Bokhållare, kontrollör eller ekonomidirektör - vem behöver du?

Företagare hanterar ofta sin egen bokföring av många anledningar som inkluderar rädsla för att delegera känslig finansiell information, vill ha fullständig kontroll och hålla personalkostnaderna lutande. De anledningarna, som visserligen är giltiga för start och mindre verksamhet, blir alltmer opraktiska när ditt företag växer. Vissa ägare delegerar bokföringsuppgifter till betrodda familjemedlemmar eller anställda, men de mest framgångsrika och kunniga entreprenörerna lär snabbt att redovisning och ekonomi är livsnerven i affärer och förtjänar professionell ledning från kvalificerade finansiella specialister.

De tre huvudcheferna i de flesta företag är bokförare eller revisor, chefsjurist och finansdirektör eller finansdirektör.

Som företagare kan du hantera uppgifterna för dessa positioner själv eller delegera dem till en anställd eller en betrodd associerad, men när verksamheten mognar upptäcker de flesta ägarna att anställa professionella genererar solida fördelar med fördelarna samtidigt som ägare frigörs koncentrera sig på kärnverksamhetsfrågor. Resultaten av att anställa redovisningspersonal inkluderar - men är inte begränsade till - följande företagsfördelar:

• Hitta kostnadsbesparingar i tillverkningsprocess, leverantörsrelationer, kontorsverksamhet och personalhantering
• Spara pengar på skatter
• Hantera en allt större volym internt pappersarbete och externa rapporter
• Designa ett finansiellt säkerhetsnät genom att begränsa riskerna med försäkringsskydd, lagerhantering, diversifiering och skattemässiga hotbedömningar
• Planeringsutvidgningar
• Hantering av löneavgifter
• Effektivisering av verksamheten och maximering av vinst
• Undvik böter, straff, lägre kreditbetyg och ränta avgifter som beror på missade tidsfrister, beräkning av löneavgifterna felaktigt, glömmer att betala räkningar och saknar tids känsliga affärsmöjligheter

Faktum är att de flesta företag sparar pengar genom att anställa professionell finansiell personal för att hantera sin dagliga affärsverksamhet.

Beroende på företagets storlek, din bransch och andra faktorer kan du bara behöva en deltid bokhållare eller kräva en hel finansiell personal som inkluderar en controller och CFO. Att bestämma vilken ekonomisk personal som ditt företag verkligen behöver är ett komplext beslut som beror på många faktorer. Dina behov kommer nästan säkert att förändras över tid, och om ditt företag växer framgångsrikt kan du cykla genom alla dessa positioner. I följande avsnitt beskrivs vad varje professionell gör och förklarar när ditt företag kan behöva en eller flera av dessa finansiella specialister:

Viktiga bokföringsfunktioner

De flesta bokförare arbetar med reaktiv inspelning av vad som redan har gjorts finansiellt i företaget med liten eller ingen inflytande på affärsstrategi.Bokförare arbetar på transaktionsnivå och tar sällan beslut om framtida affärstransaktioner. En begåvad bokhållare kan förklara dina alternativ, hålla register och rapportera aktuella, identifiera avvikelser i böckerna och rekommendera kostnadsbesparande idéer, men deras primära jobb är att chronicle verksamheten och dess finansiella transaktioner och sammanställa rapporter från denna information. Några av en företags bokförares typiska dagliga uppgifter inkluderar:

• Registrering av försäljningar, utgifter, leverantörsskulder och kundfordringar
• Övervakningskostnader för leveranser, kontorsutgifter, hyra, verktyg och andra fasta och rörliga kostnader
• Hantering av lön , skattelättnader, försäljningsskattskonton, löneavdrag och försäkringsavdrag
• Säkerställa att viktiga blanketter och pappersarbete är färdiga och lagrade säkert
• Förberedelser dagligen, veckovis, månadsvis, kvartalsvis och årlig rapportering för ledning, myndigheter, aktieägare, anställda och intressenter
• Betala räkningar i tid
• Undersöka alternativa leverantörer och göra kostnadsjämförelser
• Identifiera problemområden som avfall, bristande hantering, bedrägeri och stöld
• Spårningsmaterial, leveranser, inventarier och personalresurser
• Förberedelser skatter och dagliga, månatliga eller kvartalsvisa skattemässiga inlåning för staden, staten, IRS, arbetslöshetsbyråer och försäkringsbolag
• Hantering av företags- och anställningsförsäkringar och hälsovård ns
• Skydda företagsrekord
• Få uppskattningar och hitta och betala service och reparera människor
• Kontrollera compliance issues
• Hantera kundkreditfrågor internt och företagskrediter med externa leverantörer och långivare externt

