Hur man gör det mesta av din en-mot-möte

Om du är en chef vet du förmodligen redan att du ska hålla ett-en-ett-möten med var och en av dina anställda. Så mycket är uppenbart. Men vad ska du göra i dessa möten på jorden? Hur ser du till att de är produktiva och värda, snarare än att räkna med bara ett enda kryssrutan på din förvaltarlista?

Här är sju sätt att få ut mesta möjliga av dina en-mot-möten med anställda.

1. Målutveckling

Förutom regelbundna möten, bör du ha årliga prestationsmål på plats. Prestationsutvecklingsplanering är inte bara att gå över förra årets framgångar och misslyckanden. Det är att sätta mål och mål för detta år. Du kommer att referera till dessa mål under hela året.

Varje gång du träffar dina anställda, tar du en titt på dessa mål och ser hur de utvecklas för att uppnå dem. Dina medarbetare kommer alltid att veta vad som förväntas av dem och du vet alltid var de står i förhållande till nödvändiga framsteg.

2. Ändra mål

Det kan verka som motsatt av ovanstående punkt, men målen som fastställdes i december är inte alltid avgörande i juli. Företagen omorganiserar, kunder lämnar din organisation och nya kunder går med. Anställda slutar, och ersättningar anställs. Projekt dödas och nya projekt läggs till. Med andra ord, tveka inte att göra ändringar i de ursprungliga planerna.

När du sätter dig ner med de anställda och tittar på målen och ett mål är meningslöst, släng det ut. Ingen skuld. Bli av med den och lägg till en ny, om det är lämpligt. Om ett mål inte längre är meningsfullt eftersom din anställd uppnått målet, gratulerar du henne och tar bort den från listan.

3. Fråga om Nödvändig support

Ett på ett möte är den perfekta tiden att fråga den anställde där hon behöver hjälp.

Ett komplicerat projekt kan behöva mer arbetskraft. Hon kanske arbetar med en kollega som är en mobb och en rycka. Hon har bara fått reda på att hon är gravid och kommer att behöva leda sig till läkares utnämningar. Men gå försiktigt - fråga inte om behov om du kommer att ignorera dem när de är identifierade.

Ta inte en begäran om hjälp som ett tecken på att din anställd inte kan utföra sitt jobb. Alla behöver hjälp, och det är bättre att du skapar en öppen, stödjande miljö i stället för att vänta tills det finns en katastrof som du måste spendera din helgfixering.

4. Karriärplanering

Medan du fokuserar på att få jobbet idag, är dina anställda oroade över sin framtid. Även om detta inte är ett fokus för alla på ett möte, är karriärplanering en värdefull del av regelbundna möten. Detta är till din fördel såväl som din medarbetares fördel.

Du vill veta var hon vill gå, och du vill hjälpa henne längs den vägen. Varför? Eftersom det bästa du kan göra för ditt företag är hjälp att behålla de bästa medarbetarna. Det inkluderar karriärtillväxt-väldigt få människor vill stanna i samma jobb för alltid.

Så prata om vad din anställd behöver göra och lära sig att tjäna en kampanj eller förbereda för en överföring till en annan typ av jobb.

5. Lovar

Alla vill höra när de lyckas. Medan den bästa tiden att berömma en anställd är just nu ("Hej, bra presentation!" Eller "Jag såg precis att du hanterar den obnoxious kunden perfekt. Fantastiskt jobb!") Chefer är inte överallt på en gång.

Se till att du berömmer dina anställda för deras prestationer. Håll ögonen och öronen öppna för rapporter om bra arbete. Om en annan person säger, "Hej, Jane gjorde ett fantastiskt jobb igår," skriv ner det och ta upp det med henne på din ena. (Detta är också bra dokumentation för din prestationsbaserade lönjustering.)

6. Korrigering

Tillsammans med beröm måste korrigeringar ske. Som beröm är det mesta av denna feedback effektivare när det ges i ögonblicket - om det är lämpligt. Om inte en situation är brådskande och farlig, måste du erbjuda korrigeringar privat.

(Det är okej att skrika på en anställd för att få brandsläckaren att lägga ut ett kassaskrivningsbrand, men det är inte okej att skrika på arbetstagaren framför kunder och andra anställda eftersom hennes kassaskuff var kort.) > En-mot-möten är dags att sitta och erbjuda korrigeringar och råd.

De korrigeringar du erbjuder kan skilja sig från krävande krav ("vi har en företagsstandard för att använda Times New Roman för rapporter, var vänlig ändra dina rapporter"), till personlighetsdrag som orsakar problem ("Jag har märkt att du kritiserar dina medarbetare. Om du har problem med en kollega, vänligen ta med dem till mig, och jag kommer att hantera dem. Ditt jobb är att göra X, Y och Z. Oroa dig inte med Janes arbete.)

Kritik bör alltid hjälp snarare än att ge straff - åtminstone i början. Ingen chef bör förvänta sig perfektion. Det finns dock vissa åtgärder som kan behöva "bestraffning". "Om en anställd är kroniskt sent kan du behöva skapa en prestationsförbättringsplan. Om en anställd mobbar andra anställda kan du behöva skriva en skrivning i sin personaldokument och följa denna disciplinåtgärd med intensiv rådgivning.

Med regelbundna en-till-en kan du följa med dessa situationer så att ingenting blir oskadd. Du kommer till exempel aldrig att få en arbetsplatsbulb att ta över eftersom du har korrigerat problemen vid sitt första tecken, och om korrigeringar inte fungerar dokumenterar du ett starkt fall för anställningsavslutning.

7. Nya uppdrag

Det är ofta det bästa stället att diskutera ett nytt projekt, medan du inte har vänta på ett möte för en till ett möte för att tilldela en anställd en ny uppgift eller ett mål. Det ger dig tid att presentera hela projektet och för din medarbetare att ställa frågor så att hon är redo att gå när hon lämnar sitt kontor.

Hon kan också ta upp bekymmer och idéer som kan göra projektet mer smidigt. Hon behöver också förstå hur mycket myndighet och självständighet hon kan utöva i sitt beslutsfattande. Slutligen måste arbetstagaren skapa en kritisk väg med dig som anger de tider när du behöver feedback om hennes framsteg under din ena på en möte.

Hur ofta ska du hålla ett en-mot-möte?

Inget enkelt svar täcker alla händelser. Det beror på hur många anställda du har, vilken typ av arbete du gör, hur mycket stöd dina anställda behöver och ditt schema. Ibland är 15 minuter av en-till-en gång, en gång i månaden, tillräcklig för att hålla på med allt.

Ibland behöver du en timme per vecka för att uppnå de sju mål som beskrivs ovan. Om du är ny på mötena en-mot-en börjar du med varannan vecka i en halvtimme och justera upp eller ner efter behov. Du behöver inte schemalägga samma tid för varje anställd, men du vill se till att du inte gynnar en anställd över en annan.

När du blir van vid regelbundna möten med dina direkta rapporter ser du att din avdelning fungerar smidigare. Dina anställda kommer att veta vad de behöver göra och du vet vad du behöver göra för att hjälpa dem.

Och om du inte redan håller dem-schemalägga ett en-till-ett-möte med din chef regelbundet. Du kommer att dra nytta av den här ansiktstiden med din chef, precis som dina anställda dra nytta av den tid de tillbringar en-mot-en med dig.