5 Skäl Tidspårning är det rätta valet

Kommer du ihåg hur många gånger du och ditt team kände sig överväldigade på grund av arbetsbelastningen? Hur mycket kostade det dig att tvinga dig att arbeta, trots bristen på energi? Det är så lätt att skylla på din trötthet på stress och ha så många saker att göra inom dagen. Men kanske är sanningen någon annanstans?

Naturligtvis bidrar de två faktorerna jag just nämnde till din svåra situation (och även dina lagmedlemmar).

I stället för att klaga, hitta svaret på att lösa detta problem genom att titta på dina tidshanteringsförmåga. Fråga dig själv: hur mycket tid spenderar du varje dag på arbetsrelaterade saker som att kontrollera e-postmeddelanden, svara på telefonsamtal eller oproduktiva möten?

Tack vare tekniken behöver du inte arbeta ut det själv. Borta är det dags att manuellt logga in din tid i en anteckningsbok i 15-minuters steg om du ville ha någon uppfattning om hur du spenderade din dag. Idag spårar tiden som TimeCamp kommer att göra det för dig. Allt du behöver göra är att välja lämplig tidspårningssoftware för dig.

Men utan att behöva logga in manuellt, varför är det dags att använda tidspårningssoftware inom din dagliga rutin? Låt oss titta på de 5 anledningarna till att tidspårning är ett smart val.

1. Det gör det enklare att fakturera rätt tid

Vi vet alla att betalningsfrågorna är lite knepiga - de flesta av oss har haft problem med att betala minst en gång i våra liv.

Därför uppfanns tidsspårningssoftware: för att göra denna process enklare.

Det är bra både för arbetsgivaren och medarbetaren (och i andra fall även för företag och kund), eftersom verktyget springer tid för alla dagens aktiviteter baserat på den beräknade timprisen. Dessutom kan du göra det nästan genomskinligt så att användaren inte ens behöver klicka för att slå på timern.

I TimeCamp hämtar automatisk tidsuppföljning de sökorden i dina dokument, så den lagmedlem som använder den på sin dator eller mobila enheter behöver inte byta mellan uppgifterna för att starta tidspårningen. Verktyget spårar aktiviteter genom nyckelorden i det arbete du gör online, till exempel skriva dokument eller läsa e-post.

Och sedan, tack vare att du kopplar tidspårningen med faktureringsfunktionerna, är en faktura med detaljerade uppgifter redo för att visa kunden hur länge projektet tog och hur mycket pengar det kostar.

2. Det gör dig till en bättre projektledare

Att integrera tidshantering med dina andra verktyg, som att föra tidspårning till Asana eller Trello, kan spara dig tid som projektledare och frigöra dig för att göra mer av projektets hantering.

Med de rätta verktygen kan du uppskatta dina projektkostnader på ett effektivare sätt, eftersom du kan överlappa projektplanen med kostnaden per timme, och med de två uppgifterna kan du utarbeta den troliga projektbudgeten (det finns mer råd om att skapa en projektbudget här).

Det gör dig till en bättre projektledare eftersom du har mer av ditt projekt under kontroll och kan hanteras effektivt och öppet.

Projektets tidshantering är trots allt något som alla projektledare behöver jobba på under sina projekt. Varför inte göra saker lite enklare med hjälp av några verktyg?

3. Det hjälper dig att undvika distraheringar

Det är uppenbart att om du använder tidspårning kommer du att vara mer fokuserad på den spårade uppgiften, för det finns känslan av att någon tittar på. Din chef eller kund har en tydlig bild av vad du gör för närvarande, så du känner dig skyldig att göra det - som du borde.

Tidspårning hjälper dig att hålla dig borta från allt som distraherar dig varje dag - oproductiva raster som spenderas på långvariga möten eller kontrollerar Facebook två gånger var tionde minut.

Den enda sak som du kan se tydligt med tidspårning är syftet med aktiviteten. Om du inte når det då förtjänar du inte en paus.

4. Det ökar genomskinligheten

Denna anledning är strikt kopplad till en annan viktig tidsföljdsfunktion - rapportering.

För varje uppgift och projekt får du detaljerade rapporter från tidsspårningssoftware. Detta hjälper till att identifiera var det är mest slöseri.

Läs nästa: 5 Viktiga projektrapporter

Rapporter kan också hjälpa dig att identifiera var du behöver spendera mer tid: på de viktiga aktiviteter som hjälper till att driva dina projekt strategiskt framåt. Du kommer lätt att kunna upptäcka om du spenderar mycket tid på taktiska initiativ och inte tillräckligt på den stora bilden, visionsarbete som hjälper ditt team att komma ihop och utföra högt under ditt ledarskap.

5. Det visar resursituationen

Har du någonsin begärt en annan resurs i projektgruppen för att få veta att din chef inte känner att det är verkligen nödvändigt? En bra arbetsgivare bör inte ignorera sina anställda när de känner sig överväldigade, men när du är verkligen upptagen och i desperat behov av ett annat par händer är det precis den tid då du inte har någon tid att spara för att motivera varför en annan person är nödvändig.

Tidspårning hjälper laget att bevisa att det ibland är problemet att det bara är för mycket arbete för inte tillräckligt många personer. Detaljerad rapportering som visar framsteg och arbetade timmar kan snabbt ge inslag i affärsrätten för extra resurser på ditt projekt. Effektiv resursplanering kan spara dig tid också, så när alla dina verktyg fungerar tillsammans kan du vara effektivare runtom.

Tidspårning hjälper oss att vara effektivare på jobbet, känna igen distraktionerna och eliminera dem. Det ökar produktiviteten på ett enkelt och uppenbart sätt genom att bara peka på var vi slösar mest tid. Tveka inte, börja spåra tid och spara pengar!

Detta är en gästartikel från Paweł Kijko, CMO på TimeCamp.