Skatteuppgifter för arbetsgivare för arbetsgivare

Fråga: Vilka årsredovisningsuppgifter måste jag ta hand om?

Förutom skatteplanering är december också dags att slutföra årsredovisningsuppgifter och förbereda det nya löneåret. Här är några påminnelser som hjälper dig att stänga din lön för detta år och göra dig redo för nästa års löneskatt.

Anställd W-4 Form - Anställdas uteslutningsbevis

Anställda kan när som helst fylla i W-4-formulär och slutet av kalenderåret är en bra tid att påminna dem om att granska deras W-4 för att säkerställa att informationen är korrekt och hur mycket de vill ha hållits från federala inkomstskatter är korrekta.

Om ditt tillstånd kräver inkomstskatt, ska anställda också kontrollera statens inkomstskatt för innehav av ändringar och belopp. Bara en påminnelse om att anställda kan ändra sina W-4-formulär så ofta som de vill ha under året, bara inte mer än en gång för någon lönecheck, förstås.

W-9-blankett för icke-anställda - Begäran om skattebetalarens identifikationsnummer och certifiering

En W-9-blankett är lik W-2-formuläret, men det är för icke-anställda. W-9 formuläret används för att verifiera personens adress och skattidentifikationsnummer. Skatte-ID-numret är den viktigaste informationen, eftersom IRS använder det här för att matcha 1099-tal som arkiveras av skattebetalare med 1099-tal som lämnats av arbetsgivare.

Beställ W-2 formulär och 1099-MISC formulär

Om du skickar ut egna W-2 formulär (årsskattesammansättningen för anställda) och 1099-MISC formulär (årsslut skatt sammanfattning för oberoende entreprenörer), nu är det dags att beställa formulär för detta skatteår.

Om du har en lönelsetjänst, kontrollera att de har vad de behöver för att förbereda dessa formulär i januari. Kom ihåg att W-2-formulär och 1099-MISC-formulär måste lämnas in till individer före utgången av januari.

Du kan få W-2 formulär från kontorsleveransbutiker eller från IRS. Du kan inte använda en W-2-form som du hämtar från Internet, eftersom det röda bläcket på Copy A är speciellt och inte kan kopieras.

Du måste använda det officiella formuläret.

Läs mer om W-2s och 1099s

Verifiera anställningsnamn och sociala säkerhetsnummer (SSN)

Innan du förbereder W-2 formulär, kolla med Socialförsäkringsverket för att vara säker på anställningsnamn och Social Security Numbers matcha och är korrekta. Mer information finns i SSA: s sektion för Business Services Online.

Verifiera information som inte är anställd innan du skickar ut 1099-MISC-formulär.

Innan du skickar en icke-anställd, till exempel entreprenör eller företag som du betalat, måste du verifiera skatt-ID-numret för den personen. Som nämnts ovan måste du skicka ut en W-9 blankett för att få adress och skatt ID-nummer.

Andra årsskatteuppdrag vid årsskiftet

• Se till att anställningslöner spelas in i rätt år. Med hjälp av bokföringsbegreppet konstruktivt kvitto som det datum då personen har obegränsad tillgång till fonderna är vad som räknas. Så sätt lönerna i rätt år genom att använda lönecheckdatumet. Om du betalar arbetstagarlöner för den sista veckan i december, men lönechecket är daterat i januari, räknar inkomsten mot januari. Undantaget är om du av någon anledning förutbetaler löner i december, för tjänstemän, för löner som de är skyldiga i januari. Läs mer om timing av lönecheckar vid årsslutet, samt andra resultaträkningar vid årets slut.
• Bestäm hur du ska hantera lönecheckar som inte har betalats in under lång tid. Du måste göra ett uppriktigt försök att hitta medarbetaren (använd certifierade bokstäver så att du kan visa att brevet var oförlåtbart). Om du inte hittar arbetstagaren, är du skyldig enligt statlig lagstiftning att byta ut oinlönade lönecheckar till din statliga intäktsavdelning. De kommer att fortsätta arbeta för att hitta individen. Du måste också redogöra för löneansvarsansvaret för det obegränsade lönebeloppet i ditt bokföringssystem. Det sätt det hanteras beror på sannolikheten för att arbetstagaren ska betala checken.
• Bestäm skattepliktiga belopp för anställda W-2s för vissa förmåner, inklusive procentsatser för personligt bruk av företagsfordon och mobiltelefoner från ägare och anställda samt arbetsgivarutbetalade utbildningsutgifter som kan vara skattepliktiga. Kolla med din skatterådgivare om rapporteringskraven för dessa förmåner.