Varför du borde spåra tid för tjänstemän

Spårningstiden för dina anställda per timme är en förutgående slutsats för de flesta företagare (eller borde vara). Om du betalar en anställd per timme, ska den anställde vara ansvarig och betala rätt för de timmar han eller hon loggar på.

Men vad om tjänstemän?

I motsats till de kulturella normerna är beslutet att klassificera en anställd som lönesamman mot timmen inte nödvändigtvis drevet av anställningsansvar eller ansvarsansvar.

Många positioner skyddas av FLSA när det gäller en bestämning av undantagen jämfört med icke-undantagen status. Det betyder att klassificeringen ofta är av arbetsgivarens händer - på smärta av potentiella rättegångar och rejäl böter.

Övertidslön är typiskt den huvudsakliga drivkraften för dessa bestämningar. För de flesta positioner kräver FLSA att någon anställd tjänar mindre än 11 ​​USD. 38 per timme ($ 23, 600 årligen) kan inte klassificeras som undantagna och måste göras varje timme. Det finns också särskilda regler för säljare, utvecklare och tekniska positioner. För tekniska jobb är det 27 dollar. 63 per timme eller en årslön på $ 57, 470.

Övriga positioner är bemyndigade av FLSA som tjänstemän baserat på färdighetssätt och specialkunskaper: Jobb som kräver diskretion och oberoende dom i en kontorsinställning; Inkludera uppgifter som innefattar tillsyn av minst två anställda inbegripa möjligheten att anställa, branda eller främja andra anställda eller kräva specialiserad utbildning och expertis (t.ex. advokater, lärare, läkare) måste vara tjänstemän.

Även beslutet om att klassificera en anställd som undantagen mot icke-undantagen är inte alltid motiverad av arbetstagarens arbetsetik, bland positioner som inte omfattas av FLSA: s mandat. Det kan främst drivas av en önskan att vädja till arbetstagaren som en del av ett originaljobb, ta emot en anställd vars arbetsschema förändras dramatiskt från vecka till vecka, eller som en del av en oskriven (men riktig) kontorskod. Eftersom beslutet att göra en anställd tjänsteman vilar på många olika faktorer (och väldigt få som involverar medarbetarens personliga egenskaper) är det meningsfullt att

institutets skyddsåtgärder för ansvarsskyldighet över hela företaget. Och även om beslutet om att klassificera en anställd som tjänsteman är meningsfull utifrån bevis på att arbetstagaren är en självstartare, ärlig, ansvarig och kan arbeta för att få jobbet i stället för att titta på klockan för att utjämna dörren så snart skiftet är över kan ansvarsskyldighet och öppenhet fortfarande ge stora utdelningar för företagare. Hur kan det göras?

Det enklaste sättet är att spåra programvara

. Tänk på att kommunikation är kritisk och kan kringgå motstånd mot förändring.Lyckligtvis är fördelarna övertygande för både anställda och arbetsgivare. Fördelar med spårningstid för lönade arbetstagare

Tilläggsansvar för högre anställda

Medan tjänstemän inte alltid är sanna tenderar de tjänstemänna att tjäna mer pengar per timme än sina timliga motsvarigheter - vilket är desto större anledning att ha insikt om var dessa dollar går. Om din administrativa redaktör, som tjänar till 60 000 dollar per år, konsekvent tar timmars lunchbrott medan du håller ett 40-timmars schema varje vecka, översätts det till 28 dollar. 85 glider ut dörren dagligen, eller $ 6, 924 förlorade årligen.

Och det är bara en anställd.

Att lägga till en extra mått av ansvarsförmåga genom ett system för tidspårning - särskilt när systemet är ihop med GPS-spårning - är vanligtvis tillräckligt för att avskräcka de flesta anställda från att fudga på sina timmar eller tillbringa företagstimmar som engagerar sig i personliga aktiviteter. När din off-site-chef lätt kan titta på dina timmar och se att du tillbringade en timme på Chipotle fem dagar den veckan är det mycket svårare att mentalt motivera utflykten.

