Varför konferenser börjar med en plenarsession

Många stora företagsmöten och konferenser avbryter starten på evenemangsprogrammet med vad som kallas en öppningssession. Öppettider, även kända som plenarsessioner eller öppna allmänna sessioner, är oftast förknippade med större konferenser, kongresser eller konventioner, men kan även användas för mindre företagsevenemang. Öppettider är alltid schemalagda under en viss tid i början av programmet, som vanligtvis går mellan en och två timmar.

Även om inte alla program börjar med en öppningssession kan presentationerna som planeras under en allmän öppen session erbjuda evenemangsarrangörer och är en unik möjlighet att adressera sina deltagare.

Vilken öppningssession är på konferenser

Öppnande av allmänna sessioner präglas av en schemalagd presentation eller serie presentationer av en mängd olika högtalare som är inriktade på att adressera allmänheten. Vissa händelseprogram erbjuder slutligen samtidiga breakout-sessioner där deltagare går in i mindre grupper för presentationer och workshops. Andra delar upp publiken nästan omedelbart för sessioner som är dedikerade till vissa roller, färdigheter eller intressen. Åtgärdsöversikten, å andra sidan, tjänar som ett tillfälle i början av programmet för att adressera alla deltagare tillsammans.

Under organisationsöppningen kan organisatörens ledning välja att täcka allmänna agendaposter och redogöra för målen för det övergripande programmet.

Öppettider innehåller vanligtvis också en nytalare och andra presentatörer som hjälper till att ställa in tonen för konventet. Dessa presentationer kan hållas i olika format, men sessionerna är enligt definition öppna för alla deltagare.

Varför börja med en öppningssession

De mest effektiva öppningsgeneralerna är de som är organiserade för publiken och evenemangsmottagarna, inte arrangörerna.

Medan arrangörerna kan ta tillfället i akt för att ta itu med företags- eller föreningsverksamhet, evenemangslogistik och agendaposter, bör en bra öppningssession också underhålla och motivera publiken. Effektiva program kräver publik engagemang och intresse. Om arrangörerna förlorar publikens intresse från början, måste de kämpa för att få tillbaka det. Öppnande av allmänna sessioner bör starta programmet med en stark anteckning. Här är de mål som evenemangsplanerare bör coacha program arrangörer att mötas i sin öppningssession.

Målsättningarna för öppningssessionen

Med tanke på vikten av öppningens allmänna session om att starta ett program på en stark anteckning tenderar stora öppettider att ta itu med en kombination av följande mål:

• Motivera publiken > Utbilda publiken
• Underhålla och engagera publiken
• Inställd ton för programmet
• Skapa en minnesvärd upplevelse
• Dela Viktig information
• De bästa öppna allmänna sessionerna kommer att leverera alla dessa mål.Till exempel kan öppningsföreläsningen för en årskonferens innehålla ett välkomstmeddelande från organisationens president samt en adress från emcee som kommer att fungera som moderator för varaktigheten.

Öppningsperioden kan sluta med en stark anteckning med en gästtalare som ger en presentation om att motivera säljkåren för att uppnå företagets mål.

Mer om företagskonferenser

13 tips för att hjälpa dig att göra det mesta av ett affärsmöte

• Öka närvaro vid företagseminarier och evenemang
• Etiketttips för företagskonferensmottagare
• Steg-för-steg-konferens Planeringsguide