5 Steg för att välja bokföringsprogramvara

Du kan använda kontrolllistan för programvara för val av programvara för att hjälpa dig att hitta rätt bokföringsprogram innan du köper. Få små företag investerar betydande tid och resurser för att ställa de rätta frågorna innan de väljer bokföringsprogrammet för att säkerställa att det bästa valet görs för sin verksamhet. Istället är valet av bokföringsprogram oftast förhastat, givet lite, om någon, funderat på om det finns bättre alternativ.

Om du väljer en programvara för redovisning för ditt lilla företag, eller om du funderar på att uppgradera eller byta program, kan du använda den här checklistan för checklista för checklista som en resurs för att följa några steg som beskrivs nedan för att hjälper dig att hitta rätt redovisningsprogram för ditt lilla företag.

Steg 1

Du borde begära feedback från alla dina anställda som kommer att använda programvaran för redovisning på något väsentligt sätt så att de kan hjälpa dig att få information om huruvida programvaran kommer att uppfylla deras behov. Om ditt lilla företag är stort nog, med olika avdelningar eller divisioner, kan du bilda en teknikkommitté som har minst en representant från varje betydande avdelning eller division utvärdera de program som du kommer att överväga att köpa.

Steg 2

Du bör ha varje anställd eller representant i teknikkommittén utarbeta en behovsanalys och ett flödesschema över sina signifikanta processer.

Behovsanalysen bör vara en lista över de krav som varje anställd eller avdelning behöver utföra sina dagliga uppgifter. Behovsanalysen beskriver de krav som du har för din bokföringsprogramvara, som du kan ge till din leverantör för att få reda på om mjukvarupaketet uppfyller dina krav.

Flödesscheman ger dig en bild av de interna processer som dina anställda använder för att utföra sina uppgifter. Flödesschemat kommer att vara användbart av minst ett antal skäl: (1) Du kommer att upptäcka att vissa steg kan elimineras för att effektivisera din verksamhet och spara ditt företag tid och pengar. (2) du kommer att kunna se vilka steg som för närvarande utförs manuellt för att se om den bokföringsprogramvara du överväger att köpa hjälper till att automatisera dessa uppgifter, och (3) du kan använda dessa flödesdiagram som grund för att skapa eller uppdatera företagets policy- och procedurhandböcker eller anställdas skrivbordsrutiner vid denna tidpunkt.

Steg 3

Du bör skapa en budget för din bokföringsprogram. Jag rekommenderar att du upprättar en budget som ett antal priser som du kommer att överväga att köpa eftersom du kan upptäcka att en dyrare redovisningsprogram kommer att automatisera fler uppgifter så att de ökade kostnaderna kan motiveras.

Steg 4

Du kan få dina anställda eller teknikutskott identifiera potentiella redovisningsprogram som motsvarar dina behov så att du kan titta närmare på dessa program. Du kanske vill överväga att samråda med oberoende yrkesverksamma, såsom teknikkonsulter och certifierade revisorer, för att begära syn på eventuella program som kan uppfylla dina behov.

Revisorn kommer att ha kunskap och erfarenhet av vad andra småföretag använder och kan ha erfarenhet av att använda olika redovisningsprogram som slutanvändare. Teknikkonsulten kan ge dig en uppfattning om några större tekniska problem som du kan stöta på när du implementerar ett nytt bokföringsprogram baserat på specifikationerna, till exempel om det är kompatibelt med andra externa program du behöver för din verksamhet eller ny maskinvara du kan behöva se till att programmet körs ordentligt som kan vara en faktor i din beslutsprocess.

Steg 5

Du borde demo alla redovisningsprogram som finns på din korta lista att köpa för att se till att det uppfyller dina behov. Du kan också begära en kostnadsfri provning av programmet även om du kontaktar säljaren. Du kan få dina anställda att köra sina dagliga uppgifter i testversionen så att du får en ännu bättre uppfattning om hur programvaran staplar upp mot sina konkurrenter.

Du kan följa dessa steg för att hjälpa dig att hitta rätt val av redovisningsprogram för ditt lilla företag.