Att veta när du ska hyra en bokhållare

De flesta företagare - särskilt de som har en entreprenörsanda - trivs på att driva alla aspekter av sina affärer, och redovisning har blivit lättare med all den intuitiva mjukvaran som finns tillgänglig. Det är helt möjligt för företagare att behålla böckerna, men det är inte nödvändigtvis en bra idé när verksamheten växer. När pappersarbete börjar äventyra din tidshantering, trivsel eller effektivitet är det dags att överväga att hyra en bokhållare. Du kanske inte behöver anställa en heltidsarbetare och kan till och med lägga ut hela eller en del av det bokförda arbetet som löneavgift. Att anlita en bokhållare är meningsfull om något av följande gäller för dig och ditt företag:

• Du förstår inte riktigt bokföringen, men litar på programvaran för att berätta allt du behöver veta.
• Du är inte bekant med skattekoden och skatteundviklingsstrategierna.
• Din verksamhet upplever snabb tillväxt på kort tid.
• Investerare, långivare eller aktieägare vill ha professionellt beredda rapporter.
• Du spenderar mer tid på att göra böckerna än att generera försäljning eller nya affärer.
• Du planerar att expandera till en annan region, bransch eller produktsortiment.
• Du vill köpa, sälja eller handla tillgångar.
• Du har blivit informerad om att dina böcker kommer att granskas.

Att anlita en bokförare behöver inte vara en smärtsam process eftersom du kan börja genom att outsourca arbetet till ett professionellt bokföringsföretag.Det är en särskilt effektiv strategi om du inte är bekant med bokföring, anställer en bokhållare eller sköterskonton eller sökande för ekonomisk jobb.

När man ska överväga att anlita en kontroller

Controllers, som ibland kallas comptroller, övervakar bokhållare, skatteansvariga, kreditansvariga och annan redovisningspersonal, medan de direkt rapporterar till CFO, VD eller företagsägare. I mindre företag kan en kontrollant vara den enda Certified Public Accountant i företaget eller övervaka ett team av revisorer. Många av dessa yrkesverksamma hanterar sina uppgifter med hjälp av en clerk, bokhållare eller administrativ assistent.

En kontrollant är bolagets chefsredovisning och ansvarar för att upprätta finansiella rapporter, affärsplaner, budgetar, skatter, överensstämmelsecertifiering och särskilda projekt som planering av kort- och långsiktiga affärsstrategier, företagsförvärv, försäljning av tillgångar, företagssammanslagningar och säkra finansiering eller investerare. Betraktas som en ekonomichef på mellannivå, utför regelbundna chefer vanligtvis följande uppgifter:

• Hantera finansiell personal.
• Skriv kontroller och ha ansvar för företagets verksamhet.
• Skriv ut på ekonomiskt relaterade rapporter och dokument.
• Fastställa företagets ekonomiska politik och rutiner.
• Skapa rapporter för intern granskning.
• Hantera försäkringar och riskhanteringspolicyer.
• Skydda företags tillgångar.
• Förbered, övervaka och uppdatera budgetar.
• Spearhead förberedelser för offentliga erbjudanden.
• Rådgöra med ägare och chefer på finansmarknader, trender och bästa praxis.
• Utveckla proaktiva skattestrategier.
• Välj och administrera bokföringsprogram.
• Fortsätt samlingar.
• Hantera personalfrågor som att behålla anställningsrekord.
• Utbilda personal om anställningsförmåner och företagsansvar.

