Skriva en incitamentsresa eller Executive Retreat Agenda

Evenemangsplanerare är de som har till uppgift att producera en kortfattad men informativ agenda för möten och evenemang som de organiserar, inklusive dagordningar för veckolånga företagsresa. Huruvida agendan är för en dag för möten för filialförvaltare eller fyra dagar av gruppbyggnadsövningar för nya anställningar, är grundelementen desamma.

Tips för att skriva dagordningen

Att skriva en agenda för en händelse - speciellt en händelse med flera dagar - är ibland utmanande eftersom dagordningen (eller en kortfattad resplan) behöver vara kort samtidigt som du tillhandahåller all nödvändig information.

När allt kommer omkring kommer de flesta deltagarna att känna till de program som erbjuds och vill inte flyga runt ett omfattande dokument för att ta reda på var de ska vara och när. Det är ditt jobb som en evenemangsplanerare för att göra deltagarnas liv så enkelt som möjligt.

De grundläggande delarna i en agenda bör innehålla följande uppgifter:

• Namn och plats för evenemanget.
• Dag och exakt tid för varje händelse / aktivitet ner till kvart-timmen.
• Den typ av händelse som kreativ hjärnstormande session vs en strategisk målinställnings session mot paneldiskussion med gruppledare
• Relevant information om händelsen, till exempel hur man klär sig för en samling om det är en lunch, middag eller cocktailparty (dvs. affärsmässig casual vs black-tie)
• Tips: Låt alltid deltagare veta var de kan hitta ytterligare information, t.ex. värdorganisationens webbplats.

Formatmallagdagsformat

De flesta dagordningsformat har en rubrikavdelning mitt på sidan med en till tre rader av text med namnet på händelsen, namnet på organisationen som värd för händelse och det datum som händelsen börjar.

Dagordningen organiseras sedan i två kolumner: kolumnen till vänster innehåller datum och tider. På höger sida finns namnet på evenemanget tillsammans med detaljer om aktiviteten.

Din dagordning ska vara lätt att följa, och om det är en enstaka händelse, försök få allt på en sida. Kom ihåg att den allmänna rutten är en av flera saker du har till uppgift att förbereda tillsammans med andra formella inbjudningsmaterial som elektroniska och tryckta inbjudningar.

Eftersom deltagare kommer att ta emot flera bitar av kommunikationsmaterial från dig, kommer det att finnas gott om möjligheter att ge fördjupad information i ett annat dokument.