulär till anställda och se till att de var korrekta innan de skickades till Sociala Säkerhetsadministration. Med de två deadlinesna nu är det samma, kanske du vill ge W-2 till anställda tidigt i januari månad, så fel kan rättas.

Annars måste du följa den här proceduren för att korrigera fel i W-2 och W-3.

Korrigera W-2 och W-3 med W-2C och W-3C

Om du har lämnat ett felaktigt W-2-meddelande till en anställd, antingen före eller efter att du har lagt in W -3 sändningsformulär hos Socialförsäkringsverket, måste du fylla i en W-2c och en W-3c-blankett.

Först en översyn av W-2 formulärkrav

Du måste förbereda och distribuera en W-2 till varje anställd och visa sina löner och hushåll för året, i slutet av januari nästa år. I slutet av januari måste du utarbeta en W-3-överföringsform och skicka den tillsammans med alla W-2-formulär till SSA.

Den exakta tidsfristen ändras varje år på grund av helgdagar och helger. Här är en uppdaterad artikel som visar exakta deadlines för det aktuella skatteåret.

Fel i anställningsnamn, SSN

Om du tidigare rapporterat arbetstagarens namn eller personnummer korrekt och i år är namnet / SSN felaktigt, fyller du endast i W-2c-rutan i. Fyll inte i de numrerade rutorna med löne- och innehållsinformation. Om det här är första gången du har felaktigt rapporterat namnet / SSN, gör du bara den ursprungliga W-2 och ge den till arbetstagaren. Om du skickade formuläret till SSA tillsammans med W-3 ​​måste du göra W-2c och W-3c.

Saknad namn eller personnummer

Om felet är ett saknas anställningsnamn eller SSN, kan du inte använda W-2c för att lägga till den här informationen. Instruktionerna för formulär W-2C och W-3C anger att du måste kontakta SSA direkt på 1-800-772-6270.

Fel i ett belopp på en W-2-blankett

Om du gjorde ett fel i en belopp, antingen för avhämtning eller intäkter, fyll i W-2c helt och visa de ursprungliga och korrigerade beloppen. Du kan också behöva lämna in en 941c om du felaktigt rapporterat löner och / eller avstå från en 941 - Arbetsgivarens Kvartalsavgift.

Ytterligare anmärkningar

• Om du betalat löner till en anställd felaktigt, är dessa löner fortfarande skattepliktiga för arbetstagaren.
• Använd inte W-2c för att rapportera tillbaka lön.
• Du måste använda en separat W-3c för varje typ av W-2c (det här är detsamma som om du filar olika typer av W-2s).

Läs instruktioner noggrant

Denna artikel är en allmän översikt över dessa löne- och skatteutredningar; Det är inte avsett att vara heltäckande. Innan du slutför en W-2c eller W-3c, läs noga igenom instruktionerna (som finns i dokumenten).

En påminnelse om sen arkivering

Var noga med att få dina W-2 ut till dina anställda vid förfallodagen och dina W-3s skickas till SSA i tid för att undvika straff för sen distribution och arkivering.