Tecken som anger ditt företag behöver en kontroller

Ju större ditt företag växer desto mer sannolikt behöver du mer än bara en bokhållare. Om du har aktieägare eller en styrelse som består av personer som inte är vänner, närstående och familj som du har utsett, är det en bra affärspraxis som hjälper dig att skydda ditt företag och tillgångar. I allmänhet fokuserar en kontrollant på redovisning medan en ekonomidirektör fokuserar på strategisk finansiering.

När företagets intressenter utökar, tillhandahåller en kontrollant taktisk rapportering och personalövervakning av redovisningsproblem, medan CFO hanterar finansiell planering och bär ansvaret för kontrollen och redovisningsteamet. De flesta små företag har inte råd med en heltidsansvarig, men när verksamheten växer, har du inte råd att arbeta utan en kontroller även om han eller hon arbetar på deltid eller konsultbasis.

När du ska hyra en finansdirektör

CFOs arbetar över stränga gränser genom att delta i alla affärsbeslut och förespråka organisationens bästa ekonomiska intressen. Som alla erfarna företagare eller företagare vet, är strikta ekonomiska bedömningar bara ett av ett framgångsrikt företags affärsmål.Initiativ som ger stark vinst kan lätt försvaga företaget med kunder som inte gillar att betala höga priser för sämre produkter eller lojala kunder som lägger större värde på företagets mål, principer, miljöansvar eller driftsteknik.

De bästa ekonomidirektörerna bedömer inte bara kostnaderna för att göra affärer utan även de risker och hot som varje företag kan generera. CFOs arbetar som ägare, styrelse, ledande befattningshavare och andra viktiga intressenter och spelar viktiga roller inom forskning och utveckling, företagens tillsyn, regleringsöverensstämmelse och den dagliga verksamheten. Övriga CFO-uppgifter inkluderar:

• Styrning av ett företag genom fusioner, förvärv, offentliga erbjudanden och förändringar i affärsstruktur och verksamhet
• Hantera större affärsutbyggnader till nya marknader
• Förespråka för sund ekonomisk praxis i komplext beslutsfattande > Managing assets and financial relationships with multiple stakeholders
• Effektivisering av verksamheten
• Bedömning och hantering av finansiella risker
• Planering av kort- och långsiktiga finansiella mål
• Tolkning av marknadsdata från flera finansiella indikatorer och affärstrender
• Förstå orsakerna till att affärsmarknaderna utför det sätt de gör
• Fastställande av hur man investerar företagstillgångar
• Förutspår marknadstrender och hur företaget kan dra nytta av dem
• Varje del av företaget är starkt beroende av sin CFO: s kombinerade uppgifter: kontroll av styrning, finansförvaltning och planering och prognoser om kritiska finansiella frågor.

Progressivt mer krävande behov av finansiell förvaltning

Små och medelstora företag har utvecklingsbehov för bokföring och redovisning när deras verksamhet växer. Ägare eller utsedda lagmedlemmar hanterar ofta redovisning för små och startande företag med hjälp av bokföringsprogram. Så småningom bestämmer de flesta företagen att de anställda professionella bokförarna - antingen helt eller delvis och internt eller outsourcad - frigör personal för kärnverksamhetsuppgifter och främjar större noggrannhet, bättre efterlevnad och ökat tillsyn. Rätt bokhållare ser till att rapporter lämnas in i tid och hjälper företag att identifiera kostnadsbesparande strategier, bedrägerier, stöld och avfall.

När ditt företag växer och kraven på din tid föröka sig, kanske du tycker att du behöver en ekonomisk personal som övervakas av en controller eller en ekonomichef för att hantera företagets alltmer sofistikerade finanser. Dina alternativ inkluderar att anställa heltid, intern personal eller outsourcing bokföring och finansiella uppgifter till en erfaren professionell bokföringstjänst. Båda alternativen är lika giltiga sätt att stärka din företags finansiella styrka, men många små och medelstora företag har nytta av att anställa rådgivare som behövs för att undvika de höga kostnaderna för att anställa heltidspersonal.