Vilka affärskostnader är skattemässiga avdragsgilla?

Varje verksamhet medför kostnader. Oberoende entreprenörer, konsulter och frilansare betalar för mjukvara, datorer eller reser ur sin egen ficka för att göra jobbet enklare. För inkorporerade företag kan avdrag för kostnader minska sina företagsskatter. För ensamägare kan avdragsavgiften minska både den vanliga inkomstskatten och skatten för egenföretagande. Poängen?

Att hålla reda på alla dina företagsutgifter kommer att gå långt för att minska dina skatteskulder.

Vad är en legitim affärsutgift?

Den grundläggande definitionen är att en kostnad måste vara "vanlig och nödvändig" för din handel eller yrke. Den definitionen kommer direkt ut från skattekoden (Internal Revenue Code Section 162, se även statskassans föreskrifter, avsnitt 1. 162-1). "En vanlig kostnad", säger IRS i Publication 535, Business Expenses ", är en som är gemensam och accepterad i din bransch. En nödvändig kostnad är en som är hjälpsam och lämplig för din handel eller verksamhet. "

Vi gör fem skillnader när vi analyserar utgifterna. Vi delar personalkostnader från företagskostnader. Vi delar affärskostnader i tre brett typer: Kostnad för sålda varor, investeringar och avdragsgilla utgifter. Vissa utgifter kan bara vara delvis avdragsgilla eller inte avdragsgilla alls. Således är de fem skillnaderna:

1. Personliga utgifter
2. Företagskostnader
3. Kostnad för sålda varor
4. Kapitalkostnader
5. Avdragsgilla kostnader

Separering av personalen från företagskostnader

Problem uppstår när en kostnad kan vara delvis personlig och delvis affärsrelaterad. Ett vanligt exempel: en frilansare kan använda ett rum i sitt hus som kontor. I denna situation skulle vi mäta kvadratmottagningen på kontoret och hela huset och hitta procentandelen.

Denna procentandel skulle då användas för att mäta affärsdelen av delade utgifter som hyror, försäkringar och verktyg. Verksamhetsdelen av dessa utgifter skulle bli en del av hushållets avdrag, medan resten av utgifterna skulle vara personliga.

Den allmänna regeln: "Du kan vanligtvis inte dra av personliga, levande eller familjeutgifter. Men om du har en kostnad för något som används delvis för företag och delvis för personliga ändamål, dela upp den totala kostnaden mellan verksamheten och personliga delar. Du kan dra av verksamhetsdelen "(IRS, Publication 535, Business Expenses, avsnitt om personliga mot företagsutgifter).

Bokföringstips: Håll reda på alla dina utgifter. På så sätt kan du granska dina utgifter och fråga din revisor om någon av dem kan vara avdragsgilla.

Kostnad för varor sålda

Kostnaden för sålda varor är kostnader för lager och saker relaterade till lager.Tillverkare, grossister och återförsäljare spårar kostnaden för de produkter som de producerar eller köper för vidareförsäljning.

Den allmänna regeln: "Om ditt företag tillverkar produkter eller köper dem för återförsäljning, måste du i allmänhet värdera lagren i början och slutet av varje skatteår för att bestämma din kostnad för sålda varor.

Vissa av dina företagsutgifter kan inkluderas i beräkningen av kostnaden för sålda varor "(IRS, Publication 535, Business Expenses, avsnitt om kostnad för sålda varor).

För detaljerade förklaringar, se Publicering 334, Skattehandbok för småföretag, kapitel 6, hur man siffrar kostnaden för varor sålda. Se även inventeringsavsnittet i publikation 538, redovisningsperioder och metoder.

Kapitalkostnader

Vissa utgifter redovisas som tillgångar och deras kostnader återvinns över tiden genom avskrivningar. Sådana utgifter kallas kapital tillgångar eftersom deras kostnader aktiveras som tillgångar i verksamheten och kostnaden dras av under en period genom avskrivningar. Exempel på kapitalkostnader är datorer, möbler, utrustning och fastigheter.

Den allmänna regeln: "du måste aktivera tre typer av kostnader: företagets startkostnader, företags tillgångar och förbättringar." (Offentliggörande 535).

Håller reda på företagskostnaderna

Personligen använder jag en komplett bokföringsprogramvara för att spåra mina intäkter och kostnader. Men sedan är jag en revisor och känner mig bekväm med att använda program som Quickbooks, Sage Peachtree och Microsoft Office Accounting. Jag rekommenderar starkt dessa program till småföretag. Att använda en komplett bokföringsprogramvara hjälper dig att övervaka ditt företags hälsa.

Fullständiga bokföringsprogram kan ta ett tag att vänja sig. Och det är lätt att bli frustrerad med alla funktioner och verktyg. Så för frilanspersonal rekommenderar jag att du använder personlig ekonomi programvara. De bästa valen här är Intuit's Quicken eller Microsoft Money. Båda programmen är mycket lätta att vänja sig och kan spåra alla dina finanser, inte bara dina företagsutgifter.

Som en extra bonus tillåter du med de bättre skatteprogrammen att du kan importera data från Quicken eller Money. För att göra din skatteförberedelseprocess så smidig som möjligt, föreslår jag att du spenderar lite tid på att se till att dina kostnadskategorier är korrekt inställda. Du kan lägga till, ta bort och ändra kategorier i all personlig ekonomi och redovisningssoftware. Genom att ha intuitiva, lätt att komma ihåg kategorier kan du skapa meningsfulla rapporter. Och de flesta program låter dig koppla kategorierna till specifika rader på skatteformulären. Om du ställer upp detta kan det gå långt för att minska hur mycket tid du spenderar för att förbereda dina skatter.

Alla redovisade program som jag nämnde kan generera resultaträkningsrapporter (kallad resultaträkningar från revisorer). Dessa rapporter hjälper dig att analysera hur din frilansaffär gör, oavsett om du är lönsam och hur du spenderar dina pengar. Om du bestämmer dig för att anställa en skattekonsulent, med att ha dessa rapporter för att påskynda förberedelsen av din skattedeklaration.