5 Sätt att förbättra din anställdas kostnadsförvaltning

Har du nyligen avslöjat stora hål i din budget för att få reda på att de beror alltmer på oreglerade personalkostnader? Företagsekonomisk redovisning är en utmärkt funktion hos företagen, men kan också vara till nackdel om det inte hanteras på lämpligt sätt. Oavsett huruvida du slösar med bokföringsavdelningen eller ledningstider som jagar efter kostnadsrapporter eller förlorar tusentals dollar i utgifter som inte kan rättfärdigas kommer du sannolikt att drabbas av några större kassaflödesproblem förr eller senare.

Här är några sätt att förbättra din totala kostnadshantering genom att stimulera bättre beteenden för att förbättra begränsningarna.

1. Gränsenkostnadskonton.

   Om du har problem med att klara av exakt vilka utgiftskonton som betalas, begränsar antalet aktiva konton ett sätt att hålla kostnaderna ute av kontroll. Använd en kreditkortsleverantör som stöder att skapa medarbetarkort med specifika utgiftshuvud, eller ger konton med en betalning per dag. Om en anställd behöver utgifter utöver det angivna beloppet, krävs kvitton och motivering för kontoutgifter. Du kanske vill ta det här ett extra steg genom att bestämma anslag enligt anställdas ställning eller befattningshavare för att hålla processerna strukturerade och begripliga när ditt företag växer.

2. Ge incitament för att uppmuntra kostnadsspårning.

   Kostnadsspårning är ett annat ansvar som dina anställda kanske inte vill ta på sig. Att lägga mer pappersarbete medan de redan är ute på affärsresa kan vara frustrerande, så ge dem ett incitament att göra det. Ge extra förmåner eller per diem betalningar för inlämning vid tidpunkten, kanske i form av en avdelning eller företagsövergripande tävling. Några förmåner att överväga kan innehålla små presenter, erkännande av anställda eller luncher. Polla dina anställda för att ta reda på vilka förmåner de vill ha och sedan skapa standarder och tröskelvärden för att utfärda utmärkelser så att anställda vet vad de ska sikta på.

3. Förklara acceptabla och oacceptabla kostnader.

   Vad du tycker är en acceptabel medarbetarkostnad och vad en anställd anser kan vara två olika saker. Istället för att ha argument med anställda över onödiga utgifter, skapa en användarhandbok som definierar exakt vad du anser för acceptabla utgifter för gemensamma kostnader som luncher, middagar och affärsleveranser. Detta bör innehålla maximala begränsningar för utgifter som flygbiljetter, måltider eller hotell och adressuppgraderingar och tillägg som dina anställda kan bli frestad att lägga till på deras bekostnadskonto. Rimlig och motiverad bör förklaras i de mest direkta och tydligaste termerna.

4. Synkronisera företagskortsdeklarationer med bokföringsprogram.

   Många bokföringsprogram drar korttransaktioner direkt från kreditkortets baksidan så att du inte spenderar betydande tid på att matcha kvitton till transaktioner.Du kan också kräva att anställda använder en kostnadsspårnings- och rapporteringsprogramvara så att de kan skanna och matcha kvitton i realtid. Det kommer att hjälpa till att hålla allt samordnat - och hjälpa dig att hitta eventuella överträdelser av acceptabla kostnadsregler.

5. Automatisera kostnadsbegränsningar.

   Använd kostnadshanteringssystem som låter dig definiera parametrar i kostnadskostnader, kategorier och oacceptabla kostnader. När du hanterar dessa kostnader automatiskt minskar du hur mycket tid du spenderar på systemet. Om det finns stora problem uppmärksammar systemet dessa utan att behöva din insats dagligen. Ge anställda möjlighet att se hur den här programvaran fungerar så att de förstår hur man övervakar sina utgifter. Detta skulle bidra till att minska dramatiskt antalet anställda som bryter mot kostnadsreglerna.

Slutligen, glöm inte att vissa anställda kanske inte "får det". Du kan överväga att återkalla utgiftskonto privilegier för anställda som ständigt bryter mot bolagsregler och i stället kräver sina initiala utlägg av utgifter.

Genom att bara ersätta acceptabla utgifter, bör du nästan eliminera risken för överträdelser. Naturligtvis, kom ihåg att anställda som måste ha stora utgifter kanske inte har personliga resurser att göra detta. Att arbeta för ditt företag borde inte skapa en orimlig börda för dina anställda. Genom att hitta en harmonisk mötesplats bör ditt företag, dina anställda och din kostnadshantering alla hitta ett mer produktivt sätt.