Du, Small Business Owner, är personifieringen av en schweizisk armékniv. Precis som multi-tooled pocketknife är du go-to-resursen för nästan alla situationer som kräver en lösning - och behöver den nu.
Behöver ditt litet företag ombord på en ny kund? Du drar ut bladet och skär snabbt igenom all administrativ byråkrati för att börja skicka (och fakturera!) ASAP.
Finns det något funky på din Small Business-webbplats?
Du öppnar skruvmejseln och fixar den pronto.
Har din revisor ringt för att berätta att IRS har granskat din företagsbeskattningsavgift för två år sedan och det saknas någon nyckeldokumentation? Du drar ut din burköppnare och gräver genom den krämiga majsen som är ditt arkivsystem. Därefter når du djupt ner i mucken och producerar dokumentationen som IRS vill ha.
Det är vad du gör. Eftersom du är en småföretagare.
Men leveranskedjan … Åh, försörjningskedjan. Somethings är bara för komplexa för även de mest mångsidiga schweiziska armén knivar att ta itu med. Ibland behöver du en fullblåst överlevnadskit. Och det är vad vi har här. Din Small Business Supply Chain Survival Kit.
Först och främst, Small Business Owner, tillåta mig att klargöra. Försörjningskedjor är inte en katastrof av något slag som du måste frukta. Supply chain är din vän. Småföretagare, bör du tänka på dina försörjningskedjor som fredliga bergströmmar.
Ja, en lugn bergsström som ger ett lugnande, melodiskt bakgrundsljud och färskt dricksvatten - utan att en småföretagare behöver betala det.
Okej, inte sant.
Precis som de fridfulla bergströmmarna, om du inte uppmärksammar, finns det en fara att strömmen - jag. e. Din leveranskedja - kan torka upp.
Och vad kan du vara kvar med? Det är rätt … en hel del ingenting - precis där du bör höra den lugnande, melodiska strömmen av färskt dricksvatten.
Eller, lika illa, en flashflod. Det är den motsatta möjligheten - för mycket försörjningskedja gusar på dig på en gång. En översvämning av överflödigt lager, kundklagomål och ökade varukostnader.
Och hur överlever du en översvämning? En överlevnadskit. Så, som lovat, här är din Small Business Supply Chain Survival Kit:
Sourcing & Supplier Management
Småföretagare utvecklar ofta medberoende relationer med sina leverantörer. Om det är ditt fall finns det inget att skämma över. Vi är här för att hjälpa.
Du kanske har startat ditt företag med bara ett frö av en idé - och du hittade en leverantör som hjälpte dig att föra din idé till verklighet.Den leverantören visade dig hur du gör din idé till en produkt. De cobbled tillsammans komponenter och byggde och levererade din dröm.
Så det är vettigt att du känner dig lojal - även om den är - till din leverantör. Din leverantör var där för dig i början och nu har du en tendens att förlåta den leverantörens enstaka sen leverans, dålig kvalitet eller kostnadsökning.
Låt mig fråga dig den här frågan - hur skulle dina kunder känna om du levererade sena eller levererade dåliga kvalitet eller höjda priser?
Exakt.
Lyssna, jag förstår det. Ingen är perfekt och din leverantör kanske inte upp till 100% du behöver och förväntar dig. Men du måste bestämma villkoren för dina förväntningar, mäta din leverantörs prestanda och kommunicera med dina leverantörer om hur de fungerar. Och om de inte uppfyller dina förväntningar, kan du behöva hitta andra leverantörer.
Det är vad sourcing är.
Varje år (eller två år eller tre år - men aldrig mer än tre år), genomföra en inköpsövning. Det betyder att hitta andra potentiella leverantörer och begära sina idéer om hur man gör din produkt (finns det några innovationer som du inte använder just nu?) Och vad det skulle kosta. Du kan använda en RFQ- eller RFP-process för detta. Och om du har ett starkt förhållande till dina nuvarande leverantörer kan du inkludera dem i denna inköpsövning - för att ge dem alla möjligheter att fortsätta affärsrelationen med dig.
