Hur man gör det mesta av din ideella specialitet

Det är inte alltid om pengarna

En välrenommerad studie av Charity Navigator 2007 föreslog att speciella händelser inte är bra källor till pengar. Faktum är att den genomsnittliga välgörenheten enligt studien spenderar 1 dollar. 33 för att höja $ 1 i specialevenemangsbidrag.

Men de flesta utvecklingsdirektörerna vet att speciella evenemang kan tjäna många syften, och kanske är det faktiskt att fundraising är det minsta av dessa.

Utöka målen för din händelse

Stephanie Roth, redaktören för Grassroots Fundraising Journal, skriver att eftersom speciella händelser inte ger upphov till mycket snabba pengar, men tar mycket folk - makt och tid, det är viktigt att fundraisers planerar att utföra andra viktiga uppgifter genom sina händelser.

Roth föreslår att speciella händelser skapar andra insamlingsmöjligheter genom "hjälpmedelsmetoder". Bland dessa metoder är:

• In-kind bidrag som donationer av mat, arenan eller underhållning. Varför är det här användbart? Bidrag i natura är lättare att komma från ett företag utan föregående förhållande. Men det kan vara en fot i dörren till andra bidrag.
• Sponsorer används ofta för att öka intäkterna från händelser. Sponsorer betalar för olika fördelar som publicitet genom evenemanget, en annons i programmet eller en företagslogotyp som visas framträdande.
• Tysta auktioner tillåter dig att debitera för ett evenemang som många har råd med, men sedan ta in fler pengar genom auktionen.
• Annonsböcker kan ges till evenemangsgäster. Annonsboken består av betald s och innehåller även information om ideell verksamhet. Utsikter för annonsköpare inkluderar lokala företag, säljare, entreprenörer och till och med givare som vill annonsera en tjänst.

• Särskilda händelser kan också skapa relationer, vilket hjälper potentiella givare att känna en koppling till din sak. En händelse ger betydande "ansikte tid" med dina anhängare, ibland ställa scenen för stora gåvor.
• Evenemang är en möjlighet att ta med nya givare och presentera dem för din organisation. För att göra detta, planera en händelse som kommer att ha bred gemenskapsansökan och ta ut rimliga inträdesavgifter eller göra det gratis.
• Särskilda händelser kan också generera mycket reklam. Din PR-personal kommer att hitta massor av sätt att få ordet ut, från fliers till intervjuer med lokala medier till sociala medier. Att bygga synlighet i samhället är avgörande för framgångsrika insamlingar.
• Använd speciella händelser som ett sätt att ge insamlingsupplevelse till dina volontärer, Få dem att kontakta givare, följa upp dem och interagera med dem under evenemang. Detta är särskilt användbart för styrelseledamöter som är ovilliga att fråga givare om pengar. De kan få erfarenhet på detta mindre stressiga sätt.

Detaljer Do Matter

Det finns så många typer av speciella evenemang som typer av ideella organisationer och orsaker men planerar för framgång genom att ta reda på vad som har fungerat för andra organisationer. Tveka inte att fråga kamrater i andra ideella organisationer för att dela sina tips för framgång. Kom ihåg att framgång ligger i detaljerna. Några av de tips som utförs av experter på speciella evenemang inkluderar:

• Ta bilder av varje gäst vid evenemanget och skicka sedan fotot med en tacknotation eller dela den på sociala medier.
• Fråga om gäster har speciella behov som kostbehov före evenemanget.
• Placera officiella greeters vid dörren till evenemanget (t ex om evenemanget sätts på av en skola, får eleverna greeters).
• Ge effektiv händelseincheckning.
• Ge varje gäst ett kort med angivande: "Du sitter vid bordet # ___. "
• Ge ett diagram över tabellplatser.
• Ge tabellfavörer som speglar ditt uppdrag.
• Ange individuella tryckta menyer som listar varje kurs som ska serveras.
• Markera ditt uppdrag och syftet med händelsen i ditt skrivprogram.
• Inkludera ett särskilt tack från någon som kommer att dra nytta av evenemanget som de människor du tjänar.
• När du planerar din händelse skriver du ut din plan, skapar en tidslinje och rekryterar befintliga volontärer.

Om du säljer biljetter

• Oavsett hur elegant eller kul din händelse, om du inte får folk att delta, är dina ansträngningar bortkastade. Närvaro drivs inte så mycket genom publicitet som genom att sälja biljetter.
  Du behöver mycket stövlar på markförsäljningsbiljetterna. Även om detta är den minst glamorösa uppgiften är det viktigt. Rekrytera många volontärer eftersom de flesta volontärbiljettförsäljare i genomsnitt säljer cirka fem biljetter vardera.
• Testa olika prispunkter för dina biljetter. Har de flesta biljetter prissatta för alla, men erbjuda billigare biljetter som ger en extra fördel.
• Tänk på din händelse som ett långsiktigt engagemang, men investera i rapporterings- och analysverktyg som ger feedbacken du behöver för att förbättra händelsen varje gång eller att dölja den om den inte är produktiv.

Särskilda händelser är inte ett sätt att höja mycket pengar omedelbart, men de kan vara en del av din odlingsstrategi för givare och att främja ditt arbete. Planera bara att använda dem sparsamt och gör dem verkligen "speciella".