Förberedelser för förändring

Många företagsägare befann sig i panik 2015 när de föreslagna ändringarna av federala övertidsförordningar offentliggjordes som skulle öka tröskelvärdet för undantagna anställda från $ 23 600 till någonstans norr om $ 50 000 - en stort språng. Utan en exakt uppfattning om hur många timmar som arbetare som föll i sötfläcken mellan $ 23, 660 och $ 50, 000 faktiskt loggade varje vecka, var paniken förståelig.

På tiden och en halv är

övertid en av de kraftigaste affärskostnaderna, , och det kan vara katastrofalt att fördubbla antalet anställda som skulle kvalificera sig för övertid. Genom att spåra tjänstemän är arbetsgivare inte kvar i mörkret

när det gäller att veta vilka som vanligtvis arbetar mer än 40 timmar per vecka (och om det är 42 timmar eller 70 år) och vilka åtgärder måste vara för att undvika en enorm ökning av kostnaderna, oavsett om det är att hyra en lägre nivå för att lindra några av de mer rote-uppgifterna har de högre betalda positionerna på sina plattor, att lägga till en ny app för att automatisera processer eller outsourcing vissa uppgifter. Exakt insikt och resursallokering

Har du en exakt bild av vilka projekt eller klienter som får lejonens andel av dina anställdas timmar?

Det är inte troligt, om du inte spårar i realtid för att se var du går ner , där du får det bästa för pengarna och var du kanske behöver fördela fler resurser. Anställdas återkoppling och ledarskapsreaktion är en del av cirkeln, men det är notoriskt svårt att få en exakt bild av var timmarna faktiskt går utifrån denna återkoppling ensam. En uppgift som en anställd uppskattar tog honom eller henne "15 minuter" kanske inte inkluderar den 2 timmars långa brainstorm som involverade 10 andra anställda, utvecklingsarbetet som gick till att skapa slutresultatet på webbplatsen eller tiden arbetstagaren spenderade svar på e-postmeddelanden relaterade till projektet. Ny inflytande till flexibilitet

Behöver en anställd en ledig dag i slutet av veckan efter att ha tagit fyra all-nighters? Beviset finns nu i pudding, både för anställda och arbetsgivare. Att tillåta flexibla tidsplaner är att arbeta hemifrån eller belöningar när det gäller välförtjänt ledighet eller en extra dag av semester nu helt rättfärdigad. Arbetsgivare vet alltför väl hur det är att höra hur trötta anställda är i slutet av en arbetsvecka - men det är ofta omöjligt att berätta om det beror på en typisk arbetsvecka och externa faktorer eller en verkligt sisypheansk push för att slutföra ett projekt eller uppgift.

Med ett tidsspårningssystem är det mycket lättare att tillgodose förfrågningar om flexibilitet och förmåner som välförtjänt ledighet. Medan tjänstemän kan börja med att tänka sig att spåra sin tid - eller se flytten som ett "storebror" -initiativ, är fördelarna för anställda och arbetsgivare både när det gäller flexibilitet, synlighet och ansvarighet uppväger vanligtvis denna initiala irritation och hjälper dig och dina anställda (löne och timme) på samma sida.

Om Jennifer Hetherington

Jennifer är en marknadsföringsexpert med 15 års erfarenhet av att uppnå innovativa och datastyrda marknadsföringsinitiativ inom e-handel, B2C och B2B. Med en mästare i socialpsykologi har Jennifer ett hjärta för människor och en rekord om att utveckla och leda högpresterande marknadsföringsteam. Utanför kontoret njuter Jennifer av Idahos vandringsleder, speciellt sågtandarna. Du hittar henne slå vikterna på hennes hem gym och kör enstaka 5K-race, vanligtvis till stöd för en bra sak som hennes välgörenhet, Ronald McDonald House.