Nyckeln till leverantörshantering är att hålla register och kommunicera med dina leverantörer. Genom att hålla journaler vet du hur ofta din leverantör är sen, vilken kvalitetshistoria är och hur ofta prissättningen ändrats. Du kan också hålla reda på ditt skrot, så att du förstår vad dina faktiska kostnader är.
Men det enda sättet för en leverantör att stödja dig är att du ska kommunicera när du är missnöjd med de sena leveranserna, kvalitetsproblemen och kostnaden kryper. Och att låta dem veta när den nästa inköpsövningen är.
Lead Time Management
Småföretag har många ledtider. En av de största misstag som nyckeln tillförsörjningskedjan Pro gör är att fråga om en ledtid. Det finns ingen ledtid. Det finns många ledtider. Och för att behålla din leveranskedjans överlevnad måste du förstå dem alla.
Låt oss säga att du just beställt en del från en leverantör. Vad är den leverantörens ledtid, kanske du undrar. Är det dags det tar dem att göra din del? Är det dags det tar dem att skaffa sina råvaror och sedan göra din del? Är det dags det tar dem att skicka dig din del? Är det allt som sätter ihop? Du ser min punkt. Om du frågar din leverantör vad deras ledtid är och de berättar om två veckor - och då förväntar du dig att få den produkten om två veckor (och du baserar till och med löften till dina kunder utifrån det antagandet) - men då kommer två veckor och går och du får inte den delen … vad hände?
Din leverantör kan ha varit delvis korrekt.Det kan göra dem två veckor att göra den delen. Men det tar dem en vecka att få råvarorna från deras leverantör. Sedan ytterligare två dagar för att inspektera dessa råmaterial. Sedan en vecka till fem dagar för att få det planerat i sin produktionsplan. Och ytterligare en vecka för att få ut det genom dörren och skickas till dig. Det är fem veckor! Det är deras ledtid.
Och du har samma ledtidens nyanser. När dina kunder frågar dig vad din ledtid är (i motsats till vad dina ledtider är), se till att du tar hänsyn till alla leverantörens ledtider och dina egna interna mottagnings-, inspektions-, schemaläggnings-, produktions- och leveranstidstider innan du svarar på dem.
Lagerstyrning
Hur mycket av en produkt har du? Var är det? Vilken typ av form är det i? Hur mycket kostar det för dig? Och … är du 100% säker på allt detta?
Om du inte kan besvara alla dessa frågor med säkerhet, har du inte lagerkontroll. Och om du inte har lagerstyrning spenderar du mer pengar än vad du behöver för att driva din verksamhet.
Tänk på det - om du inte har tillräckligt med inventering kan du inte uppfylla dina kundbehov och du kommer att sluta antingen lämna pengar på bordet eller öka utgifterna för att betala för snabba avgifter eller express frakt - och äta i dina vinster.
Och om du har för mycket inventering har du redan överskridit. Dina pengar finns i din leverantörs bankkonto (för att inte tala om att du betalar för att lagra och försäkra din överskott).
Och om du inte vet om du inte har tillräckligt med eller har för mycket, då är det en mycket bra chans att du ska sluta köpa inventarier du redan har (dvs. spendera för mycket) eller inte skicka en kunden en order du trodde du skulle kunna skicka (dvs. förlora intäkter).
För att få och behålla inventarikontroll måste du genomföra årliga fysiska inventeringsantal och regelbundna cykeltal. Och gör dem ordentligt. Och fortsätt att göra dem.
Det finns så mycket mer att leverera kedjan än detta … men om du, Small Business Owner, kan hantera inköp och leverantörshantering … kommer du hålla kostnaderna nere. Och om du får ett bestämt grepp om dina ledtider och kan kommunicera dem till dina kunder … skickar du till dina kunder i tid. Och om du har lagerstyrning … klarar du dina företags kostnader.
Och om du gör allt så kommer du att ge dina kunder vad de vill ha, när de vill ha det … och få det gjort genom att spendera så lite pengar som möjligt - vilket är definitionen av optimerad försörjningskedjan. Bra gjort.