7 Sätt för en chef att förbereda sig för en resultatöversikt

Den årliga anställdas prestationsöversyn är en viktig mänsklig resursprocess för att dokumentera hur bra en anställd utförde under året, en möjlighet att ge feedback till arbetstagaren och fungerar som ett springbräda för att ställa in prestanda och utveckling mål för det kommande året.

Men den årliga arbetsplatsritualen jämfördes med en resa till tandläkaren för att få en rotkanal. Båda kan vara noggranna beskrivningar.

Precis som att ta hand om dina tänder, beror på att den årliga prestandaöversikten slutar känna sig som en rotkanal på grund av bristande förebyggande underhåll.

Med en hälsosam mängd planering och regelbundna kontroller kan den årliga prestationsöversynen vara så smärtfri som årlig tänderrengöring. Här är sju sätt som en chef kan förbereda sig för en årlig utvärdering av anställdas prestanda för att göra det till en produktiv och smärtsam diskussion:

1. Börja med resultatförväntningar och mål

Förberedelser för en årlig prestationsöversikt börjar med anställningsprocessen. En välskriven jobbpost och arbetsbeskrivning beskriver tydligt vad som förväntas av arbetstagaren och vilken bra prestanda ska se ut.

Prestationsförväntningarna behöver inte ha formen av en formell arbetsbeskrivning. Se Hur man skriver reella prestationsförväntningar som gör skillnad för ett mer informellt och effektivt sätt att utveckla och kommunicera resultatförväntningar.

Var noga med att diskutera dessa förväntningar och mål med medarbetaren och regelbundet se över dem. Saker kan förändras, och när de gör det, ska arbetstagaren inte vara den sista som vet.

2. Ge regelbunden feedback under hela året

En stor del av att årsredovisningen är smärtfri är att eliminera överraskningar.

Anställda förtjänar och behöver regelbundet positiv och kritisk feedback. För att feedback ska vara effektiv måste det vara aktuellt, levereras så snart som möjligt efter resultat eller beteende. Visst, kritisk återkoppling kan sticka lite, men det är sätt mindre smärtsamt än att få allt på en gång i slutet av året.

3. Hantera prestationsproblem snabbt och beslutsamt

Den årliga översynen är INTE tiden att ta itu med ett allvarligt prestanda problem för första gången. Chefer behöver lära sig att identifiera, diagnostisera och diskutera prestanda problem under hela året.

4. Bevara dokumentation hela året

En av de svåraste delarna av att förbereda en granskning försöker komma ihåg allt som hände under ett år. När en chef inte håller rekord över anställdas prestanda och beteenden under året, tenderar de att basera sin recension på det senaste minnet.

Ett enkelt sätt att dokumentera under året är att hålla en mapp för varje anställd för prestationsrapporter, exempel på bra och dåligt beteende, sammanfattningar av diskussioner, feedback från kunder, närvaroposter och allt annat som gäller prestationsförväntningar och mål.

5. Få feedback från andra

Medan en chef är den bästa personen för att utvärdera en anställdas prestation, är det också till hjälp att få feedback från kunder, medarbetare och andra chefer.

Detta kan göras regelbundet och informellt, eller med mer formell undersökningsmetodik. Feedback ska vara konfidentiellt och anonymt och användas tillsammans för att verifiera och stödja chefsbedömningen.

6. Be om feedback från medarbetaren

Medan en chef aldrig borde be en anställd att skriva sin egen recension är det en bra praxis att begära självbedömning från arbetstagaren som en del av förberedelseprocessen. Arbetstagaren får ha information som chefen inte kände till och minst kan chefen få förvarning om blinda fläckar som anställd kan ha.

7. Förberedas med exempel

För prestanda, tillhandahålla objektiv, mätbar prestationsdokumentation om möjligt. För beteendeåterkoppling, ge 2-3 specifika exempel för varje kompetens.

När en chef följer dessa beredningstips bör den årliga diskussionen bara vara en sammanfattning av allt som redan har diskuterats under hela året.

Fokus kan sedan vända sig till inställning av förväntningar och mål för följande år.

Mer om resultatrecensioner

• De 10 bästa prestationsbedömningsblundrarna som en chef kan göra